EUROPÄISCHES PATENTAMT
Vertretung
Anweisungen an die Bewerber für den Ablauf der europäischen Eignungsprüfung 2021
Das Prüfungssekretariat,
gestützt auf die Vorschriften über die europäische Eignungsprüfung für zugelassene Vertreter (VEP), in Kraft getreten am 1. Januar 2009 (ABl. EPA 2009, 9), insbesondere auf Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe b, beschließt mit Wirkung vom 1. März 2021:
I. Allgemeines
1. Diese Anweisungen gelten sowohl für die Vorprüfung als auch für die Hauptprüfung, bestehend aus den vier Aufgaben A, B, C und D, und für jeden Prüfungsteil dieser Aufgaben.
2. Die europäische Eignungsprüfung (EEP) 2021 wird online abgehalten unter Verwendung der Plattform WISEflow mit einem LockDown-Browser. Die Prüfungsaufsicht erfolgt mit computerbasiertem Proctoring auf der Basis von Bild- und Audioaufzeichnungen, unterstützt durch künstliche Intelligenz sowie ergänzt durch menschliche Aufsicht.
3. Für die Durchführung der Vor- und Hauptprüfung ernennt das Prüfungssekretariat Aufsichtspersonen gemäß Regel 18 (2) der Ausführungsbestimmungen zu den Vorschriften über die europäische Eignungsprüfung (ABVEP).
4. Die Anweisungen des Systems bzw. der Aufsichtspersonen sind unbedingt, jederzeit und uneingeschränkt auszuführen. Die Prüfungsaufsicht notiert die Namen der Bewerber, die diesen Anweisungen zuwiderhandeln, und fügt jegliche weitere relevante Information dem Bericht für die Prüfungskommission bei. Die Prüfungskommission kann entsprechende Maßnahmen gemäß Regel 19 und 20 ABVEP ergreifen.
5. Die Prüfungsaufgaben werden den Bewerbern in den drei Amtssprachen des EPA im PDF-Format zur Verfügung gestellt.
6. Bewerber der Vorprüfung dürfen ihre Antworten ausschließlich über die bereitgestellte Oberfläche in WISEflow einreichen.
7. Bewerber der Hauptprüfung dürfen ausschließlich den bereitgestellten Text-Editor in WISEflow für die Erstellung ihrer Antwort verwenden.
8. Es ist den Bewerbern nicht gestattet, ihren Namen oder ihre Initialen bei der Beantwortung zu verwenden.
9. Die Antworten werden in der Form bewertet, in der sie vom Bewerber am Ende der jeweiligen Prüfungsaufgabe bzw. des jeweiligen Prüfungsteils einer Aufgabe eingereicht wurden. Daher werden spätere Einwände nicht berücksichtigt.
10. Bewerber, die sich erst nach dem offiziellen Beginn einer Prüfungsaufgabe bzw. eines Prüfungsteils einer Aufgabe in den LockDown-Browser einloggen, dürfen die versäumte Zeit am Ende nicht nachholen, es sei denn, die Prüfungsaufsicht trifft in Ausnahmefällen eine andere Entscheidung.
11. Will sich ein Bewerber über die Durchführung der Vorprüfung oder Hauptprüfung beschweren, so hat er diese Beschwerde zusammen mit einer schriftlichen Darlegung des Sachverhalts so bald wie möglich, jedoch spätestens innerhalb des Tages der entsprechenden Prüfungsaufgabe per E-Mail an das Prüfungssekretariat zu übermitteln (helpdesk@eqe.org).
II. Technische Voraussetzungen
12. Um die Prüfung ablegen zu können, benötigen die Bewerber die erforderliche technische Ausrüstung, wie im Nutzerhandbuch beschrieben. Die gültige Fassung des Nutzerhandbuchs sowie der Anforderungen für die e-EEP 2021 (verfügbar auf eqe.org) sind verbindlich für Bewerber und ergänzen diese Anweisungen.
