MITTEILUNGEN DES EPA
Aktualisierte Informationen über die Durchführung von Rücksprachen und mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz
Anmelder und ihre Vertreter können beantragen, dass Rücksprachen oder mündliche Verhandlungen vor einer Prüfungsabteilung als Videokonferenz durchgeführt werden.
1. Antrag auf Durchführung einer Videokonferenz
Anträge auf die Durchführung von Rücksprachen oder mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz sollten beim EPA in der gleichen Weise eingereicht werden wie alle anderen Anträge zu anhängigen europäischen Patentanmeldungen. Insbesondere ist die Anmeldenummer anzugeben.
Eine als Videokonferenz durchgeführte mündliche Verhandlung und eine in der herkömmlichen Form in den Räumlichkeiten des EPA abgehaltene mündliche Verhandlung sind gleichwertig. Ein Antrag auf erneute mündliche Verhandlung vor demselben Organ kann somit (unabhängig davon, ob er sich auf eine Videokonferenz oder auf eine andere Form der Verhandlung bezieht) abgelehnt werden, wenn die Parteien und der dem Verfahren zugrunde liegende Sachverhalt unverändert geblieben sind (Artikel 116 (1) EPÜ). Eine Verzichtserklärung des Anmelders wird ab sofort nicht mehr verlangt. Allerdings wird darauf hingewiesen, dass die Entscheidung, ob einem Antrag auf die Durchführung einer mündlichen Verhandlung als Videokonferenz stattgegeben wird, im Ermessen der Prüfungsabteilung liegt (siehe 2.)
2. Behandlung des Antrags auf Durchführung einer Videokonferenz
Der Antrag wird dem beauftragten Prüfer, der mit der Bearbeitung der betreffenden Akte befasst ist, zur Entscheidung zugeleitet. Soll eine mündliche Verhandlung als Videokonferenz durchgeführt werden, so ist die Prüfungsabteilung für die Entscheidung zuständig. Je nach Sachlage entscheidet der beauftragte Prüfer bzw. die Prüfungsabteilung nach eigenem Ermessen und im Einzelfall, ob eine Videokonferenz zweckdienlich ist. Kann dem Antrag nicht stattgegeben werden, so erhält der Antragsteller eine Mitteilung, in der die Gründe für die Ablehnung angegeben sind. In dieser Angelegenheit ergeht keine beschwerdefähige Entscheidung.
Wird dem Antrag stattgegeben, so wird mit dem Antragsteller ein Termin an einem Werktag während der Arbeitszeit des EPA abgesprochen. Dieser Termin wird in einem Schreiben oder per Fax bestätigt, das gegebenenfalls weitere sachdienliche Informationen enthält. Gleichzeitig wird nach dem amtsinternen Reservierungsverfahren ein Videokonferenzraum reserviert.
3. Erforderliche Ausstattung
Die Videokonferenzräume des EPA sind nur für den amtsinternen Gebrauch bestimmt und stehen daher nicht für eigene Zwecke des Anmelders oder des Vertreters zur Verfügung.
Die Videokonferenzräume des EPA sind mit je einer ISDN-Videokonferenzanlage ausgestattet (H.261/H.320, ITU-kompatibel, Kanalbündelung oder H.244, Videokodierung nach CIF/H.261, Audiokodierung nach G.722, maximale Übertragungsrate 768 Kbit/s bei Nutzung von 12 Kanälen). Darüber hinaus steht in jedem Videokonferenzraum ein Faxgerät; auf Anfrage kann eine Dokumentenkamera mit Zoomfunktion zur Verfügung gestellt werden. Videokonferenzen müssen mit einer Übertragungsrate von mindestens 256 Kbit/s, vorzugsweise aber mindestens 384 Kbit/s, durchgeführt werden. Der Anmelder oder sein Vertreter hat zu gewährleisten, dass seine Videokonferenzanlage diese Übertragungsrate anbietet.
4. Standorte der Videokonferenzräume des EPA
Den Prüfungsabteilungen stehen im Rahmen des europäischen Patenterteilungsverfahrens Videokonferenzräume des EPA in München, Den Haag und Berlin zur Verfügung. Die vom Anmelder zu benutzende Einwahlnummer wird ihm in der Mitteilung bekannt gegeben, in der die Videokonferenz zugelassen wird.
5. Kosten
Das EPA erhebt keine spezielle Gebühr für Rücksprachen oder mündliche Verhandlungen, die als Videokonferenz durchgeführt werden. Der Antragsteller hat die Verbindungskosten zu tragen; er wird vom EPA aufgefordert, zum abgesprochenen Termin die angegebene Nummer des Videokonferenzraums anzuwählen.