Artikel 18

EUROPÄISCHES PATENTAMT

Mitteilungen des EPA

Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 12. Februar 2025 über Verbesserungen beim automatischen Abbuchungsverfahren

Die Nutzer des automatischen Abbuchungsverfahrens werden von einem flexibleren System für die automatische Gebührenzahlung im europäischen Patenterteilungsverfahren profitieren. Ab 1. April 2025 können Nutzer zwischen drei Arten von automatischen Abbuchungsaufträgen wählen, die entweder alle Gebühren, alle Gebühren außer Jahresgebühren oder nur Jahresgebühren abdecken.

1. In der Amtsblattmitteilung vom 25. September 2024 (ABl. EPA 2024, A82) hat das EPA die Einführung einer neuen Gebührenarchitektur für Jahresgebühren angekündigt, die eine frühzeitige Erkennung von Gebühren, die ohne Fälligkeit entrichtet wurden, und deren umgehende Rückzahlung erlaubt. Diese neue Gebührenarchitektur war ein wesentlicher Schritt hin zur Umsetzung eines langjährigen Wunsches der Nutzer nach einem flexibleren System zur automatischen Abbuchung fälliger Gebühren während des gesamten europäischen Patenterteilungsverfahrens.

2. Ab 1. April 2025 bietet das EPA den Nutzern die Möglichkeit, zwischen drei Arten von automatischen Abbuchungsaufträgen zur Gebührenzahlung im europäischen Erteilungsverfahren zu wählen. Die vorliegende Mitteilung gibt einen Überblick über diese neuen Optionen und erläutert deren Auswahl sowie die Konsequenzen für die betreffende Patentanmeldung. Außerdem werden die damit verbundenen Änderungen in den Vorschriften über das laufende Konto (VLK) und ihren Anhängen, insbesondere den Vorschriften über das automatische Abbuchungsverfahren (VAA) beschrieben.

3. Die Überarbeitung der VLK im Hinblick auf die Einführung der verschiedenen Arten von automatischen Abbuchungsaufträgen wird zum Anlass genommen, um einige weitere Änderungen seit der letzten Überarbeitung der VLK abzubilden, insbesondere in Bezug auf Entwicklungen bei den Einreichungstools des EPA.

I. Verschiedene Arten von automatischen Abbuchungsaufträgen

4. Mit dem automatischen Abbuchungsverfahren können Sie dem EPA einen automatischen Abbuchungsauftrag erteilen, um in dem Verfahren, für das der Auftrag erteilt wird, die automatische Zahlung der fälligen Gebühren sicherzustellen. Nach dem derzeitigen System können Sie entweder die vollständig automatische Zahlung aller fälligen Gebühren wählen oder einzelne Gebühren bei ihrer Fälligkeit per separaten Abbuchungsauftrag oder über eine andere Zahlungsmethode entrichten. Bei diesem System werden keine Fälle berücksichtigt, in denen im Laufe des europäischen Patenterteilungsverfahren unterschiedliche Personen für die Gebührenzahlung zuständig sind, z. B. wenn der Vertreter alle Verfahrensgebühren und der Anmelder oder eine Gebührenabwicklungsfirma die Jahresgebühren entrichtet.

5. Im Hinblick auf mehr Flexibilität bei der Nutzung des automatischen Abbuchungsverfahrens können Sie ab 1. April 2025 zwischen den folgenden drei Arten von automatischen Abbuchungsaufträgen im europäischen Patenterteilungsverfahren wählen:

• automatischer Abbuchungsauftrag für alle Gebühren,
• automatischer Abbuchungsauftrag für alle Gebühren außer Jahresgebühren und
• automatischer Abbuchungsauftrag nur für Jahresgebühren.

