Artikel 79

EUROPÄISCHES PATENTAMT

Mitteilungen des EPA

Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 12. August 2019 über die empfohlene Vorgehensweise bei der Beantragung von Änderungen in Bezug auf Kundendaten oder Verfahrensfragen, insbesondere bei Sammelanträgen zu mehr als einer Anmeldung

1. Beim EPA gehen immer häufiger Schriftsätze mit Anträgen ein, die mehr als eine Patentanmeldung betreffen (nachstehend "Sammelanträge"). Sammelanträge können sich auf Kundendaten (wie Name, Anschrift, Vertreter, Rechtsübergänge) oder auf Verfahrensfragen (wie die Rücknahme von Anmeldungen) beziehen. Eine Vielzahl dieser Anträge enthält formelle Mängel oder ist unvollständig bzw. unklar.

2. Diese Mitteilung soll Empfehlungen geben, wie man Sammelanträge so erstellt, dass sie – im Interesse des Antragstellers wie auch des EPA – reibungslos, effizient und zeitnah zu bearbeiten sind. Viele dieser Empfehlungen sind ebenso auf Anträge anwendbar, die nur eine Anmeldung betreffen.

3. Zusätzlich zu dieser Mitteilung hat das EPA Maßnahmen zur Optimierung und Vereinfachung der Bearbeitung von Sammelanträgen ergriffen. So hat es beispielsweise seine internen Prozesse umstrukturiert und neue Formblätter entwickelt, die es den Antragstellern erleichtern, klare und eindeutige (Sammel-)Anträge zu stellen.

4. Zu betonen ist, dass die Bearbeitung von Sammelanträgen eine Serviceleistung des EPA darstellt, die im EPÜ nicht vorgesehen ist. Dennoch wird das EPA als serviceorientierte Organisation weiterhin Sammelanträge akzeptieren, um den Antragstellern das gewohnt hohe Serviceniveau zu bieten. Die Verantwortung für die Korrektheit eines Antrags und die Vollständigkeit der Liste der Anmeldungen und Patente liegt aber letztlich beim Antragsteller. Das EPA kann nicht für Fehler haftbar gemacht werden, die durch fehlerhafte oder unvollständige Anträge bedingt sind.

5. Diese Mitteilung untergliedert sich in drei Teile. Der erste Teil enthält allgemeine Empfehlungen zur Stellung klarer und eindeutiger Anträge, der zweite enthält spezielle Empfehlungen zur Stellung von Sammelanträgen, und der dritte geht auf konkrete Aspekte der internationalen Phase ein.

I. Allgemeine Empfehlungen zur Stellung klarer und eindeutiger Anträge

Einreichungswege

6. Anträge sollten vorzugsweise über die Online-Einreichung oder die neue Online-Einreichung (CMS) gestellt werden. Senden Sie keine Bestätigung per Fax. Für die Einreichung von Schriftsätzen wählen Sie in der Online-Einreichung oder im CMS das Formblatt 1038E und anschließend die jeweilige Dokumentenart.1 Wenn Sie verschiedene Arten von Anträgen in einem Schriftsatz zusammenfassen wollen (z. B. einen Rechtsübergang und einen Vertreterwechsel), dann wählen Sie die Ihrem mutmaßlichen Hauptantrag entsprechende Dokumentenart (im obigen Beispiel wäre dies der Rechtsübergang).

7. Verwenden Sie die vom EPA bereitgestellten neuen Formblätter. Diese können auf der EPA-Website als editierbare PDF-Dateien heruntergeladen und über die Online-Einreichung oder das CMS eingereicht werden.2 Weitere Hinweise entnehmen Sie dem Merkblatt zum jeweiligen Formblatt.

