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Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 27. September 2017 über die Änderung der Vorschriften über das laufende Konto und ihrer Anhänge

Die Vorschriften über das laufende Konto (VLK) und ihre Anhänge in der seit 1. April 2015 geltenden Fassung1 wurden überarbeitet und neu strukturiert. Die aktualisierten Texte enthalten alle bisherigen Änderungen2 und legen die neuen Erfordernisse für die Nutzung und Verwaltung von laufenden Konten fest. Insgesamt zielen diese Änderungen darauf ab, die Arbeitsabläufe weiter zu straffen und den Zahlungsprozess für Kontoinhaber und Amt zu erleichtern. Die Kontoinhaber profitieren insbesondere von kürzeren Bearbeitungszeiten sowie vollständig transparenten Kontoübersichten und -bewegungen.

Die wichtigste Änderung bei den VLK besteht darin, dass Abbuchungsaufträge in einem elektronisch verarbeitbaren Format auf einem der zulässigen elektronischen Wege eingereicht werden müssen (s. Punkt I.1). Die Nutzer sind dabei für den Fall geschützt, dass der elektronische Einreichungsweg beim EPA am letzten möglichen Zahlungstag nicht verfügbar ist (s. Punkt I.1.2). Außerdem gibt es ein spezielles Verfahren für Anmelder, die nach Artikel 75 (1) b) EPÜ bei einer zuständigen nationalen Behörde einreichen (s. Punkt I.1.3).

Neben dieser größeren Änderung wurden einige formale Anpassungen vorgenommen, um die vom EPA beschlossene Umstellung auf die Online-Verwaltung der laufenden Konten vollständig umzusetzen (s. Punkt I.2.4).

Inhaber laufender Konten, die die Online-Einreichung bzw. -Zahlung für ihre Abbuchungsaufträge nicht oder nur teilweise nutzen, können stattdessen Zahlungen per Kreditkarte oder per Überweisung auf das Bankkonto der EPO vornehmen.3

Auf Wunsch der Nutzer wurden die Einschränkungen bei der Verwendung des automatischen Abbuchungsverfahrens für Gebühren aufgehoben, die bei der Stellung eines Antrags auf vorzeitige Bearbeitung nach Artikel 23 (2) oder 40 (2) PCT beim EPA als Bestimmungsamt oder ausgewähltem Amt fällig werden (s. Punkt II.2).

In Anbetracht der neuen Struktur und der Vielfältigkeit der Änderungen wird den Nutzern empfohlen, die einzelnen geänderten Vorschriften sorgfältig zu lesen.

Die wichtigsten Änderungen der VLK und ihrer Anhänge sind nachstehend zusammengefasst.

I. VLK

1. Neue Einreichungs- und Formaterfordernisse für Abbuchungsaufträge

Gemäß Nummer 5.1.2 VLK (bisherige Nr. 6.2) akzeptiert und bearbeitet das Amt Abbuchungsaufträge nur, wenn sie in einem elektronisch verarbeitbaren Format (XML) auf einem der folgenden elektronischen Wege eingereicht werden:

• über die Online-Einreichung des EPA oder das Case Management System (CMS) des EPA mit den Formblättern EPA 1001E, 1200E, 2300E oder 1038E;
• über die Software des EPA für die Online-Einreichung, PCT-SAFE, das CMS oder ePCT unter Nutzung der Funktion der PCT-Gebührenberechnung und -zahlung;
• über die Online-Gebührenzahlung im Rahmen der Online-Dienste.

Diese neuen Erfordernisse gelten auch für die Erteilung automatischer Abbuchungsaufträge.

Abbuchungsaufträge, die auf anderem Weg (z. B. mit EPA Form 1010 oder in anderer schriftlicher Form; s. auch Punkt I.1.4) oder in einem anderen Format (z. B. EPA Form 1010 im PDF-Format über das CMS, die Web-Einreichung, die Online-Einreichung oder ePCT) eingereicht werden, sind ungültig und werden nicht ausgeführt. Das EPA teilt dies dem Verfahrensbeteiligten als Serviceleistung mit (s. Nr. 5.1.3 VLK).