6. Diese drei Arten von automatischen Abbuchungsaufträgen stehen nur im europäischen Verfahren zur Auswahl. In PCT-Verfahren und in Einheitspatente betreffenden Verfahren vor dem EPA wird weiterhin nur eine Art von automatischem Abbuchungsauftrag für alle Gebühren verfügbar sein. Die Gebührenarten, die von einem automatischen Abbuchungsauftrag für alle Gebühren abgedeckt sind, bleiben unverändert. Das heißt, dass die nach Nummer 3.3 VAA (zuvor Nummer 3.2 VAA) nicht vom automatischen Abbuchungsverfahren abgedeckten Gebühren weiterhin von dieser Zahlungsmethode ausgeschlossen sind. Mit anderen Worten: in Fällen, in denen für den automatischen Abbuchungsauftrag die Option Alle Gebühren außer Jahresgebühren ausgewählt wird, sind die Gebühren unter Nummer 3.3 VAA von der automatischen Abbuchung ebenso ausgeschlossen wie Jahresgebühren und Zuschlagsgebühren nach Regel 51 (2) EPÜ. Diese Gebühren müssen über eine andere Zahlungsmethode entrichtet werden. Der Abbuchungsauftrag Nur Jahresgebühren dagegen deckt ausschließlich alle Jahresgebühren und Zuschlagsgebühren nach Regel 51 (2) EPÜ ab.

7. Sie können Ihren automatischen Abbuchungsauftrag für alle Gebühren und für alle Gebühren außer Jahresgebühren im Abschnitt Gebühren der entsprechenden Einreichungsformblätter in der Online-Einreichung 2.0 oder in der Zentralen Gebührenzahlung einreichen. Wenn Sie in der Online-Einreichung 2.0 im Auswahlmenü Zahlungsmethode die Option Automatischer Abbuchungsauftrag auswählen, deckt der Abbuchungsauftrag standardmäßig alle Gebühren ab, um die unbeabsichtigte Nichtzahlung von Jahresgebühren zu verhindern. Um Jahresgebühren von Ihrem automatischen Abbuchungsauftrag auszuschließen, müssen Sie das Kästchen Jahresgebühren von der Zahlung über automatischen Abbuchungsauftrag ausschließen auswählen. Dies entspricht dann der zweiten Art von automatischem Abbuchungsauftrag, der alle Gebühren außer Jahresgebühren abdeckt. Automatische Abbuchungsaufträge der Art Nur Jahresgebühren können nur über die Zentrale Gebührenzahlung eingereicht werden, indem Sie unter Verwaltung automatischer Abbuchungen die Option Automatischen Abbuchungsauftrag erteilen auswählen. Die Art des automatischen Abbuchungsauftrags kann über ein Auswahlmenü ausgewählt werden. In der Online-Einreichung des EPA steht die Option, Jahresgebühren von der automatischen Abbuchung auszuschließen, nicht zur Verfügung, d. h. dass über die Online-Einreichung des EPA eingereichte automatische Abbuchungsaufträge immer alle Gebühren abdecken.

8. Wird ein automatischer Abbuchungsauftrag für eine Anmeldung eingereicht, für die bereits ein automatischer Abbuchungsauftrag aktiv ist, der zumindest teilweise dieselben Gebührenarten abdeckt, so gilt der neu eingereichte automatische Abbuchungsauftrag als ungültig und wird nicht ausgeführt. Dies gilt zum Beispiel, wenn ein automatischer Abbuchungsauftrag nur für Jahresgebühren bereits aktiv ist und ein zusätzlicher automatischer Abbuchungsauftrag für alle Gebühren eingereicht wird oder umgekehrt. Wenn Sie einen automatischen Abbuchungsauftrag in der Zentralen Gebührenzahlung einreichen, werden Sie sofort informiert, wenn für die ausgewählte Anmeldung bereits ein anderer automatischer Abbuchungsauftrag aktiv ist. Dabei wird Ihnen auch mitgeteilt, welche Art von automatischem Abbuchungsauftrag derzeit aktiv ist und welche Art von automatischem Abbuchungsauftrag noch eingereicht werden kann. Das bedeutet, dass nur Abbuchungsaufträge der Art Alle Gebühren außer Jahresgebühren und Nur Jahresgebühren gleichzeitig für eine Anmeldung aktiv sein können. Um den Geltungsbereich eines aktiven automatischen Abbuchungsauftrags zu erweitern, z. B. von einem nur für Jahresgebühren geltenden zu einem für alle EP-Gebühren geltenden, so muss der erste automatische Abbuchungsauftrag in der Zentralen Gebührenzahlung widerrufen und ein neuer automatischer Abbuchungsauftrag eingereicht werden.

