Artikel 26

EUROPÄISCHES PATENTAMT

Mitteilungen des EPA

Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 27. Februar 2019 über die Verfahren zur Gebührenrückerstattung

Das EPA nimmt immer häufiger Gebührenrückerstattungen vor. Aus diesem Grund hat es seine Rückerstattungsverfahren überarbeitet, um sie effizienter zu machen und bessere Leistungen anzubieten.

In den meisten Fällen werden Rückerstattungen weiterhin auf ein laufendes Konto beim EPA erfolgen (s. Abschnitt I); die Rückerstattung per Scheck wird dagegen eingestellt und durch Banküberweisungen ersetzt (s. Abschnitt II).1 Außerdem bietet das Amt den Nutzern mehr Flexibilität bei der Wahl des Empfängers.

Die überarbeiteten Verfahren setzen voraus, dass klare und aktuelle Anweisungen für die Rückerstattung erteilt werden, damit ein reibungsloser Erstattungsprozess gewährleistet ist. Wie und wann solche Anweisungen zu erteilen sind, wird nachstehend erläutert.

I. Rückerstattungen auf ein laufendes Konto beim EPA

a) Erstattungsempfänger

Ab dem 1. April 2019 wird das EPA Gebührenrückerstattungen grundsätzlich auf dasjenige laufende Konto vornehmen, das der Verfahrensbeteiligte2 in seinen Rückerstattungsanweisungen genannt hat.3 Anders als bisher wird es dann auch möglich sein, das laufende Konto eines Dritten anzugeben. Im Fall einer Diskrepanz zwischen dem Namen des Kontoinhabers und der angegebenen Kontonummer hat die Kontonummer Vorrang.

Das EPA nimmt die Anweisungen grundsätzlich in die Akte auf und befolgt sie so lange, bis sie von den Beteiligten aktualisiert werden (s. unten Punkt b). Die Beteiligten sollten daher sicherstellen, dass dem EPA stets klare und aktuelle Rückerstattungsanweisungen vorliegen. Enthält die Akte keine oder unklare Anweisungen, wenn eine Rückerstattung ansteht, kann das EPA selbst entscheiden, ob es eine Rückerstattung auf ein laufendes Konto vornimmt. Insbesondere wird bei zugelassenen Vertretern (oder internationalen Anwälten) mit laufendem Konto beim EPA angenommen, dass sie zur Entgegennahme von Zahlungen bevollmächtigt sind, und die Rückerstattung wird auf deren Konto erfolgen. Anderenfalls nimmt das EPA die Rückerstattung auf das laufende Konto des Beteiligten vor, sofern er eines hat.

Wie bisher wird das EPA eine sogenannte Rückzahlungsmitteilung erlassen, in der es dem Verfahrensbeteiligten mitteilt, dass eine Rückerstattung bevorsteht und auf welches laufende Konto sie laut Akte erfolgen wird.

b) Erteilung und Aktualisierung von Rückerstattungsanweisungen

Damit Rückerstattungen reibungslos und zügig bearbeitet werden können, sollten die entsprechenden Anweisungen vorzugsweise in einem elektronisch verarbeitbaren Format (XML) und möglichst früh im Verfahren vor dem EPA erteilt werden.

• Für europäische Anmeldungen oder Patente sollten die Anweisungen über die Online-Einreichung des EPA oder über die neue Online-Einreichung (CMS) mittels EPA Form 1001E, 1200E oder 1038E erteilt werden.4
• Für internationale Anmeldungen sollten die Anweisungen mittels Formblatt PCT/RO/1015über die Online-Einreichung des EPA, die neue Online-Einreichung (CMS) oder über ePCT erteilt werden. Bei der Online-Einreichung des EPA können auch die Plug-ins PCT-SFD oder PCT-DEMAND verwendet werden.

Die Erteilung von Rückerstattungsanweisungen in einem elektronisch verarbeitbaren Format (XML) wird schon bald obligatorisch sein. Das EPA empfiehlt den Nutzern daher, sich durch eine rechtzeitige Anpassung ihrer Arbeitsabläufe auf diese Veränderung einzustellen.

Vorerst akzeptiert das Amt Rückerstattungsanweisungen noch, die auf anderem Weg6 erteilt werden, auch wenn sich dadurch die Bearbeitung verzögern kann.

Rückerstattungsanweisungen können jederzeit aktualisiert werden, vorzugsweise mit EPA Form 1038E (für europäische Patentanmeldungen und Patente) oder PCT-SFD (für internationale Patentanmeldungen). Es wird möglich sein, die Formblätter ausschließlich zu diesem Zweck zu übermitteln.

c) Gültigkeit der Rückerstattungsanweisungen

Rückerstattungsanweisungen, die für eine internationale Anmeldung vor dem EPA als Anmeldeamt oder als internationaler Behörde nach dem PCT eingereicht werden, gelten nur für Rückerstattungen in der internationalen Phase. Damit Rückerstattungen in der europäischen Phase auf dasselbe laufende Konto überwiesen werden, müssen die Beteiligten neue Anweisungen erteilen, vorzugsweise mittels EPA Form 1200E.

