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Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 27 septembre 2017, relatif à la révision de la réglementation applicable aux comptes courants ainsi que de ses annexes

La réglementation applicable aux comptes courants (RCC) ainsi que ses annexes, telles qu'en vigueur depuis le 1^er avril 20151, ont été révisées et restructurées. Les textes mis à jour incluent tous les changements récents2 et prévoient de nouvelles exigences en ce qui concerne l'utilisation et la gestion des comptes courants. Globalement, les modifications visent à rationaliser encore davantage les procédures et à faciliter les opérations de paiement à la fois pour les titulaires de compte et pour l'Office. Les titulaires de compte bénéficieront notamment d'un traitement plus rapide des taxes, ainsi que d'une transparence totale en ce qui concerne les soldes de compte et les opérations effectuées.

La modification la plus importante apportée à la RCC concerne le dépôt des ordres de débit, qui devront être soumis dans un format permettant un traitement électronique, en utilisant l'un des moyens de dépôt électroniques autorisés (cf. point I.1 ci-dessous). Une disposition est en outre prise afin de protéger les utilisateurs dans le cas où les moyens de dépôt électroniques de l'OEB ne seraient pas disponibles le dernier jour du délai de paiement (cf. point I.1.2 ci-dessous). Une procédure spéciale est également prévue pour les demandeurs qui, conformément à l'article 75(1)b) CBE, effectuent un dépôt auprès d'un service national compétent (cf. point I.1.3 ci-dessous).

Cette modification importante s'accompagne d'autres ajustements plus formels visant à pleinement mettre en œuvre la décision de l'OEB de passer à une gestion en ligne des comptes courants (cf. point I.2.4).

Les titulaires d'un compte courant qui n'ont pas recours au dépôt/aux services de paiement en ligne pour une partie ou la totalité de leurs ordres de débit peuvent effectuer à défaut un paiement par carte de crédit ou par virement sur le compte bancaire de l'OEB.3

En réponse à une demande des utilisateurs, les restrictions qui concernaient le recours au prélèvement automatique, dans le cas des taxes venant à échéance lors de la présentation d'une requête en traitement anticipé au titre de l'article 23.2) PCT ou 40.2) PCT auprès de l'OEB agissant en qualité d'office désigné ou élu, ont été levées (cf. point II.2).

Compte tenu de la nouvelle structure et de la diversité des modifications effectuées, il est recommandé aux utilisateurs de lire attentivement les différentes dispositions révisées.

Les principales modifications apportées à la RCC ainsi qu'à ses annexes sont résumées ci-après :

I. RCC

1. Nouvelles exigences en matière de dépôt et de format des ordres de débit

Conformément au point 5.1.2 RCC (ancien point 6.2), l'Office n'accepte et ne traite les ordres de débit que s'ils sont déposés dans un format permettant un traitement électronique (XML), en utilisant l'un des moyens électroniques suivants :

• dépôt en ligne de l'OEB ou système de gestion des dossiers de l'OEB (CMS), à l'aide des formulaires OEB 1001E, 1200E, 2300E ou 1038E ;
• logiciel de dépôt en ligne de l'OEB ou PCT-SAFE, CMS et ePCT à l'aide de la fonction de calcul et de paiement des taxes au titre du PCT ;
• paiement des taxes en ligne dans le cadre des services en ligne.

Ces nouvelles exigences s'appliquent également au dépôt d'ordres de prélèvement automatique.

Les ordres de débit présentés d'une autre manière (par exemple à l'aide du formulaire OEB 1010 ou de tout autre support écrit ; cf. également point I.1.4) ou à l'aide d'un format différent (par exemple le formulaire OEB 1010 déposé au format PDF au moyen du CMS, du service de dépôt par formulaire en ligne, du dépôt en ligne ou d'ePCT) ne sont pas valables et ne seront pas exécutés. L'OEB en informera de sa propre initiative la partie à la procédure (cf. point 5.1.3 RCC).

