Article 26

OFFICE EUROPÉEN DES BREVETS

Communications de l'OEB

Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 27 février 2019, relatif aux modalités de remboursement des taxes

L'OEB effectue un nombre croissant de remboursements de taxes. Il a donc révisé ses procédures de remboursement, afin d'améliorer leur efficacité et de fournir un meilleur service.

Si l'OEB continuera, dans la majorité des cas, d'effectuer les remboursements sur un compte courant détenu auprès de l'OEB (cf. point I), il n'effectuera plus de remboursements par chèque et procédera, en revanche, à des virements bancaires (cf. point II).1 En outre, il offrira davantage de flexibilité aux utilisateurs concernant le choix du destinataire du remboursement.

Il sera primordial de déposer des instructions de remboursement claires et actuelles pour garantir le bon déroulement des remboursements de taxes dans le cadre des procédures révisées. Les informations détaillées qui figurent ci-dessous expliquent comment et quand déposer ces instructions.

I. Remboursements sur un compte courant détenu auprès de l'OEB

a) Destinataire du remboursement

De manière générale, à compter du 1^er avril 2019, l'OEB remboursera les taxes sur tout compte courant indiqué par la partie à une procédure2 dans ses instructions de remboursement.3 Contrairement à la pratique actuelle, les parties pourront donc indiquer également un compte courant détenu par un tiers. En cas de divergence entre le nom du titulaire du compte courant et le numéro de compte indiqué, le numéro de compte fera foi.

De manière générale, l'OEB conservera les instructions de remboursement qui lui sont fournies et continuera de les appliquer jusqu'à ce que les parties les mettent à jour (cf. lettre b) ci-dessous). Par conséquent, les parties doivent s'assurer que l'OEB dispose en tout temps d'instructions de remboursement claires et actuelles. Si l'OEB ne dispose d'aucune instruction alors qu'un remboursement doit être effectué, ou si ces instructions sont ambiguës, l'OEB pourra décider lui-même s'il peut effectuer un remboursement sur un compte courant. En particulier, si un mandataire agréé (ou un mandataire international) désigné pour une procédure détient un compte courant auprès de l'OEB, il sera réputé être habilité à recevoir des paiements et le remboursement sera effectué sur son compte. Dans le cas contraire, l'OEB effectuera le remboursement sur le compte courant de la partie, si elle en détient un.

Comme actuellement, l'OEB émettra une notification ("avis de remboursement") lorsqu'un remboursement doit être effectué. Celle-ci avisera la partie du remboursement en attente et du compte courant sur lequel il sera effectué, sur la base des informations conservées.

b) Dépôt et mise à jour des instructions de remboursement

Afin de garantir un traitement rapide et efficace des remboursements, les instructions de remboursement devraient, de préférence, être déposées dans un format permettant un traitement électronique (XML), et ce le plus tôt possible dans la procédure auprès de l'OEB.

• En ce qui concerne les demandes européennes ou les brevets européens,les instructions devraient être déposées au moyen du dépôt en ligne de l'OEB ou du nouveau dépôt en ligne (CMS), à l'aide des formulaires OEB 1001E, 1200E ou 1038E.4
• Pour ce qui est des demandes internationales, les instructions devraient être déposées au moyen du dépôt en ligne de l'OEB, du nouveau dépôt en ligne (CMS) ou d'ePCT, à l'aide du formulaire PCT/RO/1015. Dans le cadre du dépôt en ligne de l'OEB, elles peuvent également être déposées à l'aide du plugiciel PCT-SFD ou PCT-DEMAND.

Dans un avenir proche, les instructions de remboursement devront obligatoirement être déposées dans un format permettant un traitement électronique (XML). Il est recommandé aux utilisateurs de se préparer à ce changement en adaptant leurs procédures de travail suffisamment à l'avance.

Pour l'instant, l'OEB continuera d'accepter les instructions de remboursement déposées par d'autres moyens,6 même si elles peuvent retarder le traitement des remboursements.

Les instructions de remboursement peuvent être mises à jour à tout moment, de préférence à l'aide du formulaire OEB 1038E (pour les demandes de brevet européen et les brevets européens) ou du plugiciel PCT-SFD (pour les demandes internationales de brevet). Les formulaires respectifs pourront être soumis pour une simple mise à jour des instructions.

c) Validité des instructions de remboursement

Les instructions de remboursement déposées pour une demande internationale pour laquelle l'OEB agit en qualité d'office récepteur ou d'administration internationale au titre du PCT s'appliqueront uniquement aux remboursements dus dans la phase internationale. Afin d'obtenir des remboursements sur le même compte courant dans la phase européenne, une partie à une procédure devra déposer de nouvelles instructions de remboursement, de préférence à l'aide du formulaire OEB 1200E.

