Article 79

OFFICE EUROPÉEN DES BREVETS

Communications de l'OEB

Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 12 août 2019, relatif aux pratiques recommandées pour requérir des changements liés à des données clients ou à des questions de procédure, en particulier dans le cas de requêtes groupées concernant plusieurs demandes de brevet

1. L'OEB reçoit de plus en plus de documents qui comprennent des requêtes portant sur plusieurs demandes de brevet (ci-après dénommées "requêtes groupées"). Ces requêtes peuvent concerner des données clients (nom, adresse, mandataire, transfert de droits, etc.) ou des questions de procédure (retrait de demandes de brevet, etc.) et, dans bien des cas, elles présentent des irrégularités de forme ou sont incomplètes ou imprécises.

2. Le présent communiqué vise à fournir des recommandations sur la manière de présenter des requêtes groupées afin qu'elles puissent être traitées rapidement et efficacement, dans l'intérêt des requérants comme de l'OEB. Bon nombre de ces recommandations s'appliquent également aux requêtes qui ne concernent qu'une seule demande de brevet.

3. Par ailleurs, l'OEB a pris des mesures pour améliorer et faciliter le traitement des requêtes groupées. Il a notamment remanié ses processus internes et créé de nouveaux formulaires pour aider les requérants à présenter des requêtes (groupées) claires et non ambiguës.

4. Il est à noter que l'OEB traite les requêtes groupées de sa propre initiative, à titre de service, sans que la CBE ne l'y oblige. En tant qu'organisation animée par l'esprit de service, l'OEB continuera d'accepter les requêtes groupées afin d'offrir aux requérants le haut niveau de service auquel ils sont habitués. Cependant, le requérant reste responsable, en dernier ressort, de l'exactitude d'une requête et de l'exhaustivité d'une liste de demandes de brevet ou de brevets. L'OEB ne peut être tenu responsable des erreurs dues à des requêtes inexactes ou incomplètes.

5. Le présent communiqué comporte trois parties. La première donne des recommandations générales pour présenter des requêtes claires et non ambiguës, la deuxième fournit des recommandations spécifiques aux requêtes groupées, et la troisième traite de questions précises relatives à la phase internationale.

I. Recommandations générales pour présenter des requêtes claires et non ambiguës

Modes de dépôt

6. Les requêtes doivent de préférence être présentées au moyen du dépôt en ligne ou du nouveau dépôt en ligne (CMS), sans confirmation par télécopie. Lors du dépôt, il convient de sélectionner le formulaire 1038E dans le dépôt en ligne ou le CMS, puis de choisir le type de document qui correspond à la requête.1 Si vous souhaitez combiner plusieurs types de requêtes dans le cadre d'un seul dépôt (par exemple, un transfert de droits et un changement de mandataire), choisissez le type de document qui correspond à ce que vous considérez être la requête principale (en l'occurrence, il s'agirait du transfert de droits).

7. Il convient d'utiliser les nouveaux formulaires mis à disposition par l'OEB, qui peuvent être téléchargés sur le site Internet de l'OEB au format PDF éditable et déposés au moyen du dépôt en ligne ou du CMS.2 Les notices qui accompagnent chaque formulaire contiennent de plus amples renseignements.

8. Les formulaires suivants, en particulier, permettent à partir du 1^er novembre 2019 de présenter aussi bien des requêtes individuelles que des requêtes groupées :

• formulaire OEB 5050 (inscription d'un transfert de droits) ;
• formulaire OEB 5051 (changement des indications (nom et adresse) concernant le demandeur/titulaire du brevet) ;
• formulaire OEB 5055 (déclaration bilatérale d'un transfert de droits) ;
• formulaire OEB 5060 (changement de mandataire ou nouvelle désignation lorsqu'aucun mandataire n'a été désigné) ;
• formulaire OEB 5061 (changement des indications (nom et adresse) concernant le mandataire) ;
• formulaire OEB 1018 (retrait de la demande).

Conditions de forme

9. Veillez à toujours indiquer le numéro complet de la demande de brevet européen (huit chiffres plus un chiffre de contrôle). Vérifiez aussi que le numéro soit correct et que l'OEB soit (encore) l'administration compétente. Une requête en inscription d'un transfert de droits peut être présentée tant que la procédure de délivrance est en instance. Après la délivrance, le transfert d'un brevet européen peut être effectué pendant le délai d'opposition ou pendant la procédure d'opposition. Ces conditions s'appliquent par analogie à toute requête concernant des données clients (par exemple un changement de nom ou de mandataire).