1.1 Conséquence juridique en cas de dépôt d'un ordre de débit sous une forme non autorisée (point 5.4.2 RCC)

La conséquence juridique résultant du dépôt d'un ordre de débit par un moyen non autorisé ou dans un format non valable (point 5.1.3 RCC) est énoncée au point 5.4.2 RCC, en vertu duquel la date à laquelle l'ordre de débit est reçu ne sera pas la date à laquelle le paiement est réputé effectué. Cela signifie qu'après l'expiration du délai de paiement d'une taxe, la partie à la procédure ne pourra remédier à une perte de droits qu'en faisant usage des voies de droit prévues par la CBE ou le PCT (par exemple délai supplémentaire en vertu de la règle 51(2) CBE, poursuite de la procédure en vertu de l'article 121 CBE, restitutio in integrum en vertu de l'article 122 CBE, ou taxe pour paiement tardif en vertu de la règle 16bis ou de la règle 58bis PCT).

1.2 Disposition applicable dans le cas où les moyens de dépôt électroniques ne sont pas disponibles (point 5.5 RCC)

Si l'un des moyens autorisés pour le dépôt d'ordres de débit n'est pas disponible à l'OEB le dernier jour du délai de paiement d'une taxe donnée, le délai en question est prorogé jusqu'au premier jour suivant où tous les moyens disponibles pour le type de demande concerné4 sont de nouveau accessibles. Cette disposition est fondée sur la règle 134(1) CBE.

En cas d'indisponibilité générale des services de communication électronique ou pour d'autres raisons semblables au sens de la règle 134(5) CBE ou de la règle 82quater.1 PCT, les délais de paiement sont prorogés conformément à ces dispositions.

En cas de panne du système utilisé par la personne effectuant le paiement, celle-ci devra recourir à un autre mode de paiement (par exemple virement bancaire ou carte de crédit).

1.3 Dépôts effectués, conformément à l'article 75(1)b) CBE, auprès d'un service national compétent (point 5.6 RCC)

Les demandeurs qui déposent leur demande de brevet auprès d'un service national compétent, conformément à l'article 75(1)b) CBE, et qui souhaitent acquitter des taxes à partir d'un compte courant ouvert auprès de l'OEB doivent, dans la mesure du possible, donner leurs ordres de débit en utilisant un moyen de dépôt autorisé et un format valable, en application du point 5.1.2 RCC. Dans ce cas, afin d'éviter toute perte de droits, l'ordre de débit doit être déposé au plus tard à l'expiration du délai applicable en vertu de la CBE ou, le cas échéant, en vertu du PCT.

Les demandeurs peuvent également utiliser le nouveau formulaire OEB 1020 pour donner instruction à l'OEB de prélever sur leur compte courant les taxes qui peuvent être acquittées lors du dépôt, ainsi que pour sélectionner la procédure de prélèvement automatique (en cochant la case correspondante sur le formulaire). L'OEB a conçu ce nouveau formulaire afin de tenir compte en particulier des besoins des demandeurs qui ne peuvent déposer leurs demandes de brevet en ligne.

L'utilisation du nouveau formulaire OEB 1020 est réservée exclusivement aux dépôts papier effectués conformément à l'article 75(1)b) CBE.

1.4 Mises à jour de formulaires de l'OEB

Les références à la procédure de prélèvement automatique ou aux bordereaux de règlement seront supprimées dans les versions papier des formulaires OEB 1001, 1200, 2300 et 2380 avec effet à compter du 1^er décembre 2017.

Le formulaire OEB 1010 ne sera plus disponible sur le site Internet de l'OEB à compter du 1^er décembre 2017. À compter de cette date, toute référence, dans d'autres publications officielles, à l'obligation d'utiliser ce formulaire ne sera plus valable. Les publications concernées seront mises à jour dans le cadre de leur révision périodique.5

2. Nouvelles fonctions dans le paiement des taxes en ligne et autres changements concernant la gestion des ordres de débit

2.1 Validation des paiements inclus dans des ordres collectifs de débit

La fonction de validation devenue opérationnelle le 5 juillet 2017 est désormais régie par le point 5.3 RCC.6

2.2 Prélèvement partiel

Si le crédit du compte courant ne suffit pas à couvrir toutes les taxes indiquées dans l'ordre de débit, les taxes sont prélevées dans un ordre précis – à savoir dans l'ordre croissant des codes de taxes, tant que le crédit le permet. Cette fonction a été introduite le 1^er novembre 20167 et est désormais régie par le point 5.2.4 RCC.