1.1 Rechtsfolge der Einreichung eines Abbuchungsauftrags auf nicht akzeptierten Wegen (Nr. 5.4.2 VLK)

Die Rechtsfolge der Einreichung eines Abbuchungsauftrags auf nicht akzeptierten Wegen oder in einem ungültigen Format (Nr. 5.1.3 VLK) ist unter Nummer 5.4.2 VLK geregelt: in diesem Fall gilt der Eingangstag nicht als Zahlungstag. Das bedeutet, dass der Verfahrensbeteiligte einen etwaigen Rechtsverlust nach Ablauf einer Zahlungsfrist nur rückgängig machen kann, indem er ein nach dem EPÜ oder PCT verfügbares Rechtsmittel einlegt (z. B. Nachfrist nach Regel 51 (2) EPÜ, Weiterbehandlung nach Artikel 121 EPÜ, Wiedereinsetzung in den vorigen Stand nach Artikel 122 EPÜ oder Gebühr für verspätete Zahlung nach Regel 16bis oder Regel 58bis PCT).

1.2 Bestimmung für den Fall der Nichtverfügbarkeit der elektronischen Einreichungswege (Nr. 5.5 VLK)

Ist einer der zulässigen Einreichungswege für Abbuchungsaufträge am letztmöglichen Zahlungstag beim EPA nicht verfügbar, so verlängert sich die Zahlungsfrist bis zum nächstfolgenden Tag, an dem alle für die betreffende Anmeldungsart4 vorgesehenen Wege wieder zur Verfügung stehen. Diese Bestimmung basiert auf Regel 134 (1) EPÜ.

Bei einer allgemeinen Nichtverfügbarkeit elektronischer Kommunikationsdienste oder einer ähnlichen Ursache im Sinne der Regel 134 (5) EPÜ oder der Regel 82quater.1 PCT verlängern sich die Zahlungsfristen gemäß diesen Bestimmungen.

Ereignet sich ein Systemausfall beim Einzahler, so sollte dieser auf eine der anderen Zahlungsarten zurückgreifen (z. B. Banküberweisung oder Kreditkarte).

1.3 Einreichung nach Artikel 75 (1) b) EPÜ bei einer zuständigen nationalen Behörde (Nr. 5.6 VLK)

Anmelder, die ihre Anmeldung nach Artikel 75 (1) b) EPÜ bei einer zuständigen nationalen Behörde einreichen und ihre Gebühren über ein laufendes Konto beim EPA entrichten möchten, sollten ihre Abbuchungsaufträge so weit wie möglich auf einem der zulässigen Einreichungswege und in einem gültigen Format nach Nummer 5.1.2 VLK einreichen. Zur Vermeidung eines möglichen Rechtsverlusts muss der Abbuchungsauftrag in diesen Fällen spätestens bei Ablauf der einschlägigen Frist nach dem EPÜ bzw. PCT eingereicht werden.

Mit dem neuen Formblatt EPA 1020 können die Anmelder außerdem das EPA beauftragen, die Gebühren, die bei der Einreichung entrichtet werden können, von ihrem laufenden Konto abzubuchen, und das automatische Abbuchungsverfahren auswählen (indem sie das entsprechende Kästchen im Formblatt ankreuzen). Das EPA hat dieses Formblatt insbesondere auf die Bedürfnisse von Anmeldern ausgerichtet, die Anmeldungen nicht online einreichen können.

Das neue Formblatt EPA 1020 kann nur für Einreichungen in Papierform nach Artikel 75 (1) b) EPÜ verwendet werden.

1.4 Aktualisierung von EPA-Formblättern

In der Papierfassung der Formblätter EPA 1001, 1200, 2300 und 2380 werden ab 1. Dezember 2017 sämtliche Hinweise auf das automatische Abbuchungsverfahren oder auf Zahlungsbelege gestrichen.

Formblatt EPA 1010 wird ab 1. Dezember 2017 auf der Website des EPA nicht mehr zur Verfügung stehen. Die in anderen amtlichen Veröffentlichungen enthaltenen Bezugnahmen auf seine obligatorische Verwendung sind danach nicht mehr gültig. Die betreffenden Veröffentlichungen werden gemäß den üblichen Überarbeitungsintervallen aktualisiert.5

2. Neue Funktionen bei der Online-Gebührenzahlung und weitere Änderungen bei der Verwaltung von Abbuchungsaufträgen

2.1 Validierung von Zahlungen, die in Sammelabbuchungsaufträgen enthalten sind

Die seit 5. Juli 2017 bestehende Validierungsfunktion wird nun in Nummer 5.3 VLK geregelt.6

2.2 Teilweise Abbuchung

Reicht das Guthaben des laufenden Kontos nicht für alle Gebühren aus, die im Abbuchungsauftrag angegeben sind, so werden die Gebühren in einer bestimmten Reihenfolge - nämlich in aufsteigender Reihenfolge der Gebührencodes - abgebucht, solange das Guthaben ausreicht. Diese Funktion wurde am 1. November 2016 eingeführt7 und wird nun in Nummer 5.2.4 VLK geregelt.