8. Insbesondere die folgenden Formblätter können ab 1. November 2019 sowohl für Einzel- als auch für Sammelanträge verwendet werden:

• Formblatt EPA 5050 (Eintragung eines Rechtsübergangs)
• Formblatt EPA 5051 (Änderung der Angaben (Name und Anschrift) des Anmelders bzw. Patentinhabers)
• Formblatt EPA 5055 (bilaterale Erklärung eines Rechtsübergangs)
• Formblatt EPA 5060 (Vertreterwechsel oder neue Vertreterbestellung, wenn kein Vertreter bestellt war)
• Formblatt EPA 5061 (Änderung der Angaben (Name und Anschrift) des Vertreters)
• Formblatt EPA 1018 (Zurücknahme der Anmeldung)

Formerfordernisse

9. Geben Sie stets die vollständige Anmeldenummer der europäischen Patentanmeldung (acht Ziffern plus Prüfziffer) an. Überprüfen Sie, ob die Anmeldenummer korrekt und das EPA (noch) zuständig ist. Die Eintragung eines Rechtsübergangs kann beantragt werden, solange das Erteilungsverfahren anhängig ist. Nach der Patenterteilung kann ein europäisches Patent noch während der Einspruchsfrist und während des Einspruchsverfahrens übertragen werden. Dies gilt entsprechend für alle Anträge, die Kundendaten betreffen, wie eine Namensänderung oder einen Vertreterwechsel.

10. Stellen Sie sicher, dass der Antrag von einer bevollmächtigten Person unterzeichnet ist. Geben Sie den Namen und gegebenenfalls die Position der unterzeichnenden Person an. Elektronisch eingereichte Dokumente müssen ebenfalls von einer bevollmächtigten Person unterzeichnet sein, auch wenn sie mithilfe einer auf eine andere Person ausgestellten Smartcard an das EPA übermittelt werden können.3 Im Fall eines Rechtsübergangs ist die Befugnis zur Übertragung des Rechts nachzuweisen.4

11. Wenn Sie entgegen der Empfehlung unter Nummer 7 nicht die vom EPA bereitgestellten Formblätter verwenden möchten, sollten Sie auf eindeutige Formulierungen achten. Schreiben Sie also beispielsweise nicht "Die Anmeldung wird fallen gelassen/soll erlöschen/wird nicht weiterverfolgt", sondern "Die Anmeldung wird zurückgenommen".

12. Stellen Sie sicher, dass Name und Anschrift in der Kopf- und der Fußzeile sowie im Wortlaut des Antrags identisch geschrieben sind, insbesondere wenn Sie eine Namens- oder Anschriftenänderung beantragen. Vermeiden Sie unterschiedliche Schreibweisen und Groß-/Kleinschreibungen beim Rechtsstatus einer juristischen Person wie z. B. "Beispiel Aktiebolag" und "BEISPIEL AB".

13. Beachten Sie bei der Erteilung oder beim Widerruf eines automatischen Abbuchungsauftrags die unter Nummer 1.2 bzw. 10.1 der Vorschriften über das automatische Abbuchungsverfahren (VAA) aufgeführten Erfordernisse, d. h. erteilen Sie einen solchen Auftrag über die Online-Dienste des EPA in einem elektronisch verarbeitbaren Format (XML). Beachten Sie ferner, dass ein automatischer Abbuchungsauftrag bis zu seinem ausdrücklichen Widerruf gültig bleibt, d. h. auch im Fall eines Rechtsübergangs oder der Niederlegung der Vertretung (Nr. 10.2 VAA).

14. Um Anweisungen für die Rückerstattung von Gebühren auf ein beim EPA geführtes laufendes Konto zu erteilen oder zu ändern, müssen Sie die nötigen Anweisungen vorab über einen der zugelassenen elektronischen Einreichungswege in einem elektronisch verarbeitbaren Format erteilen (siehe Nr. 8 der Vorschriften über das laufende Konto in der ab 1. Oktober 2019 geltenden Fassung).