2.3 Révocation partielle d'un ordre de débit

Depuis le 1^er novembre 2016, les ordres de débit peuvent faire l'objet d'une révocation partielle.8 Cette possibilité est désormais régie par le point 6.1 RCC.

2.4 Autres changements concernant la gestion des ordres de débit

Le formulaire en ligne de demande d'ouverture d'un compte courant a été mis à jour afin de permettre aux utilisateurs qui ont clos leur compte de le rouvrir en cochant la case correspondante et en indiquant le numéro du compte. Le titulaire d'un compte courant est tenu d'informer l'Office de tout changement de coordonnées en utilisant le même formulaire en ligne.

En outre, la version mise à jour du formulaire en ligne peut désormais être également utilisée pour clore des comptes courants en téléchargeant la demande signée requise. La demande peut aussi être envoyée sous forme de pièce jointe d'un courrier électronique, à l'adresse support@epo.org.

Les demandes de remboursement et de virement entre comptes courants doivent être envoyées sous forme de pièce jointe d'un courrier électronique, à l'adresse support@epo.org, ou en remplissant et en transmettant, avec la demande écrite et signée, le formulaire en ligne de contact, disponible sur le site Internet de l'OEB à l'adresse https://forms.epo.org/service-support/contact-us/contact0-form_fr.html9.

À compter du 1^er décembre 2017, les extraits de compte ne pourront, en principe, être consultés qu'au moyen du paiement des taxes en ligne. Cependant, pour faciliter la transition, l'OEB continuera d'envoyer les extraits papier par courrier jusqu'au 28 février 2018.

II. Annexes A.1 et A.2 à la RCC relatives à la procédure de prélèvement automatique

1. Aspects généraux

Ces deux annexes ont été révisées afin de tenir compte des changements dus au passage à la gestion en ligne des comptes courants.

En particulier, conformément au point 7.1 de la réglementation relative à la procédure de prélèvement automatique (RPA), il est également possible d'effectuer un prélèvement partiel (cf. point I.2.2 ci-dessus) dans le cadre de la procédure de prélèvement automatique.

De plus, le point 12 RPA dispose que désormais, les ordres de prélèvement automatique doivent être révoqués en ligne. Comme auparavant, ils ne peuvent être révoqués que dans leur intégralité, et non en partie, compte tenu de leur nature.

2. Disponibilité de la procédure de prélèvement automatique pour les demandes euro-PCT déposées avec une requête en traitement anticipé au titre de l'article 23.2) PCT ou 40.2) PCT ("entrée anticipée")

2.1 Le prélèvement automatique des taxes dues lors de l'entrée anticipée dans la phase européenne est disponible pour les demandes euro-PCT pour lesquelles la requête en traitement anticipé est présentée à compter du 1^er novembre 2017.

2.2 Les demandeurs peuvent recourir au prélèvement automatique pour acquitter ces taxes, et la requête en traitement anticipé prendra effet à la date de sa réception, si les trois conditions suivantes sont remplies :

• l'ordre de prélèvement automatique est donné dans un format accepté par l'OEB, et le compte courant est suffisamment approvisionné pour couvrir les taxes dues ;
• le demandeur remplit toute exigence relative à l'entrée anticipée10 autre que le paiement des taxes ;
• les documents visés à l'article 20 PCT sont déjà à la disposition de l'OEB agissant en qualité d'office désigné ou élu à la date de réception de la requête en traitement anticipé.