9. In der Übersicht für erteilte/widerrufene automatische Abbuchungsaufträge wird eine Zurückweisungsmeldung angezeigt, wenn ein ungültiger automatischer Abbuchungsauftrag in der Zentralen Gebührenzahlung eingereicht oder über die Online-Einreichung 2.0 oder die Online-Einreichung des EPA eingereicht und verarbeitet wird. Wenn Sie einen Sammelantrag für automatische Abbuchungsaufträge hochladen, wird Ihnen eine Zusammenfassung aller akzeptierten und zurückgewiesenen Anträge angezeigt. Weitere Einzelheiten zu jedem der automatischen Abbuchungsaufträge des Sammelantrags finden sich in der Übersicht für erteilte/widerrufene automatische Abbuchungsaufträge. Um zu verhindern, dass Fristen für Gebührenzahlungen unbeabsichtigt versäumt werden, sollten Sie stets die Zentrale Gebührenzahlung nutzen, um den Status Ihrer automatischen Abbuchungsaufträge zu prüfen, wenn sie über die Online-Einreichung 2.0 oder die Online-Einreichung des EPA eingereicht werden, sowie um Ihre automatischen Abbuchungsaufträge zu verwalten.

II. Änderung der VLK und ihrer Anhänge

a) Änderungen infolge der Einführung verschiedener Arten von automatischen Abbuchungsaufträgen

10. Als Teil der Vorschriften über das laufende Konto (VLK) bilden die Vorschriften über das automatische Abbuchungsverfahren (VAA) die spezifische Rechtsgrundlage für das automatische Abbuchungsverfahren. Im Hinblick auf die neuen Arten von automatischen Abbuchungsaufträgen, insbesondere auf die Option, nur Jahresgebühren automatisch abzubuchen, wurde die Nummer 1.3 geändert, um klarzustellen, dass automatische Abbuchungsaufträge nicht auf bestimmte Gebührenarten mit Ausnahme der von den neuen Arten von Abbuchungsaufträgen abgedeckten eingeschränkt werden können. Daneben wurden in Nummer 3 der VAA die Arten von automatischen Abbuchungsaufträgen und die abgedeckten Gebührenarten ergänzt. Eine neue Nummer 3.1 wurde hinzugefügt, in der die drei neuen Arten von automatischen Abbuchungsaufträgen für das europäische Verfahren aufgeführt sind. Die bisherigen Nummern 3.1 und 3.2 wurden entsprechend umnummeriert. Ferner wurde die Nummer 4.1 VAA dahin gehend geändert, dass das EPA nur solche Gebühren von einem laufenden Konto abbuchen wird, die von der automatische Abbuchung und von der Art des gewählten automatischem Abbuchungsauftrags erfasst sind.

11. Die neuen Arten von automatischen Abbuchungsaufträgen wurden auch in den Anhang A.2 zu den VLK – Hinweise des EPA zum automatischen Abbuchungsverfahren, insbesondere Nummern I und II, Zu Nummer 3 VAA aufgenommen. Daneben wurde in Zu Nummer 3 VAA, II.2 der Verweis auf die frühere Nummer 3.2 a) VAA aktualisiert, um der Neunummerierung infolge der neu eingeführten Nummer 3.1 VAA Rechnung zu tragen.