15. Stellen Sie bei Anträgen auf Eintragung eines Rechtsübergangs oder auf Namens- oder Anschriftenänderung sicher, dass die für den Nachweis der Änderung benötigten Unterlagen von einer bevollmächtigten Person unterzeichnet sind5 und gegebenenfalls fällige Verwaltungsgebühren entrichtet wurden.

II. Spezielle Empfehlungen für Sammelanträge

16. Die vorstehenden allgemeinen Empfehlungen gelten ohne Einschränkung auch für Sammelanträge.

17. Ein Sammelantrag sollte vorzugsweise unter Verwendung der bereitgestellten Formblätter (siehe Nr. 7) und mit dem deutlichen Hinweis gestellt werden, dass er mehr als eine Anmeldung oder ein Patent betrifft. Auf den Formblättern ist dafür das entsprechende Kästchen anzukreuzen. Der Antrag sollte nur für die auf dem Formblatt angegebene erste Anmeldenummer (nachstehend "Leitanmeldung") gestellt werden. Alle weiteren Anmeldenummern sollten auf einem oder mehreren Beiblättern aufgelistet werden. Reichen Sie nicht für jede Anmeldung oder jedes Patent einen separaten Antrag ein (siehe Nr. 21 zu den ggf. für die Zahlung der Gebühr für die Eintragung von Rechtsübergängen geltenden Erfordernissen). Das EPA nimmt den Antrag in die Akten aller in der Liste aufgeführten Anmeldungen und Patente auf. Außerdem bestätigt es schriftlich für jede der betroffenen Anmeldungen und Patente die Vornahme der Änderung, es sei denn, der Antragsteller hat in seinem Sammelantrag ausdrücklich erklärt, dass er die Bestätigung nur für die Leitanmeldung erhalten möchte.6 Auch dann wird das EPA jedoch die Bestätigung der Änderung in die elektronische Akte aller betroffenen Anmeldungen bzw. Patente hochladen.

18. Grundsätzlich sollten Sammelanträge immer eine Liste sämtlicher Anmeldenummern umfassen, die Gegenstand des Antrags sind. Die einzige Ausnahme von diesem Erfordernis sind Anträge auf eine Namens- oder Anschriftenänderung des Anmelders/Patentinhabers oder Vertreters. In diesem Fall darf sich der Sammelantrag ausnahmsweise auf "alle unsere Anmeldungen und Patente" beziehen. Das EPA wird sich nach Kräften bemühen, alle unter solch einen allgemeinen Antrag fallenden Anmeldungen und Patente zu identifizieren (siehe jedoch Nr. 4).

19. Der Sammelantrag (der Antrag selbst und die Liste der betroffenen Anmeldenummern) sollte vorzugsweise als PDF-Dokument über die Online-Einreichung oder das CMS eingereicht werden (siehe Nr. 6). Die Liste sollte auf einem oder mehreren Beiblättern eingereicht werden. Überprüfen Sie die Qualität und Lesbarkeit der Liste und stellen Sie insbesondere sicher, dass die Anmeldenummern in einer angemessenen Schriftgröße aufgeführt sind.

20. Um die Bearbeitung des Sammelantrags zu erleichtern, werden die Antragsteller gebeten, nach Einreichung des Antrags wie unter Nummer 19 empfohlen die Liste aller Anmeldenummern als Excel-Datei (XLS- oder XLSX-Format) per E-Mail an support@epo.org zu senden. Andernfalls kann sich die Bearbeitung beträchtlich verzögern. Der Betreff der E-Mail sollte den Begriff "Sammelantrag" und die Nummer der Leitanmeldung aus dem Sammelantrag (siehe Nr. 17) enthalten. Der Betreff könnte also lauten: "Sammelantrag zur Anmeldung xx xxx xxx.x".