2.3 Teilwiderruf des Abbuchungsauftrags

Seit 1. November 2016 können Abbuchungsaufträge auch teilweise widerrufen werden.8 Diese neue Möglichkeit wird nun in Nummer 6.1 VLK geregelt.

2.4 Weitere Änderungen bei der Verwaltung von Abbuchungsaufträgen

Der Online-Antrag zur Eröffnung eines laufenden Kontos wurde dahin gehend aktualisiert, dass Nutzer ein aufgelöstes Konto durch Ankreuzen des entsprechenden Kästchens und unter Angabe der Kontonummer wieder eröffnen können. Mit demselben Online-Formular muss der Kontoinhaber dem Amt Änderungen seiner Kontaktdaten mitteilen.

Das aktualisierte Online-Formular kann nun auch für die Auflösung des laufenden Kontos verwendet werden, indem der erforderliche unterzeichnete Antrag hochgeladen wird. Alternativ kann der Antrag als E-Mail-Anhang an support@epo.org gesendet werden.

Anträge auf Rückzahlungen oder Überweisungen zwischen laufenden Konten müssen als E-Mail-Anhang bei support@epo.org oder durch Ausfüllen und Absenden des Online-Kontaktformulars auf der Website des EPA https://forms.epo.org/service-support/contact-us/contact0-form_de.html9 zusammen mit dem unterzeichneten schriftlichen Antrag gestellt werden.

Ab 1. Dezember 2017 werden Kontoauszüge grundsätzlich nur noch über die Online-Gebührenzahlung verfügbar sein. Um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen, verschickt das EPA bis 28. Februar 2018 aber weiterhin Kontoauszüge per Post.

II. Anhänge A.1 und A.2 zu den VLK betreffend das automatische Abbuchungsverfahren

1. Allgemeines

Diese beiden Anhänge wurden im Hinblick auf die Änderungen überarbeitet, die sich aus der Umstellung auf die Online-Verwaltung der laufenden Konten ergeben.

Insbesondere ist gemäß Nummer 7.1 der Vorschriften über das automatische Abbuchungsverfahren (VAA) die vorstehend unter Punkt I.2.2 genannte Regelung zur teilweisen Abbuchung auch für das automatische Abbuchungsverfahren anwendbar.

Gemäß Nummer 12 VAA können automatische Abbuchungsaufträge nun nur noch online widerrufen werden. Wie bisher können sie nicht teilweise, sondern - aufgrund ihrer Beschaffenheit - nur als Ganzes widerrufen werden.

2. Verfügbarkeit des automatischen Abbuchungsverfahrens für Euro-PCT-Anmeldungen, die mit einem Antrag auf vorzeitige Bearbeitung nach Artikel 23 (2) oder 40 (2) PCT eingereicht werden ("vorgezogener Eintritt")

2.1 Die automatische Abbuchung von Gebühren, die mit dem vorgezogenen Eintritt in die europäische Phase fällig werden, ist bei Euro-PCT-Anmeldungen möglich, für die der Antrag auf vorzeitige Bearbeitung ab 1. November 2017 gestellt wird.

2.2. Die Anmelder können diese Gebühren automatisch abbuchen lassen, und der Antrag auf vorzeitige Bearbeitung wird am Tag seines Eingangs wirksam, wenn die folgenden drei Voraussetzungen erfüllt sind:

• Der automatische Abbuchungsauftrag wird in einem vom EPA anerkannten Format eingereicht, und das laufende Konto weist eine ausreichende Deckung für die fälligen Gebühren auf.
• Der Anmelder erfüllt die sonstigen Erfordernisse für einen vorgezogenen Eintritt10 neben der Zahlung der Gebühren.
• Die in Artikel 20 PCT genannten Unterlagen stehen dem EPA als Bestimmungsamt oder ausgewähltem Amt am Tag des Eingangs des Antrags auf vorzeitige Bearbeitung bereits zur Verfügung.