10. Assurez-vous que la requête a été signée par une personne habilitée. Indiquez le nom et, le cas échéant, la qualité du signataire. Les documents déposés sous forme électronique doivent être signés par la personne habilitée même s'ils peuvent être transmis à l'OEB à l'aide d'une carte à puce délivrée à une autre personne.3 Dans le cas d'un transfert de droits, il y a lieu de produire les documents prouvant que le transfert a été effectué par une personne habilitée.4

11. Si, contrairement à la recommandation donnée au point 7, vous décidez de ne pas utiliser les formulaires mis à disposition par l'OEB, veillez à ne pas employer de formulations ambiguës. Par exemple, n'écrivez pas "la demande de brevet est abandonnée/peut s'éteindre/n'est pas maintenue", mais écrivez "la demande de brevet est retirée".

12. Assurez-vous que le nom et l'adresse soient orthographiés de manière identique dans l'en-tête, le pied de page et le texte de la requête, en particulier lorsque vous demandez un changement de nom ou d'adresse. Veillez aussi à la cohérence de l'orthographe et de l'emploi des majuscules/minuscules pour indiquer le statut juridique d'une personne morale, comme "Exemple Aktiebolag" et "EXEMPLE AB".

13. Pour déposer ou révoquer un ordre de prélèvement automatique, il y a lieu de respecter les exigences prévues aux points 1.2 et 10.1 de la réglementation relative à la procédure de prélèvement automatique (RPA), qui imposent de présenter une telle requête dans un format permettant un traitement électronique (XML), en utilisant les services en ligne de l'OEB. Il est à noter qu'un ordre de prélèvement automatique ne cesse de produire ses effets que s'il est expressément révoqué, y compris dans le cas d'un transfert de droits et/ou du retrait du mandataire (point 10.2 RPA).

14. Afin de déposer ou de modifier des instructions concernant le remboursement de taxes sur un compte courant détenu auprès de l'OEB, vous devez produire à l'avance les instructions nécessaires dans un format permettant un traitement électronique, à l'aide de l'un des moyens de dépôt électroniques autorisés (voir le point 8 de la réglementation applicable aux comptes courants en vigueur à partir du 1^er octobre 2019).

15. En ce qui concerne les requêtes en inscription d'un transfert de droits ou en changement de nom ou d'adresse, assurez-vous que les documents nécessaires pour prouver le changement demandé ont été signés par une personne habilitée5 et que les taxes d'administration, exigibles le cas échéant, ont été acquittées.

II. Recommandations spécifiques aux requêtes groupées

16. Toutes les recommandations générales énoncées ci-dessus s'appliquent également aux requêtes groupées.

17. Une requête groupée doit de préférence être présentée à l'aide de l'un des formulaires mis à disposition (voir le point 7) et indiquer clairement qu'elle concerne plusieurs demandes de brevet ou plusieurs brevets. Une case à cocher est prévue à cet effet dans les formulaires. La requête doit être présentée uniquement pour le premier numéro de demande (ci-après dénommé "demande principale") tel qu'indiqué dans le formulaire. Tous les autres numéros de demande doivent figurer sous forme de liste sur une ou plusieurs feuilles séparées. Ne présentez pas de requête distincte pour chaque demande de brevet ou chaque brevet. (En ce qui concerne les exigences applicables au paiement de la taxe d'inscription d'un transfert, exigible le cas échéant, voir le point 21.) L'OEB introduira la requête en question dans chaque dossier de la liste. Il confirmera en outre par écrit le changement effectué pour chaque demande ou brevet concerné, à moins que le requérant n'ait exprimé le souhait, dans sa requête groupée, de ne recevoir qu'une seule confirmation pour la demande principale.6 Cependant, même dans ce cas, la confirmation du changement sera versée au dossier électronique de toutes les demandes ou de tous les brevets concernés.

18. En principe, les requêtes groupées doivent toujours comprendre une liste de tous les numéros de demandes de brevet qu'elles couvrent. Seules les requêtes groupées en changement de nom ou d'adresse du demandeur/titulaire du brevet ou du mandataire font exception et peuvent faire exceptionnellement référence à "toutes nos demandes de brevet/tous nos brevets". L'OEB s'efforcera alors d'identifier toutes les demandes de brevet et tous les brevets couverts par cette requête générale (voir cependant le point 4).