13. Die Bewerber sind selbst dafür verantwortlich, dass die Durchführung der EEP und die Überwachung ihres Computers oder Laptops kontinuierlich möglich sind und die Funktionalität des Mikrofons und der Kamera gegeben ist.
14. Die Bewerber sind insbesondere verantwortlich für:
a) die Internetverbindung;
b) die Stromversorgung;
c) die reibungslose Funktion der Hard- und Software auf dem von ihnen benutzten Computer/Laptop;
d) die korrekte und stabile Positionierung der externen Kamera, sodass der Bewerber während der gesamten Prüfungszeit im Kamerabild erkennbar ist;
e) den von ihnen benutzten Computer/Laptop; insbesondere darf der Computer während der Prüfung nicht durch automatische Updates oder andere Programme beeinträchtigt sein;
f) alle Dokumente im Zusammenhang mit der e-EEP zu lesen, sich mit der Prüfungssoftware (WISEflow und Zendesk) vertraut zu machen und die erforderliche technische Ausrüstung zu testen.
III. Prüfungsvorbereitung
15. Voraussetzung zur Teilnahme an der EEP ist das Anlegen eines Benutzerprofils in WISEflow sowie Zendesk (Anwendung für den Austausch mit der Prüfungsaufsicht während der Prüfung).
16. Bewerber dürfen ihre persönlichen Daten (insbesondere Name und vorhandene E-Mail-Adresse) ihrer WISEflow- und Zendesk-Benutzerprofile nicht ändern. Andernfalls kann der Bewerber nicht identifiziert und der Austausch mit einer Aufsichtsperson während der Prüfung nicht gewährleistet werden. Der Bewerber gilt in diesem Fall als nicht anwesend, und seine Antwort wird nicht bewertet.
17. Für die Teilnahme an der EEP ist ein gültiger amtlicher Lichtbildausweis (Personalausweis oder Reisepass) mit Bild erforderlich und bereitzuhalten. Dieser muss vor jeder Prüfung oder einem Teil davon (Flow) zur Identifizierung des Bewerbers in die Kamera gehalten werden (neben das Gesicht). Unabhängig davon können Aufsichtspersonen zu jeder Zeit während einer Prüfung vom Bewerber verlangen, seinen Personalausweis oder Reisepass in die Kamera zu halten.
18. Die Bewerber sind für ihre Arbeitsplätze selbst verantwortlich. Sie haben dafür zu sorgen, dass der Arbeitsplatz hell ausgeleuchtet ist und dass sich keine unerlaubten Hilfsmittel (siehe Punkt 20) in Reichweite befinden. Außerdem sind die Bewerber persönlich dafür verantwortlich, dass zulässige Hilfsmittel ausschließlich in zulässiger Form verwendet werden.
19. Bewerber müssen die Geräte zur Überwachung (Kamera und Mikrofon) sowie die Chat-Funktion (Zendesk) während der gesamten Prüfung aktiviert haben, wie im Nutzerhandbuch beschrieben.
20. Mit Ausnahme des für die Prüfung erforderlichen Computersystems (PC oder Laptop, Bildschirm, Tastatur, Maus usw.), Routers und Druckers sind keine anderen elektronischen Geräte (z. B. Taschenrechner, Digitaluhren, Tablets, Smartphones und Smartwatches) gestattet, es sei denn, sie wurden vom Prüfungssekretariat ausdrücklich vorab zugelassen. Die Nutzung von Kopfhörern, Headsets oder anderen, nicht elektronischen Vorrichtungen zur Geräuschreduktion wie z. B. Ohrstöpseln ist nicht gestattet.
21. Weiterhin sind die Bewerber dafür verantwortlich, dass während der Prüfung keine Beeinträchtigungen durch Dritte, Haustiere, Lärm o. Ä. erfolgen. Insbesondere dürfen während der Durchführung der Prüfung keine anderen Personen den Raum betreten oder sich währenddessen im Raum aufhalten.