Il est recommandé aux parties de mettre à jour leurs instructions de remboursement en cas de changement de mandataire ou de transfert de droits. En ce qui concerne les demandes de brevet européen, si de nouvelles instructions de remboursement sont déposées avec une requête en changement de mandataire ou en transfert de droits, elles ne s'appliqueront généralement qu'une fois que l'OEB aura traité cette requête (c'est-à-dire pas avant qu'il n'ait émis la notification confirmant le changement). S'agissant des demandes internationales, un changement de mandataire ou un transfert de droits peut être requis auprès de l'office récepteur ou du Bureau international (BI) et est inscrit par ce dernier. Les instructions de remboursement reflétant un tel changement doivent, cependant, être déposées directement auprès de l'OEB agissant en qualité d'office récepteur ou d'administration internationale au titre du PCT. Il est recommandé aux parties de les déposer soit en même temps que la requête en changement de mandataire ou en transfert de droits7, soit dès que le BI a traité cette requête8.

Si aucune nouvelle instruction de remboursement n'est déposée avec une requête en changement de mandataire ou en transfert de droits, l'OEB vérifiera la validité des instructions de remboursement conservées une fois qu'il aura traité cette requête. Dans le cas des demandes internationales pour lesquelles l'OEB agit en qualité d'office récepteur ou d'administration internationale au titre du PCT, il vérifiera la validité des instructions de remboursement conservées une fois que le BI l'aura informé d'un changement de mandataire ou d'un transfert de droits. Afin de garantir la sécurité juridique, l'OEB supprimera d'office toute instruction visant à effectuer les remboursements sur un compte courant détenu par un demandeur ou un mandataire qui s'est retiré de la procédure. Il supprimera également d'office toute instruction provenant d'un demandeur ou d'un mandataire qui s'est retiré de la procédure et visant à effectuer les remboursements sur un compte courant détenu par un tiers.

Après avoir supprimé d'office des instructions de remboursement, l'OEB traitera les remboursements sur la base des informations conservées (cf. lettre a) ci-dessus) ou conformément au point II ci-dessous jusqu'à ce que de nouvelles instructions de remboursement soient déposées par la nouvelle partie ou le nouveau mandataire.

II. Remboursements sur un compte bancaire

Si l'OEB ne peut effectuer de remboursement sur un compte courant détenu auprès de l'Office, il invitera la partie à la procédure à demander le remboursement via son site Internet.

Pour ce faire, il enverra deux notifications distinctes :

• la première, similaire à l'avis de remboursement mentionné au point I, informera la partie qu'un remboursement est en attente et qu'il peut être demandé en ligne ;
• la seconde contiendra le code de remboursement nécessaire pour identifier et demander le remboursement.9

Pour des raisons de sécurité, la seconde notification ne sera pas versée dans la partie publique du dossier et ne comprendra pas le numéro de la demande de brevet ou du brevet concerné(e). Les deux notifications indiqueront les références de la partie qui figurent au dossier et la date de dépôt de la demande ou du brevet, ce qui permettra de faire le lien entre elles.

Pour demander le remboursement, la partie devra ensuite aller à l'adresse www.epo.org/fee-payment-service/fr/refund et s'inscrire avec une adresse électronique et un mot de passe. Comme cette adresse électronique sera le nom d'utilisateur de la partie, il ne sera pas possible d'associer plusieurs adresses électroniques à un compte.

Après s'être inscrite et avoir ouvert une session, la partie devra saisir :

• le numéro de la demande mentionné dans la première notification ;
• le code de remboursement mentionné dans la seconde notification ; et
• les détails d'un compte bancaire.

En ce qui concerne les comptes au sein de l'espace unique de paiement en euros (SEPA), les seuls détails requis seront l'IBAN et le nom du titulaire du compte. Dans le cas des virements bancaires non-SEPA, les parties peuvent devoir fournir plus d'informations, en fonction du pays dans lequel le remboursement doit être effectué. L'OEB acquittera les frais de virement.

Les parties pourront sauvegarder leurs détails bancaires aux fins de futurs remboursements. Lors d'une demande future de remboursement, elles pourront récupérer ces détails en cochant la case correspondante, après qu'elles auront ouvert une session. Elles pourront également saisir des détails bancaires différents. Les informations relatives aux remboursements précédents seront disponibles dans l'historique des remboursements.

Lorsqu'elles demanderont un remboursement en ligne, les parties pourront également indiquer un compte courant détenu auprès de l'OEB pour le remboursement, ce qui donnera plus de flexibilité. Cependant, seul le remboursement en question sera effectué sur ce compte.

Si des parties souhaitent que tous leurs remboursements soient effectués sur un compte courant détenu auprès de l'OEB, elles devront soumettre des instructions de remboursement distinctes, de préférence à l'aide d'une des méthodes indiquées au point I, lettre b) ci-dessus. L'OEB ne suivra ces instructions que pour les remboursements à venir, ce qui signifie qu'elles ne s'appliqueront pas aux remboursements que les parties ont déjà été invitées à demander en ligne.

III. Entrée en vigueur

Les procédures révisées de remboursement de taxes entreront en vigueur le 1^er avril 2019 et s'appliqueront à tous les remboursements traités à compter de cette date.