EUROPÄISCHES PATENTAMT
Mitteilungen des EPA
Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 14. Januar 2020 über die Legalisation beglaubigter Kopien der vom Europäischen Patentamt ausgestellten Unterlagen
I. Hintergrund
Auf Antrag stellt das Europäische Patentamt (EPA) beglaubigte Kopien europäischer Patentanmeldungen, europäischer Patentschriften oder anderer Unterlagen aus den Akten europäischer Anmeldungen und Patente (z. B. eines Auszugs aus dem Europäischen Patentregister) aus, wenn die Voraussetzungen für die Akteneinsicht (Art. 128 (1) bis (4) EPÜ) gegeben sind und die Verwaltungsgebühr entrichtet worden ist.
Beglaubigte Kopien von Unterlagen des EPA können in grenzüberschreitenden Verfahren angefordert werden, die in außereuropäischen Gerichtsbarkeiten stattfinden. In solchen Fällen muss die beglaubigte Kopie in der Regel mittels einer Apostille legalisiert werden.
Beglaubigte Kopien europäischer Patentanmeldungen und beim EPA als Anmeldeamt eingereichter internationaler Anmeldungen werden von der Zweigstelle Den Haag des EPA ausgestellt. Beglaubigte Kopien aller sonstigen Unterlagen des EPA müssen jedoch beim Hauptsitz des EPA in München angefordert werden.
In Deutschland und den Niederlanden werden die Verfahren zur Legalisation öffentlicher Urkunden in der Regel nach dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (Apostillenübereinkommen)1 durchgeführt, das derzeit 118 Vertragsparteien hat.
Nach dem Apostillenübereinkommen wird die Echtheit der Unterschrift und des Siegels, mit dem eine Urkunde versehen ist, von einer Reihe von Behörden generell bestätigt. Der abschließende Echtheitsnachweis wird dann von den Beamten im Bestimmungsstaat ohne Weiteres anerkannt und kann dort rechtliche Wirkung entfalten.
Das EPA und die niederländischen Behörden haben sich auf ein vereinfachtes Verfahren für den Echtheitsnachweis nach dem Apostillenübereinkommen geeinigt, bei dem das bisherige komplexe Legalisationsverfahren durch eine einzige Formalität ersetzt wird, was den Nutzern Kosten und Verwaltungsaufwand erspart.
II. Legalisationsverfahren für beglaubigte Kopien der vom EPA ausgestellten Unterlagen
A. Verfahren vor den niederländischen Behörden
Nach dem vereinfachten Legalisationsverfahren in den Niederlanden können alle beglaubigten Kopien von Unterlagen des EPA unabhängig davon, ob sie in München oder Den Haag ausgestellt werden, direkt von jedem Gericht in den Niederlanden apostilliert werden (Kontaktdaten der verschiedenen Gerichte siehe rechtspraak.nl/Organisatie-en-contact/Organisatie/Rechtbanken), ohne dass ein zusätzlicher Echtheitsnachweis durch eine andere niederländische Behörde erforderlich ist.
Der Antrag auf Ausstellung einer Apostille für eine beglaubigte Kopie einer Unterlage des EPA kann schriftlich bei den niederländischen Gerichten gestellt werden, wobei dem Antrag die Kopie im Original beizufügen ist. Es besteht kein Vertreterzwang, d. h. der Antrag auf Ausstellung einer Apostille kann ohne zugelassenen Vertreter gestellt werden. Die Gebühr für eine Apostille beträgt in den Niederlanden 21 EUR.
Sobald die beglaubigte Kopie einer Unterlage des EPA vom ausgewählten niederländischen Gericht apostilliert wurde, kann sie unmittelbar bei der Botschaft oder dem Konsulat desjenigen Staates in den Niederlanden eingereicht werden, der ursprünglich ihre Legalisation verlangt hat.
Dieses Verfahren gilt nur für Vertragsstaaten des Apostillenübereinkommens. Ist der Staat, der den Echtheitsnachweis der beglaubigten EPA-Unterlage verlangt, nicht an das Apostillenübereinkommen gebunden, muss die Unterlage durch das niederländische Außenministerium legalisiert werden.
B. Verfahren vor den deutschen Behörden
Die Verfahren in Deutschland zum Echtheitsnachweis der beglaubigten Kopien von Unterlagen des EPA bleiben von den vereinfachten Verfahren in den Niederlanden unberührt. In Deutschland hat das EPA eine Reihe bilateraler Abkommen mit Botschaften und Konsulaten geschlossen, die bereit sind, vom EPA in München ausgestellte beglaubigte Unterlagen des EPA zu legalisieren, sodass den Antragstellern die komplexeren Legalisationsverfahren der deutschen Behörden erspart bleiben. Für vom EPA in Den Haag ausgestellte beglaubigte Unterlagen kann jedoch in Deutschland kein Echtheitsnachweis ausgestellt werden. Die Verfahren und Kosten können je nach dem Staat, der den Echtheitsnachweis der beglaubigten Unterlage des EPA verlangt, unterschiedlich sein.
Anfragen in Zusammenhang mit dieser Mitteilung können per E-Mail direkt an die Direktion Internationale Rechtsangelegenheiten gerichtet werden (international_legal_affairs@epo.org).