Artikel 82

EUROPÄISCHES PATENTAMT

Mitteilungen des EPA

Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 20. August 2019 über die geänderten Verfahren zur Gebührenrückerstattung

In seiner Mitteilung vom 27. Februar 2019 (ABl. EPA 2019, A26) informierte das EPA seine Nutzer über die am 1. April 2019 in Kraft tretenden neuen Verfahren zur Gebührenrückerstattung und kündigte an, dass die Erteilung von Rückerstattungsanweisungen in einem elektronisch verarbeitbaren Format bald obligatorisch sein werde (s. Abschnitt I b) der Mitteilung).

Das EPA hat nun die technischen Vorbereitungen für den nächsten Schritt abgeschlossen, die eine durchgängig elektronische Bearbeitung von Rückerstattungsanweisungen erlauben.

Gemäß den ab 1. Oktober 2019 geltenden Verfahren zur Gebührenrückerstattung müssen die Nutzer klare und aktuelle Rückerstattungsanweisungen in einem elektronisch verarbeitbaren Format (XML) einreichen. Diese Entwicklung soll die Rückerstattungsprozesse weiter verbessern, weshalb das EPA Beteiligte, die dieses Erfordernis nicht erfüllen, auffordern wird, die Rückerstattung online gemäß dem nachstehenden Abschnitt II einzulösen. Die den Empfänger und die Erteilung und Aktualisierung der Rückerstattungsanweisungen betreffenden Teile des Verfahrens zur Gebührenrückerstattung wurden entsprechend angepasst.

Aus Transparenzgründen ist in der vorliegenden Mitteilung das Verfahren zur Gebührenrückerstattung im Volltext wiedergegeben; die Mitteilung vom 27. Februar 2019 wird hiermit ersetzt. Die Erteilungs- und Formaterfordernisse für die Rückerstattungsanweisungen wurden auch in die revidierten Vorschriften über das laufende Konto (VLK) aufgenommen.1

I. Rückerstattungen auf ein laufendes Konto beim EPA

a) Erstattungsempfänger

Das EPA nimmt Gebührenrückerstattungen grundsätzlich auf dasjenige laufende Konto vor, das der Verfahrensbeteiligte in seinen Rückerstattungsanweisungen genannt hat.2 Verfahrensbeteiligte können somit auch das laufende Konto eines Dritten angeben. Im Fall einer Diskrepanz zwischen dem Namen des Kontoinhabers und der angegebenen Kontonummer hat die Kontonummer Vorrang.

Das EPA nimmt die Anweisungen grundsätzlich in die Akte auf und befolgt sie so lange, bis sie von den Beteiligten aktualisiert werden (s. nachstehenden Buchstaben b). Die Beteiligten sollten daher sicherstellen, dass dem EPA stets klare und aktuelle Rückerstattungsanweisungen vorliegen. Enthält die Akte keine oder unklare Anweisungen, wenn eine Rückerstattung ansteht, bearbeitet das EPA die Rückerstattung gemäß dem nachstehenden Abschnitt II.

In Ausnahmefällen, in denen eine nicht vom Anmelder, Patentinhaber oder Beschwerdeführer (als Anmelder oder Patentinhaber) zu entrichtende Gebühr wie beispielsweise die Einspruchsgebühr zurückerstattet wird, prüft das EPA von Amts wegen, ob die Rückerstattung auf ein laufendes Konto des Einzahlers oder seines ggf. bestellten zugelassenen Vertreters erfolgen kann. Anderenfalls bearbeitet es die Rückerstattung gemäß dem nachstehenden Abschnitt II.