22. Radiohören sowie das Abspielen anderer Arten von Geräuschen oder Musik sind nicht gestattet.
23. Essen, Getränke und Medikamente sind gestattet.
IV. Prüfungsaufsicht
24. Die Bewerber müssen alle in WISEflow verlangten notwendigen Schritte ausführen, sodass eine einwandfreie computerbasierte Überwachung durch die Software gewährleistet ist, z. B. Vorzeigen des Personalausweises/Passes, Rotieren der Kamera, etc.
25. Die Kamera- und Mikrofonaktivität wird während der gesamten Prüfung von den Aufsichtspersonen überwacht.
26. Die Identität der Bewerber wird in WISEflow überprüft. Die zu bearbeitenden Prüfungsaufgaben müssen von den Bewerbern eigenständig und ohne fremde Hilfe bearbeitet werden.
27. Bewerber dürfen ihre Zugangsdaten zu WISEflow und Zendesk nicht an Dritte weitergeben oder Dritten auf irgendeine andere Weise Zugang dazu ermöglichen.
28. Bewerber sollten während der Prüfung nicht sprechen, da dies von der Audioüberwachung erfasst und aufgenommen wird. Die Aufnahmen dieser Überwachung können zur Prüfung eines möglichen Verstoßes gegen diese Anweisungen herangezogen werden.
29. Die Bewerber dürfen die Prüfungsfragen weder kopieren noch abfotografieren, noch schriftlich oder mündlich weitergeben.
30. Der Bewerber muss dem Computer/Laptop bzw. der Kamera zugewandt sein. Das Gesicht und die Ohren des Bewerbers müssen frei erkennbar sein. Brillen sind zugelassen, allerdings nur als Sehhilfen.
31. Bewerber dürfen während der Prüfung grundsätzlich nicht aufstehen. Sie müssen während der Prüfung im Blickfeld der Kamera sein; ausgenommen sind die genannten Pausen.
a) Eine außerplanmäßige Pause während der Prüfung ist nur in Notfällen und nur bei Aufgabe A, Aufgabe B, den beiden Teilen der Aufgabe C und Teil D2 der Aufgabe D möglich, und zwar frühestens 30 Minuten nach dem offiziellen Beginn der Prüfung oder eines Teils davon (Flow).
b) Eine außerplanmäßige Pause sollte nicht länger als 3 Minuten dauern. Bewerber müssen die Aufsichtsperson mithilfe der Chat-Funktion (Zendesk) informieren, wenn sie eine außerplanmäßige Pause machen sowie wenn sie an ihren Platz zurückkehren. Bewerber müssen jedoch nicht auf eine Genehmigung durch das Aufsichtspersonal warten, bevor sie ihren Platz verlassen.
c) Während einer außerplanmäßigen Pause gelten Bewerber als offline. Die Prüfungszeit wird während einer außerplanmäßigen Pause jedoch nicht gestoppt.
32. Die Aufsichtspersonen können über die Chat-Funktion im Falle von eventuell auftretenden Problemen kontaktiert werden. Fragen zum Inhalt der Prüfungsaufgabe bzw. deren Interpretation werden aber grundsätzlich nicht beantwortet.
33. Bewerber dürfen innerhalb der ersten 30 Minuten ab Beginn der Prüfung oder eines Teils davon (Flow) den LockDown-Browser nicht schließen, den Raum nicht verlassen und sich vom Kamerafeld nicht entfernen, unabhängig davon, ob sie ihre Antwort einreichen oder die Prüfung beenden wollen.
34. Erhält ein Bewerber eine gesonderte Berechtigung zur Verwendung des Aufsichtskennworts, darf dieses nur einmalig für den bestimmten Zweck verwendet werden. Es ist eine individuelle Erlaubnis, das Kennwort zu verwenden. Jede andere Verwendung oder die Weitergabe des Kennworts wird als Betrugsversuch angesehen.