21. Im Fall eines Rechtsübergangs ist anzugeben, ob damit auch ein Vertreterwechsel einhergeht. In den zum Nachweis des Rechtsübergangs eingereichten schriftlichen Beweismitteln sollten die zu übertragenden Anmeldungen markiert werden (z. B. durch ein "X"). Überprüfen Sie die Qualität und Lesbarkeit der schriftlichen Beweismittel. Möchten Sie die Gebühr für die Eintragung des Rechtsübergangs (Gebührencode 022) über die Online-Einreichung oder das CMS entrichten, so müssen Sie für jede einzelne Anmeldung einen eigenen Abbuchungsauftrag in einem elektronisch verarbeitbaren Format einreichen. Zahlungen zu mehreren Anmeldungen können nur mit der Sammelzahlungsfunktion des Tools für die Online-Gebührenzahlung vorgenommen werden. Wird die Gebühr für mehrere Anmeldungen über die Online-Einreichung oder das CMS im Rahmen einer einzelnen Anmeldung gezahlt, d. h. durch Anpassung des Betrags, so erstattet das EPA die Gebühren für alle Anmeldungen mit Ausnahme der ersten zurück, was dazu führen kann, dass sich das wirksame Datum des Rechtsübergangs für alle anderen Anmeldungen nach hinten verschiebt.7

Konsequenzen einer Nichtbeachtung dieser Empfehlungen

22. Eine Nichtbeachtung dieser Empfehlungen kann die Bearbeitung der Anträge verzögern.

23. Im Fall unklarer oder unvollständiger Anträge fordert das EPA den Antragsteller auf, etwaige Unklarheiten oder Mängel innerhalb einer Frist von zwei Monaten ab Zustellung dieser Aufforderung zu berichtigen. Versäumt es der Antragsteller, fristgerecht auf diese Mitteilung zu reagieren, wird der Antrag nicht bearbeitet. Bis ein neuer Antrag eingereicht wird, wird das Verfahren auf der Grundlage der Informationen in der Akte fortgesetzt. Dies gilt nicht für Anträge auf Eintragung eines Rechtsübergangs oder auf Eintragung von Lizenzen und anderen Rechten. In diesen Fällen wird der Antrag zurückgewiesen.

Ill. Bearbeitung von Anträgen für internationale Anmeldungen

24. Anträge nach Regel 92bis PCT für anhängige Anmeldungen in der internationalen Phase sollten beim Internationalen Büro der WIPO (nachstehend "IB") eingereicht werden. Betrifft ein solcher Antrag mehr als eine Anmeldung, so verlangt das IB in der Regel die Einreichung einer Liste aller betroffenen Anmeldungen (nähere Informationen sind beim IB erhältlich). Anträge auf Eintragung von Änderungen nach Regel 92bis PCT sollten beim IB vorzugsweise über das Online-Portal für die Einreichung und Verwaltung von PCT-Anmeldungen (ePCT) gestellt werden, indem die Aktion "Antrag auf Änderungen nach Regel 92bis" ausgewählt wird.

25. Die Eintragung von Änderungen nach Regel 92bis PCT kann beim IB nur bis zum Ablauf von 30 Monaten ab dem Prioritätsdatum wirksam beantragt werden. Beantragt ein Antragsteller nach Ablauf von 30 Monaten ab dem Prioritätsdatum, d. h. wenn das IB nicht mehr für die Eintragung von Änderungen zuständig ist, beim EPA die Änderung seiner Anschrift oder der Anschrift seines Vertreters oder die Eintragung eines Vertreterwechsels, so wird das EPA bis zum Eintritt in die europäische Phase nach 31 Monaten die beantragte Änderung bzw. den beantragten Wechsel in der Kommunikation mit dem Anmelder bzw. Vertreter bereits berücksichtigen. Allerdings wird es einen solchen Antrag nur bearbeiten, wenn er keine Vorlage von Beweismitteln erfordert und auch in keiner anderen Hinsicht mangelhaft ist. Insbesondere ist bei Sammelanträgen stets eine Liste aller betroffenen Anmeldungen beizufügen. Die unter Nummer 18 genannte Ausnahmeregelung greift in diesem Fall nicht.