EUROPÄISCHES PATENTAMT
Mitteilungen des EPA
Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 22. Oktober 2021 über die Ausstellung von EPA-Ausweisen für zugelassene Vertreter/innen
Zugelassene Vertreter/innen, die in der beim Europäischen Patentamt gemäß Artikel 134 (1) EPÜ geführten Liste eingetragen sind, können einen EPA-Ausweis erhalten, der den Zugang zu den EPA-Dienstgebäuden ermöglicht und in Verfahren vor dem EPA (in den Räumlichkeiten des EPA oder als Videokonferenz) als Identitätsnachweis dient. Der Ausweis kann beim EPA in München, Den Haag, Berlin oder Wien vor Ort oder per Videoanruf beantragt werden.
Beantragung in den Dienstgebäuden des EPA
EPA-Ausweise für zugelassene Vertreter/innen können in den Dienstgebäuden des EPA zu folgenden Zeiten beantragt werden:
München (PschorrHöfe und Isargebäude): Montag bis Freitag von 09.00 - 11.00 Uhr und 13.00 - 14.00 Uhr
Den Haag: Montag, Mittwoch und Freitag von 13.00 - 14.30 Uhr.
Außerhalb dieser Zeiten vereinbaren Sie bitte einen Termin per E-Mail an serviceline@epo.org.
Berlin: Bitte senden Sie eine E-Mail an serviceline@epo.org. Wir setzen uns dann mit Ihnen in Verbindung, um einen Termin zu vereinbaren.
Wien: Bitte senden Sie eine E-Mail an servicepointvienna@epo.org. Wir setzen uns dann mit Ihnen in Verbindung, um einen Termin zu vereinbaren.
Zur Beantragung Ihres Ausweises in den Dienstgebäuden des EPA wenden Sie sich direkt an das Sicherheitspersonal in der Empfangsloge. Sie werden dann gebeten, sich auszuweisen, z. B. mit Ihrem Reisepass oder Ihrem Personalausweis. Nach erfolgter Überprüfung macht das Sicherheitspersonal ein Foto von Ihnen und fertigt Ihren Ausweis an. Wenn Sie Ihren Ausweis in den EPA-Dienstgebäuden in Berlin oder Wien beantragen, wird der Ausweis in München angefertigt und innerhalb weniger Tage mit der Post an Sie geschickt.
Aktuelle Informationen zu unseren Maßnahmen gegen COVID-19 finden Sie im Abschnitt Externe Partner/Besucher auf unserer Website (epo.org/news-events/covid-19_de.html).
Beantragung per Videoanruf
Senden Sie eine E-Mail an support@epo.org, in der Sie Folgendes angeben:
1. Ihren vollständigen Namen sowie
2. Ihre Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie eine Geschäftsadresse, an die der Ausweis gesendet werden soll).
3. Bitte fügen Sie der E-Mail auch ein Foto von Ihnen im jpeg-Format bei (Auflösung mindestens 400 dpi, ICAO-Standard, weißer Hintergrund).
Ihr Antrag wird wie folgt bearbeitet:
Sobald der Antrag von support@epo.org registriert wurde und alle unter den Nummern 1 bis 3 genannten Voraussetzungen erfüllt sind, setzt sich der Sicherheitsdienst des EPA mit Ihnen in Verbindung, um einen Termin für einen Videoanruf zu vereinbaren.
In dem Videoanruf werden Sie gebeten, sich auszuweisen (z. B. mit Ihrem Reisepass oder Ihrem Personalausweis).
Sobald Ihre Identität überprüft und alle Anforderungen erfüllt sind, wird Ihr Ausweis angefertigt und per Einschreiben an Ihre Geschäftsadresse geschickt.
Wenn Sie Ihren Ausweis für den Zugang zu den EPA-Dienstgebäuden nutzen möchten, müssen Sie sich bei Ihrem nächsten Besuch im EPA an den Sicherheitsdienst des Amts wenden, um Ihren Ausweis aktivieren zu lassen. Für die Nutzung als Identitätsnachweis ist keine Aktivierung erforderlich.
DATENSCHUTZHINWEIS
Die erhobenen personenbezogenen Daten werden zur Erstellung von EPA-Ausweisen für zugelassene Vertreter/innen benötigt, denen sie Zugang zu den EPA-Dienstgebäuden ermöglichen und in Verfahren vor dem EPA als Identitätsnachweis dienen. Die gemachten Angaben überprüft der EPA-Sicherheitsdienst anhand des beim EPA gemäß Artikel 134 (1) EPÜ geführten öffentlich zugänglichen Verzeichnisses zugelassener Vertreter.
Wenn Sie die geforderten Angaben machen, wird das EPA Ihre personenbezogenen Daten gemäß seinen Datenschutzrichtlinien verarbeiten und unter gebührenden Sicherheitsvorkehrungen nur so lange speichern, wie es für die vorgenannten Zwecke notwendig ist, d. h. im Kartenverwaltungssystem, solange der Ausweis gültig ist, im CRM-Ticket-System während der Laufzeit des Vertrags mit dem für die Anwendung zuständigen Unternehmen und in den Ticket-Systemen des EPA ebenfalls, solange der Ausweis gültig ist (fünf Jahre ab Ausstellungsdatum). Das EPA löscht Ihre personenbezogenen Daten, sobald diese nicht mehr benötigt werden. Vielleicht möchten Sie lieber keine Auskünfte geben und auf einen Ausweis verzichten. In diesem Fall wird das EPA Ihre personenbezogenen Daten nicht verarbeiten. Entscheiden Sie sich dafür, Auskunft zu geben, gelten die vorgenannten Richtlinien für die Datenaufbewahrung und -sicherheit, solange das EPA die Daten speichert.
Sie haben gemäß Artikel 14 der Datenschutzrichtlinien das Recht, auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen, sie zu berichtigen und zu löschen sowie die Verarbeitung dieser Daten zu beschränken und ihr zu widersprechen. Wenn Sie von einem dieser Rechte Gebrauch machen möchten, wenden Sie sich bitte schriftlich an den delegierten Datenverantwortlichen unter der folgenden E-Mail-Adresse: support@epo.org. Ihr Antrag wird in der Regel innerhalb von drei Monaten nach Eingang bearbeitet. Gemäß Artikel 14 (7) der Datenschutzrichtlinien kann dieser Zeitraum jedoch bei Bedarf unter Berücksichtigung der Komplexität und Zahl der eingegangenen Anträge verlängert werden. Das EPA wird Sie in diesem Fall entsprechend informieren.
Datenverantwortlicher ist das Europäische Patentamt (EPA). Zuständig für diesen Verarbeitungsvorgang (d. h. delegierter Datenverantwortlicher) ist die Hauptdirektion Allgemeine Verwaltung des EPA (HD 4.4).
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die HD 4.4 (support@epo.org).
Alternativ können Sie sich auch an den Datenschutzbeauftragten wenden (dpo@epo.org).