Artikel 15

EUROPÄISCHES PATENTAMT

Mitteilungen des EPA

Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 1. Februar 2023 über die Einstellung des Faxversands

Bisher hat das EPA Faxe im Patenterteilungsverfahren grundsätzlich als freiwillige Serviceleistung versandt, um dringende Informationen vorab zu übermitteln.

Faxversand ist keine offizielle Zustellungsart nach dem EPÜ. Die Zahl der Faxe, die das EPA im Rahmen des Patenterteilungsprozesses versandt hat, ist in den letzten Jahren stark zurückgegangen. Außerdem sind Faxübermittlungen nicht mehr zuverlässig.

Im Zuge der digitalen Transformation des Patenterteilungsverfahrens gemäß dem Strategieplan 2023 hat das EPA seinen Mailbox-Dienst für die elektronische Zustellung verbessert und ausgeweitet. Die Mailbox deckt inzwischen (volumenmäßig) 99 % der in Verfahren vor dem EPA erlassenen Mitteilungen ab und steht allen Nutzern in den EPÜ-Vertragsstaaten sowohl für EPÜ- als auch für PCT-Verfahren zur Verfügung. Die Ausweitung der Mailbox auf internationale Nutzer über die neue Funktionalität PCT Link ist derzeit Gegenstand eines Pilotprojekts.1 Die elektronische Zustellung über die Mailbox erfolgt am selben Tag, an dem ein Dokument vom EPA erlassen wird, sodass dringende Mitteilungen rasch zugestellt werden können. Es ist möglich, E-Mail-Benachrichtigungen für neue eingehende Mitteilungen einzurichten.2

Angesichts dieser Entwicklungen stellt das EPA den Faxversand in Verfahren nach dem EPÜ und dem PCT zum 1. März 2023 ein. Dies wird zur Nachhaltigkeit der EPA-Dienste beitragen.

Anstatt per Fax wird das EPA den Nutzern dringende Informationen wie folgt übermitteln:

• Bei europäischen Patentanmeldungen erhalten Mailbox-Nutzer dringende Mitteilungen des EPA über die Mailbox. Nutzer, die sich noch nicht für die elektronische Zustellung über die Mailbox entschieden haben, werden aufgefordert, eine E-Mail-Adresse anzugeben, an die dringende Mitteilungen zur Vorabinformation als freiwillige Serviceleistung gesendet werden. In diesen Fällen wird die entsprechende Mitteilung - wie bisher - auch per Post versandt.
• Bei internationalen Anmeldungen erhalten Mailbox-Nutzer (und Nutzer von PCT Link) dringende Mitteilungen des EPA über die Mailbox. Nutzer, die sich noch nicht für die elektronische Zustellung über die Mailbox (einschließlich PCT Link) entschieden haben, werden bei dringenden Mitteilungen grundsätzlich per E-Mail über die im PCT-Antrag angegebene E-Mail-Adresse kontaktiert. Die Zustellung per Post folgt. In Verfahren vor dem EPA als Internationaler Recherchenbehörde (ISA) oder mit der internationalen vorläufigen Prüfung beauftragter Behörde (IPEA) werden Anmelder, die anstelle von Papiermitteilungen per Post lieber elektronische Mitteilungen erhalten möchten, dazu aufgefordert, die neue Funktionalität PCT Link in MyEPO Portfolio zu aktivieren.3

Aufgrund dieser geänderten Praxis wird das EPA schrittweise die erforderlichen Änderungen in den relevanten EPA-Formblättern vornehmen und alle Felder entfernen, in denen die Angabe einer Faxnummer verlangt wird. Erwiderungen auf Mitteilungen, die zur dringenden Vorabinformation ausnahmsweise per E-Mail verschickt werden, sind auf einem offiziellen, im Verfahren vor dem EPA zulässigen Weg einzureichen.

Die vorliegende Mitteilung hat keine Auswirkungen auf die Einreichung von Anmeldungen und anderen Schriftstücken per Fax, die unter den vom Präsidenten des EPA festgelegten Bedingungen weiterhin möglich ist.4 Allerdings macht sich das EPA mit Blick auf künftige digitale Entwicklungen bereits Gedanken über die Zukunft der Faxeinreichung und wird diesbezügliche Gespräche mit den Stakeholdern aufnehmen.