b) Zusätzliche Änderungen

12. Die Änderung der VAA wurde zum Anlass genommen, auch die VLK im Hinblick auf die neuesten Entwicklungen zu aktualisieren, die sich auf die Einreichung von Abbuchungsaufträgen in den EPA-Tools für die Online-Einreichung auswirken. In die Nummer 7.1.2 VLK wurden alle relevanten Online-Formblätter aufgenommen, die die Einreichung von Abbuchungsaufträgen in einem elektronisch verarbeitbaren Format erlauben, einschließlich insbesondere der Formblätter 7000 und 7038 für das Einheitspatentverfahren. Dasselbe gilt für die Nummer 15.2 in Bezug auf die Einreichung von Rückerstattungsanweisungen.

13. Unter den Nummern 7.1.3 und 15.3 VLK wurden die Beispiele für ungültige Einreichungswege für Abbuchungsaufträge gestrichen. Grund dafür ist insbesondere, dass der Dienst zur Web-Einreichung vollständig eingestellt wurde und seit 1. Januar 2025 nicht mehr verfügbar ist.1 Dasselbe gilt für die Faxeinreichung.2 Obwohl auf Papier eingereichte Abbuchungsaufträge weiterhin ungültig sind, wird ihre Anführung als Beispiel als überflüssig betrachtet und wurde deshalb ebenso wie der EPO Contingency Upload Service gestrichen.

14. Der EPO Contingency Upload Service steht als Ersatzdienst für den unwahrscheinlichen Fall der Nichtverfügbarkeit der EPA-Dienste für die Online-Einreichung oder in Notfällen zur Verfügung. Mit diesem Dienst können Nutzer PDF-Dokumente hochladen, ohne ein EPA-Konto erstellen oder sich dafür anmelden zu müssen.3 Der EPO Contingency Upload Service erlaubt keine Einreichung von Abbuchungsaufträgen in einem elektronisch verarbeitbaren Format wie nach Nummer 7.1.2 VLK verlangt und ist somit kein gültiger Einreichungsweg für Abbuchungsaufträge im Allgemeinen. Um aber dem Zweck des EPO Contingency Upload Service als Einreichungsweg in Notfällen auch für Abbuchungsaufträge Rechnung zu tragen, wurde eine neue Nummer 7.1.4 VLK hinzugefügt. Gemäß Nummer 7.1.4 VLK können Abbuchungsaufträge ausnahmsweise auch über den EPO Contingency Upload Service eingereicht werden, sofern es sich um einen echten Notfall handelt, d. h. wenn am letzten Tag für die Zahlung der Gebühr, für die ein Abbuchungsauftrag eingereicht wird, der Nutzer aufgrund eines Systemausfalls unabhängig von dessen Quelle daran gehindert war, den Abbuchungsauftrag in einem elektronisch verarbeitbaren Format einzureichen. Damit das EPA feststellen kann, ob diese Erfordernisse erfüllt sind, müssen zusammen mit dem Abbuchungsauftrag Nachweise für den Systemausfall (z. B. Screenshots) vorgelegt werden.

III. Inkrafttreten

15. Die Änderungen der VLK und ihrer Anhänge treten am 1. April 2025 in Kraft. Die drei verschiedenen Arten von automatischen Abbuchungsaufträgen stehen ab diesem Datum zur Verfügung. Automatische Abbuchungsaufträge, die zu diesem Datum bereits aktiv sind, bleiben davon unberührt und bleiben für alle Gebühren wirksam mit Ausnahme der nach Nummer 3.3 VAA ausdrücklich vom automatischen Abbuchungsverfahren ausgeschlossenen Gebühren. Wenn Sie die Art des automatischen Abbuchungsauftrags ändern möchten, so muss der aktive Abbuchungsauftrag gemäß Nummer 10 VAA in der Zentralen Gebührenzahlung widerrufen werden, bevor ein neuer automatischer Abbuchungsauftrag anderer Art vorzugsweise in der Zentralen Gebührenzahlung eingereicht werden kann.