2.3. Die in Artikel 20 PCT genannten Unterlagen stehen dem EPA zur Verfügung, wenn

• die internationale Anmeldung bereits veröffentlicht ist,11
• die internationale Anmeldung beim EPA als Anmeldeamt eingereicht wurde,
• das EPA die Internationale Recherchenbehörde oder eine für die ergänzende internationale Recherche bestimmte Behörde12 oder die mit der internationalen vorläufigen Prüfung beauftragte Behörde13 ist,
• das Internationale Büro (IB) der WIPO die internationale Anmeldung auf ausdrücklichen Antrag des Anmelders gemäß Regel 47.4 PCT vor der Veröffentlichung an das EPA als Bestimmungsamt übermittelt hat.

2.4. Das EPA benötigt die in Artikel 20 PCT genannten Unterlagen, um festzustellen, ob eine Zusatzgebühr zu entrichten ist, die für die 36. und jede weitere Seite erhoben wird14 (siehe Nrn. 3.2 a) ii) und 5.2 VAA). Vom Anmelder beim vorgezogenen Eintritt in die europäische Phase eingereichte Kopien der internationalen Anmeldung können hierzu nicht verwendet werden.

2.5. Wenn die in Artikel 20 PCT genannten Unterlagen dem EPA bei der Beantragung der vorzeitigen Bearbeitung noch nicht zur Verfügung stehen, d. h. wenn die internationale Anmeldung noch nicht veröffentlicht ist und das EPA weder Anmeldeamt noch die Internationale Recherchenbehörde oder eine für die ergänzende internationale Recherche bestimmte Behörde oder die mit der internationalen vorläufigen Prüfung beauftragte Behörde ist, fordert das EPA die in Artikel 20 PCT genannten Unterlagen vom IB an (Art. 13 (1) in Verbindung mit R. 47.4 PCT).

2.6. Am Tag des Erhalts dieser Unterlagen vom IB werden die fälligen Gebühren dann automatisch abgebucht, und erst dieser Tag wird zum wirksamen Tag des vorgezogenen Eintritts.

2.7. Alternativ können die fälligen Gebühren am Tag der Stellung des Antrags auf vorzeitige Bearbeitung mittels einer anderen zugelassenen Zahlungsart entrichtet werden. In diesem Fall muss der Anmelder etwaige Zusatzgebühren selbst berechnen. Das EPA prüft, ob dies korrekt erfolgt ist, wenn es die in Artikel 20 PCT genannten Unterlagen vom IB erhält. Wenn alle fälligen Gebühren einschließlich einer etwaigen Zusatzgebühr korrekt entrichtet wurden und alle sonstigen Erfordernisse für den wirksamen vorgezogenen Eintritt erfüllt sind, wird der Antrag auf vorzeitige Bearbeitung am Tag der Zahlung wirksam.

2.8. Werden Gebühren, die mit Stellung des Antrags auf vorzeitige Bearbeitung fällig werden, mittels einer anderen zugelassenen Zahlungsart entrichtet, so führt das EPA den automatischen Abbuchungsauftrag in Bezug auf diese Gebühr nicht aus (siehe Nr. 11 VAA).

2.9. Alle weiteren nach Regel 159 (1) EPÜ zu entrichtenden und erst später fälligen Gebühren, z. B. die Prüfungsgebühr, die Benennungsgebühr und die Jahresgebühr für das dritte Jahr, werden gemäß den Nummern 5.1 und 6 VAA automatisch abgebucht, d. h. am letzten Tag der Fristen nach Regel 70 (1), 39 (1) bzw. 51 (1) EPÜ.

III. Anhänge zu den VLK

Anhang B zu den VLK 2015 wurde gestrichen, weil alle erforderlichen Informationen über die Online-Gebührenzahlung (z. B. der Nutzerleitfaden) auf der Website des EPA verfügbar sind. Die Anlage zum Anhang B wurde deshalb ebenfalls gestrichen.

Die Anhänge C.1 und C.2 zu den VLK 2015 bleiben in Kraft und wurden als Anhänge B.1 und B.2 zu den VLK 2017 neu nummeriert.

IV. Inkrafttreten

Mit Ausnahme der im nachfolgenden Absatz genannten Punkte tritt die Neufassung am 1. Dezember 2017 in Kraft und ersetzt die Fassung vom 1. April 2015 (Zusatzpublikation 3 – Amtsblatt EPA 2015).

Die Nummern 2.1 b), 3.2 a), 5.1 und 6.1 des Anhangs A.1 und alle zugehörigen Hinweise in Anhang A.2 über das automatische Abbuchungsverfahren in Bezug auf internationale Anmeldungen, die mit einem Antrag auf vorzeitige Bearbeitung (Art. 23 (2) oder 40 (2) PCT) in die europäische Phase eintreten, treten am 1. November 2017 in Kraft.