Wie bisher erlässt das EPA eine sogenannte Rückzahlungsmitteilung, in der es dem Verfahrensbeteiligten mitteilt, dass eine Rückerstattung bevorsteht und auf welches laufende Konto sie laut Akte erfolgen wird.

b) Erteilung und Aktualisierung von Rückerstattungsanweisungen

Wie in Nummer 8 VLK vorgesehen, müssen die entsprechenden Anweisungen in einem elektronisch verarbeitbaren Format (XML) und vorzugsweise möglichst früh im Verfahren vor dem EPA erteilt werden:

• Für europäische Anmeldungen oder Patente müssen die Anweisungen über die Online-Einreichung des EPA oder über die neue Online-Einreichung (CMS) mittels EPA Form 1001E, 1200E oder 1038E erteilt werden.
• Für internationale Anmeldungen müssen die Anweisungen über die Online-Einreichung des EPA, die neue Online-Einreichung (CMS) oder über ePCT mittels Formblatt PCT/RO/101 erteilt werden.3 Bei der Online-Einreichung des EPA können auch die Plug-ins PCT-SFD oder PCT-DEMAND verwendet werden.

Auf nicht akzeptierten Wegen, in einem ungültigen Format oder von Dritten erteilte Rückerstattungsanweisungen werden nicht bearbeitet.4 Dies teilt das EPA dem Verfahrensbeteiligten als Serviceleistung mit.

Bis zum Vorliegen gültiger Anweisungen bearbeitet das EPA die Rückerstattung gemäß dem nachstehenden Abschnitt II.

Rückerstattungsanweisungen können jederzeit mit EPA Form 1038E (für europäische Patentanmeldungen und Patente) oder PCT-SFD (für internationale Patentanmeldungen) aktualisiert werden. Es ist möglich, die Formblätter ausschließlich zu diesem Zweck zu übermitteln.

c) Gültigkeit der Rückerstattungsanweisungen

Rückerstattungsanweisungen, die für eine internationale Anmeldung vor dem EPA als Anmeldeamt oder als internationaler Behörde nach dem PCT eingereicht werden, gelten nur für Rückerstattungen in der internationalen Phase. Damit Rückerstattungen in der europäischen Phase auf dasselbe laufende Konto überwiesen werden, müssen die Beteiligten neue Anweisungen erteilen, vorzugsweise mittels EPA Form 1200E.

Verfahrensbeteiligten wird empfohlen, bei einem Vertreterwechsel oder einem Rechtsübergang ihre Rückerstattungsanweisungen zu aktualisieren. Werden für eine europäische Patentanmeldung zusammen mit einem Antrag auf Eintragung eines Vertreterwechsels oder eines Rechtsübergangs neue Rückerstattungsanweisungen erteilt, so werden diese im Allgemeinen erst wirksam, wenn das EPA den Antrag bearbeitet hat (d. h. wenn die Änderung in einer Mitteilung bestätigt wurde). Für internationale Anmeldungen kann die Eintragung eines Vertreterwechsels oder Rechtsübergangs beim Anmeldeamt oder beim Internationalen Büro (IB) beantragt werden, wobei das IB die Eintragung vornimmt. Rückerstattungsanweisungen infolge dieser Änderung sind jedoch direkt beim EPA als Anmeldeamt oder internationaler Behörde nach dem PCT einzureichen. Verfahrensbeteiligten wird außerdem empfohlen, die Anweisungen entweder zusammen mit dem Antrag auf Eintragung des Vertreterwechsels oder des Rechtsübergangs5 einzureichen oder sobald das IB den Antrag bearbeitet hat6.

Werden mit einem Antrag auf Eintragung eines Vertreterwechsels oder eines Rechtsübergangs keine neuen Rückerstattungsanweisungen erteilt, überprüft das EPA, nachdem es den Antrag bearbeitet hat, die Gültigkeit der Rückerstattungsanweisungen in der Akte. Bei internationalen Anmeldungen vor dem EPA als Anmeldeamt oder internationaler Behörde nach dem PCT nimmt das Amt diese Überprüfung vor, sobald es vom IB über einen Vertreterwechsel oder einen Rechtsübergang informiert wurde. Aus Gründen der Rechtssicherheit löscht das EPA von Amts wegen alle Anweisungen zur Vornahme von Rückerstattungen auf das laufende Konto eines Anmelders oder Vertreters, der aus dem Verfahren ausgeschieden ist. Ebenso löscht das EPA alle Anweisungen eines aus dem Verfahren ausgeschiedenen Anmelders oder Vertreters betreffend Rückerstattungen auf das laufende Konto von Dritten.