V. Fehlverhalten
35. Als betrügerisches Verhalten oder Fehlverhalten gilt u. a., aber nicht ausschließlich:
a) Identitätswechsel – vorgeben, jemand anderes zu sein, oder dafür sorgen, dass ein anderer seinen Platz in einer Prüfung einnimmt;
b) Verwendung von nicht autorisiertem Material bzw. nicht erlaubten elektronischen oder sonstigen Geräten (siehe Punkt 20 dieser Anweisungen);
c) Nichtbeachtung der Anweisungen der Prüfungsaufsicht in Bezug auf die Prüfungsvorschriften;
d) Empfang, Austausch oder Weitergabe von Informationen, die prüfungsbezogen sein könnten, durch Sprechen oder Verwenden schriftlicher Papiere/Notizen/Materialien im Internet auf einem Computer oder einem anderen elektronischen Gerät;
e) Kopieren von einem anderen Bewerber und Absprache oder Zusammenarbeit mit anderen Personen;
f) störendes Verhalten einschließlich der Verwendung beleidigender Sprache.
36. Die Bild- und Audioaufzeichnungen sowie ggf. die Chat-Protokolle können im Nachhinein zur Überprüfung auf Täuschungsversuche und Verstöße gegen die Vorschriften und Anweisungen der EEP herangezogen werden.
37. Verdächtige Vorkommnisse bei der Durchführung der Prüfung, die durch die im Nachhinein durchgeführte Kontrolle der Bild- und Audioaufzeichnungen festgestellt werden und eine etwaige Täuschung vermuten lassen, können durch die Prüfungskommission gemäß Regeln 19 und 20 ABVEP geahndet werden. Dies ist auch nach bereits erfolgter Bewertung und Veröffentlichung der Prüfungsergebnisse möglich. Gleiches gilt bei einer Störung, die der Bewerber grob fahrlässig oder bewusst herbeiführt, insbesondere durch Nichtbefolgen der Anweisungen.
38. Auch Verstöße gegen die Anweisungen, die keinen eindeutigen Täuschungsversuch darstellen, können zu Konsequenzen für den Bewerber führen. Bei erstmaligem Verstoß gegen die Anweisungen kann zunächst eine Verwarnung ausgesprochen werden. Falls dies im Wiederholungsfall geschieht, kann der Verstoß mit weiteren Konsequenzen gemäß Regeln 19 und 20 ABVEP geahndet werden.
39. Beeinträchtigungen während der Prüfung, die der Bewerber nicht zu verantworten bzw. zu vertreten hat, müssen dem Prüfungssekretariat innerhalb von 24 Stunden nach offiziell Ende der jeweiligen Prüfung mitgeteilt werden (via E-Mail an helpdesk@eqe.org).
VI. Rücknahme der Anmeldung
40. Bewerber können sich bis zum offiziellen Beginn einer Prüfungsaufgabe von dieser Aufgabe abmelden. Besteht eine Prüfungsaufgabe aus mehreren Teilen (Flows), muss die Abmeldung vor Beginn des ersten Teils (Flows) erfolgen und gilt dann für die gesamte Aufgabe. Eine Abmeldung soll schriftlich (per E-Mail) an das Prüfungssekretariat unter Angabe der EEPReg-Nummer erfolgen.
41. Tritt ein Bewerber eine Prüfungsaufgabe bzw. alle Prüfungsteile einer Aufgabe nicht an, so gilt seine Anmeldung zu dieser Aufgabe als zurückgenommen.
42. Ein Rücktritt von einer bereits gestarteten Prüfung ist ausgeschlossen. In diesem Fall wird von einer Teilnahme an der Prüfungsaufgabe ausgegangen. Eine Prüfung gilt als gestartet, wenn der entsprechende Prüfungsteil (Flow) bzw. im Falle der Vorprüfung sowie der Aufgaben C und D mindestens einer der entsprechenden Prüfungsteile gestartet wurde und, wo zutreffend, die Prüfungsfragen zum Druck freigegeben wurden.
VII. Schlussbestimmungen
43. Mit der Teilnahme an der Prüfung bestätigen die Bewerber, dass sie diesen Anweisungen Folge leisten und jegliches Verhalten unterlassen, das als betrügerisch angesehen werden könnte bzw. den Ablauf der Prüfung stört.