OFFICE EUROPÉEN DES BREVETS
Communications de l'OEB
Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 14 janvier 2020, concernant la légalisation des copies certifiées conformes de documents émanant de l'Office européen des brevets
I. Rappel
Sur requête, l'Office européen des brevets (OEB) délivre des copies certifiées conformes de demandes de brevet européen, de fascicules de brevet européen ou de toute pièce figurant au dossier d'une demande européenne ou d'un brevet européen (par ex. : extrait du Registre européen des brevets), pour autant que les conditions de l'inspection publique (article 128(1) à (4) CBE) soient remplies et qu'une taxe d'administration ait été acquittée.
Des copies certifiées conformes de documents de l'OEB peuvent être demandées dans le cadre de procédures internationales se déroulant devant des juridictions non européennes. En pareil cas, la copie certifiée conforme doit habituellement être légalisée au moyen d'une apostille.
Les copies certifiées conformes de demandes de brevet européen et de demandes internationales déposées auprès de l'OEB agissant en qualité d'office récepteur sont délivrées par le département de l'OEB à La Haye. Cependant, les copies certifiées conformes de tous les autres documents émanant de l'OEB doivent être demandées au siège de l'OEB à Munich.
En Allemagne et aux Pays-Bas, les procédures de légalisation des actes publics certifiés conformes suivent habituellement les dispositions de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers ("Convention Apostille")1, qui compte à ce jour 118 États membres.
En vertu de la Convention Apostille, la véracité de la signature et du sceau apposés sur un acte public est généralement attestée par un certain nombre d'administrations publiques, de sorte que l'authentification qui en résulte peut aisément être reconnue par un agent de l'État de destination, où l'acte peut alors acquérir un effet juridique.
L'OEB et les autorités des Pays-Bas sont convenus d'une procédure simplifiée d'authentification au titre de la Convention Apostille, qui remplace par une formalité unique l'ancienne procédure complexe de légalisation, ce qui limite les coûts et la charge administrative pour les utilisateurs.
II. Procédures de légalisation des copies certifiées conformes de documents émanant de l'OEB
A. Procédures auprès des autorités néerlandaises
La procédure simplifiée de légalisation applicable aux Pays-Bas prévoit que toutes les copies certifiées conformes de documents émanant de l'OEB, qu'elles aient été délivrées sur le site de Munich ou sur celui de La Haye, peuvent être apostillées directement par n'importe quel tribunal aux
Pays-Bas (les coordonnées des différents tribunaux se trouvent à l'adresse rechtspraak.nl/Organisatie-en-contact/Organisatie/Rechtbanken) sans qu'aucune authentification supplémentaire par une autre administration néerlandaise soit nécessaire.
Une demande visant à émettre une apostille pour la copie certifiée conforme d'un document de l'OEB peut être présentée par écrit auprès des tribunaux néerlandais, en déposant l'exemplaire original accompagné de la demande d'apostille. Il n'est pas obligatoire de se faire représenter : la demande d'apostille peut donc être présentée sans qu'un mandataire ait été désigné. Les frais d'apostille s'élèvent à 21 EUR aux Pays-Bas.
Une fois que la copie certifiée conforme d'un document émanant de l'OEB a été apostillée par le tribunal néerlandais choisi, elle peut être transmise directement et sans autre formalité auprès de l'ambassade ou du consulat aux Pays-Bas du pays ayant requis initialement la légalisation.
Cette procédure s'applique uniquement aux États parties à la Convention Apostille. Si l'État qui requiert l'authentification de la copie certifiée conforme du document de l'OEB n'est pas lié par la Convention Apostille, le document doit être légalisé par le Ministère des Affaires étrangères des Pays-Bas.
B. Procédures auprès des autorités allemandes
Les procédures simplifiées applicables aux Pays-Bas n'affectent en rien les procédures applicables en Allemagne pour l'authentification des copies certifiées conformes de documents de l'OEB. En Allemagne, l'OEB a conclu une série d'accords bilatéraux avec des ambassades et consulats qui proposent la légalisation de documents certifiés conformes délivrés par l'OEB à Munich, ce qui permet aux demandeurs d'éviter les procédures de légalisation devant les administrations publiques allemandes, qui sont plus complexes. Néanmoins, les documents certifiés conformes délivrés par l'OEB à La Haye ne peuvent pas être authentifiés en Allemagne. Les procédures à suivre et les coûts peuvent varier en fonction de l'État qui demande l'authentification du document certifié conforme de l'OEB.
Les demandes de renseignement concernant le présent communiqué peuvent être adressées par courrier électronique au service Affaires juridiques internationales à l'adresse international_legal_affairs@epo.org.