2.3 Les documents visés à l'article 20 PCT sont à la disposition de l'OEB si

• la demande internationale a déjà été publiée11 ;
• la demande internationale a été déposée auprès de l'OEB agissant en qualité d'office récepteur ;
• l'OEB est l'administration chargée de la recherche internationale (supplémentaire)12 ou l'administration chargée de l'examen préliminaire international13 ;
• le Bureau international (BI) de l'OMPI a communiqué la demande internationale à l'OEB agissant en qualité d'office désigné avant la publication, conformément à la requête expresse du demandeur au titre de la règle 47.4 PCT.

2.4 Les documents visés à l'article 20 PCT sont nécessaires à l'OEB afin qu'il puisse établir si une taxe additionnelle est exigible pour chaque page de la demande à partir de la 36^ème14 (cf. points 3.2 a) ii) et 5.2 RPA). Des copies de la demande internationale produites par le demandeur lors de l'entrée anticipée dans la phase européenne ne peuvent pas être utilisées à cette fin.

2.5 Si les documents visés à l'article 20 PCT ne sont pas à la disposition de l'OEB lorsque la requête en traitement anticipé est présentée, c'est-à-dire si la demande internationale n'a pas encore été publiée, et que l'OEB n'est ni l'office récepteur ni l'administration chargée de la recherche internationale (supplémentaire) ou l'administration chargée de l'examen préliminaire international, l'OEB demandera au BI de lui fournir ces documents (article 13.1) PCT ensemble la règle 47.4 PCT).

2.6 Les taxes dues seront ensuite prélevées automatiquement à la date à laquelle ces documents sont reçus du BI, si bien que la date effective d'entrée anticipée est repoussée à cette date.

2.7 Les taxes dues peuvent également être acquittées à l'aide d'un autre mode de paiement autorisé, à la date à laquelle la requête en traitement anticipé est présentée. Dans ce cas, le demandeur doit calculer lui-même toute taxe additionnelle. L'OEB vérifiera que le demandeur a correctement effectué ce calcul lorsqu'il recevra du BI les documents visés à l'article 20 PCT. Si toutes les taxes dues, y compris toute taxe additionnelle, ont été correctement acquittées et s'il a été satisfait à toutes les autres conditions à remplir pour que l'entrée anticipée produise ses effets, la requête en traitement anticipé prend effet à la date du paiement.

2.8 Si les taxes dues lors de la présentation de la requête en traitement anticipé sont acquittées à l'aide d'un autre mode de paiement autorisé, l'OEB renonce à prélever ces taxes sur la base de l'ordre de prélèvement automatique (cf. point 11 RPA).

2.9 Les autres taxes dues au titre de la règle 159(1) CBE et venant à échéance à une date ultérieure, par exemple la taxe d'examen, la taxe de désignation et la taxe annuelle due pour la troisième année, seront prélevées automatiquement conformément aux points 5.1 et 6 RPA, c'est-à-dire le dernier jour des délais prévus respectivement par les règles 70(1), 39(1) et 51(1) CBE.

III. Annexe B à la RCC

L'annexe B de la version 2015 de la RCC a été supprimée, étant donné que toutes les informations nécessaires sur les services de paiement des taxes en ligne (par exemple le manuel d'utilisation) sont publiées sur le site Internet de l'OEB. L'appendice de l'annexe B a donc été lui aussi supprimé.

Les annexes C.1 et C.2 de la version 2015 de la RCC restent en vigueur. Elles ont été renumérotées et figurent désormais en tant qu'annexes B.1 et B.2 dans la version 2017 de la RCC.

IV. Entrée en vigueur

À l'exception des points visés au paragraphe ci-dessous, les textes révisés entrent en vigueur le 1^er décembre 2017 et remplacent ceux en date du 1^er avril 2015 (publication supplémentaire 3 – JO OEB 2015).

Les points 2.1 b), 3.2 a), 5.1 et 6.1 de l'Annexe A.1 et toutes les dispositions explicatives correspondantes de l'Annexe A.2 qui régissent la procédure de prélèvement automatique pour les demandes internationales entrant dans la phase européenne avec une requête en traitement anticipé (article 23.2) PCT ou 40.2) PCT) entrent en vigueur le 1^er novembre 2017.