Nach einer Löschung der Rückerstattungsanweisungen von Amts wegen bearbeitet das EPA Rückerstattungen gemäß dem nachstehenden Abschnitt II, bis der neue Verfahrensbeteiligte oder Vertreter neue Rückerstattungsanweisungen einreicht.

II. Rückerstattungen auf ein Bankkonto

Kann das EPA die Rückerstattung nicht auf ein beim Amt geführtes laufendes Konto vornehmen, fordert es den Verfahrensbeteiligten auf, die Rückerstattung über seine Website einzulösen.

Dazu versendet es zwei getrennte Mitteilungen:

• In der ersten Mitteilung wird der Beteiligte wie in der Rückzahlungsmitteilung (s. Abschnitt I) darüber informiert, dass eine Rückerstattung gewährt wird und ihre Auszahlung online veranlasst werden kann.
• Die zweite Mitteilung enthält einen Rückerstattungscode, der zur Identifikation und Einlösung der Rückzahlung benötigt wird.7

Aus Sicherheitsgründen wird die zweite Mitteilung nicht in den öffentlichen Teil der Akte aufgenommen und offenbart nicht die Anmelde- oder Patentnummer. In beiden Mitteilungen wird das in der Akte befindliche Aktenzeichen des Beteiligten angegeben sowie der Anmeldetag der Anmeldung oder des Patents, sodass eine Verbindung hergestellt werden kann.

Zur Einlösung der Rückerstattung muss sich der Beteiligte unter epo.org/fee-payment-service/de/refund mit E-Mail-Adresse und Passwort registrieren. Da diese E-Mail-Adresse die Nutzerkennung des Verfahrensbeteiligten sein wird, können nicht mehrere E-Mail-Adressen mit demselben Konto verbunden werden.

Nach erfolgreicher Registrierung und Anmeldung ist Folgendes einzugeben:

• die Anmeldenummer aus der ersten Mitteilung,
• der Rückerstattungscode aus der zweiten Mitteilung,
• eine Kontoverbindung.

Bei Konten innerhalb des einheitlichen europäischen Zahlungsraums (SEPA) genügt die Angabe der IBAN und des Kontoinhabers. Für Überweisungen außerhalb des SEPA-Raums können weitere Angaben erforderlich sein, je nachdem, in welches Land die Rückerstattung überwiesen werden soll. Die Überweisungsgebühren übernimmt das EPA.

Die Verfahrensbeteiligten haben die Möglichkeit, die eingegebene Kontoverbindung für künftige Rückerstattungen zu speichern. Bei der Einlösung einer Rückerstattung können sie die Daten dann durch Markieren des entsprechenden Kästchens abrufen. Alternativ können sie auch eine andere Bankverbindung eingeben. Über eine Funktion zur Rückerstattungshistorie werden Informationen zu früheren Rückerstattungen zur Verfügung stehen.

Im Interesse der Flexibilisierung können Beteiligte, die eine Rückerstattung online einlösen, auch ein laufendes Konto beim EPA für die Rückzahlung angeben. Allerdings erfolgt dann nur diese eine Rückerstattung auf dieses Konto.

Wer möchte, dass sämtliche Rückerstattungen auf ein laufendes Konto beim EPA erfolgen, muss entsprechende Anweisungen erteilen, und zwar durch eine der Methoden gemäß Abschnitt I b). Diese Anweisungen kommen jedoch erst bei künftigen Rückerstattungen zum Tragen, d. h. sie werden nicht auf Rückerstattungen angewandt, zu deren Einlösung die Beteiligten bereits aufgefordert wurden.

Ill. Inkrafttreten

Die Verfahren zur Gebührenrückerstattung gemäß dieser Mitteilung treten am 1. Oktober 2019 in Kraft und finden auf alle Rückerstattungen Anwendung, die ab diesem Datum bearbeitet werden. Diese Mitteilung ersetzt die Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 27. Februar 2019 über die Verfahren zur Gebührenrückerstattung.