19. La requête groupée (la requête elle-même et la liste des numéros de demandes concernés) doit de préférence être présentée sous la forme d'un document PDF au moyen du dépôt en ligne ou du CMS (voir le point 6). La liste doit être produite sur une ou plusieurs feuilles séparées. Il y a lieu de contrôler la qualité et la lisibilité de la liste, en s'assurant notamment que la taille de police utilisée pour les numéros des demandes est adéquate.

20. Afin de faciliter le traitement des requêtes, les requérants sont invités, après qu'ils ont présenté la requête selon les recommandations données au point 19, à envoyer une liste de tous les numéros de demandes concernés, sous la forme d'un fichier Excel (XLS ou XLSX), par courrier électronique à support@epo.org. L'omission de cette étape peut retarder considérablement le traitement des requêtes. L'objet du courrier électronique devrait comprendre la mention "requête groupée" et préciser le numéro de la demande principale dans laquelle la requête groupée a été présentée (voir le point 17). L'objet pourrait donc être libellé comme suit : "Requête groupée présentée dans le cadre de la demande xx xxx xxx.x".

21. Dans le cas d'un transfert de droits, il convient d'indiquer s'il implique également un changement de mandataire. Lorsqu'ils produisent des documents prouvant le transfert d'un droit, les requérants devraient marquer (par exemple d'un "x") les demandes concernées par le transfert. Il convient de contrôler la qualité et la lisibilité des documents utilisés comme moyens de preuve. Si vous souhaitez acquitter la taxe d'inscription d'un transfert (code de taxe 022) via le dépôt en ligne ou le CMS, l'ordre de débit doit être déposé dans un format permettant un traitement électronique pour chaque demande. Seule la fonction de paiement groupé de l'outil de paiement des taxes en ligne permet d'effectuer des paiements pour plusieurs demandes. Si les taxes dues pour plusieurs demandes sont acquittées dans le cadre d'une seule demande à l'aide du dépôt en ligne ou du CMS (le montant étant modifié en conséquence), l'OEB remboursera les taxes acquittées pour toutes ces demandes sauf la première. Toutes les autres demandes peuvent alors avoir une date effective de transfert ultérieure.7

Conséquences d'une inobservation des recommandations

22. L'inobservation des présentes recommandations peut retarder le traitement des requêtes.

23. En cas de requêtes imprécises ou incomplètes, l'OEB invitera le requérant à remédier à toute ambiguïté ou irrégularité dans un délai de deux mois à compter de la signification de la notification correspondante. S'il n'est pas répondu à cette notification dans le délai fixé, la requête ne sera pas traitée. La procédure sera poursuivie sur la base des informations figurant au dossier, jusqu'à ce qu'une nouvelle requête soit présentée. Ce principe ne s'applique pas aux requêtes en inscription d'un transfert de droits ou en inscription de licences et d'autres droits, lesquelles seront rejetées.

III. Traitement des requêtes concernant des demandes internationales

24. Les requêtes présentées au titre de la règle 92bis PCT pour des demandes en instance dans la phase internationale doivent être adressées au Bureau international de l'OMPI ("BI"). Si une telle requête porte sur plusieurs demandes, le BI exige généralement qu'une liste de toutes les demandes concernées soit produite (pour de plus amples informations, veuillez consulter le BI). Les requêtes en enregistrement de changements visées à la règle 92bis PCT doivent être adressées au BI, de préférence via le portail en ligne pour le dépôt et le traitement des demandes PCT (ePCT), en sélectionnant l'action "Requête de changement en vertu de la règle 92bis".

25. L'enregistrement de changements au titre de la règle 92bis PCT ne prend effet que si la requête parvient au BI avant l'expiration d'un délai de 30 mois à compter de la date de priorité. Si, après l'expiration de ce délai (c'est-à-dire lorsque le BI n'est plus compétent pour enregistrer un changement), le requérant envoie à l'OEB une requête en changement de son adresse, en changement de l'adresse de son mandataire ou en changement de mandataire, l'OEB prendra en considération le changement requis lorsqu'il correspondra avec le déposant/le mandataire jusqu'à l'entrée dans la phase européenne au 31^e mois. L'OEB ne traitera de telles requêtes que si elles ne sont pas soumises à la production de preuves et qu'elles ne présentent aucune irrégularité. Dans le cas particulier d'une requête groupée, une liste des demandes concernées restera toujours requise, si bien que l'exception prévue au point 18 du présent communiqué ne s'appliquera pas.