Verfahrensbeteiligten wird empfohlen, bei einem Vertreterwechsel oder einem Rechtsübergang ihre Rückerstattungsanweisungen zu aktualisieren. Werden für eine europäische Patentanmeldung zusammen mit einem Antrag auf Eintragung eines Vertreterwechsels oder eines Rechtsübergangs neue Rückerstattungsanweisungen erteilt, so werden diese im Allgemeinen erst wirksam, wenn das EPA den Antrag bearbeitet hat (d. h. wenn die Änderung in einer Mitteilung bestätigt wurde). Für internationale Anmeldungen kann die Eintragung eines Vertreterwechsels oder Rechtsübergangs beim Anmeldeamt oder beim Internationalen Büro (IB) beantragt werden, wobei das IB die Eintragung vornimmt. Rückerstattungsanweisungen infolge dieser Änderung sind jedoch direkt beim EPA als Anmeldeamt oder internationaler Behörde nach dem PCT einzureichen. Verfahrensbeteiligten wird außerdem empfohlen, die Anweisungen entweder zusammen mit dem Antrag auf Eintragung des Vertreterwechsels oder des Rechtsübergangs einzureichen7oder sobald das IB den Antrag bearbeitet hat.8

Werden mit einem Antrag auf Eintragung eines Vertreterwechsels oder eines Rechtsübergangs keine neuen Rückerstattungsanweisungen erteilt, überprüft das EPA, nachdem es den Antrag bearbeitet hat, die Gültigkeit der Rückerstattungsanweisungen in der Akte. Bei internationalen Anmeldungen vor dem EPA als Anmeldeamt oder internationaler Behörde nach dem PCT nimmt das Amt diese Überprüfung vor, sobald es vom IB über einen Vertreterwechsel oder einen Rechtsübergang informiert wurde. Aus Gründen der Rechtssicherheit löscht das EPA von Amts wegen alle Anweisungen zur Vornahme von Rückerstattungen auf das laufende Konto eines Anmelders oder Vertreters, der aus dem Verfahren ausgeschieden ist. Ebenso löscht das Amt alle Anweisungen eines aus dem Verfahren ausgeschiedenen Anmelders oder Vertreters betreffend Rückerstattungen auf das laufende Konto von Dritten.

Nach einer Löschung der Rückerstattungsanweisungen von Amts wegen bearbeitet das EPA Rückerstattungen auf der Grundlage der Informationen in der Akte (s. oben Punkt a) oder gemäß dem nachstehenden Abschnitt II, bis der neue Verfahrensbeteiligte oder Vertreter neue Rückerstattungsanweisungen einreicht.

II. Rückerstattungen auf ein Bankkonto

Wenn das EPA die Rückerstattung nicht auf ein beim Amt geführtes laufendes Konto vornehmen kann, fordert es den Beteiligten auf, die Rückerstattung über seine Website einzulösen.

Dazu versendet es zwei getrennte Mitteilungen:

• In der ersten Mitteilung wird der Beteiligte wie in der Rückzahlungsmitteilung (s. Abschnitt I) darüber informiert, dass eine Rückerstattung gewährt wird und ihre Auszahlung online veranlasst werden kann.
• Die zweite Mitteilung enthält einen Rückerstattungscode, der zur Identifikation und Einlösung der Rückzahlung benötigt wird.9

Aus Sicherheitsgründen wird die zweite Mitteilung nicht in den öffentlichen Teil der Akte aufgenommen und offenbart nicht die Anmelde- oder Patentnummer. In beiden Mitteilungen wird das in der Akte befindliche Aktenzeichen des Beteiligten angegeben sowie der Anmeldetag der Anmeldung oder des Patents, sodass eine Verbindung hergestellt werden kann.

Zur Einlösung der Rückerstattung muss sich der Beteiligte unter www.epo.org/fee-payment-service/de/refund mit E-Mail-Adresse und Passwort registrieren. Da diese
E-Mail-Adresse die Nutzerkennung des Verfahrensbeteiligten sein wird, können nicht mehrere E-Mail-Adressen mit demselben Konto verbunden werden.

Nach erfolgreicher Registrierung und Anmeldung ist Folgendes einzugeben:

• die Anmeldenummer aus der ersten Mitteilung,
• der Rückerstattungscode aus der zweiten Mitteilung,
• eine Kontoverbindung.

Bei Konten innerhalb des einheitlichen europäischen Zahlungsraums (SEPA) genügt die Angabe der IBAN und des Kontoinhabers. Für Überweisungen außerhalb des SEPA-Raums können weitere Angaben erforderlich sein, je nachdem, in welches Land die Rückerstattung überwiesen werden soll. Die Überweisungsgebühren übernimmt das EPA.

Die Verfahrensbeteiligten werden die Möglichkeit haben, die eingegebene Kontoverbindung für künftige Rückerstattungen zu speichern. Bei der Einlösung einer Rückerstattung können sie die Daten dann per Klick auf das entsprechende Kästchen abrufen. Alternativ können sie auch eine andere Bankverbindung eingeben. Über eine Funktion zur Rückerstattungshistorie werden Informationen über frühere Rückerstattungen zur Verfügung stehen.

Im Interesse der Flexibilisierung können Beteiligte, die eine Rückerstattung online einlösen, auch ein laufendes Konto beim EPA für die Rückzahlung angeben. Allerdings erfolgt dann nur diese eine Rückerstattung auf dieses Konto.

Wer möchte, dass sämtliche Rückerstattungen auf ein laufendes Konto beim EPA erfolgen, muss entsprechende Anweisungen erteilen, vorzugsweise durch eine der Methoden gemäß Abschnitt I b). Diese Anweisungen kommen jedoch erst bei künftigen Rückerstattungen zum Tragen, d. h. sie werden nicht auf Rückerstattungen angewandt, zu deren Einlösung die Beteiligten bereits aufgefordert wurden.

III. Inkrafttreten

Diese überarbeiteten Verfahren zur Gebührenrückerstattung treten am 1. April 2019 in Kraft und finden auf alle Rückerstattungen Anwendung, die ab diesem Datum bearbeitet werden.