Article 21

OFFICE EUROPÉEN DES BREVETS

Communications de l'OEB

Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 9 février 2024, relatif aux nouvelles fonctionnalités de MyEPO Portfolio

1. MyEPO Portfolio est un service en ligne sécurisé, basé sur Internet, à l'intention des parties aux procédures devant l'OEB. Il facilite l'accès à plusieurs services en ligne, permet l'échange d'informations numériques et offre une approche moderne et simplifiée pour déposer des documents au titre des procédures.

2. Depuis son lancement en juin 2022, MyEPO Portfolio est amélioré en permanence. Au cours de l'année 2023, de nouvelles fonctionnalités ont été mises à disposition, y compris un espace partagé permettant une interaction directe entre divisions d'examen et utilisateurs, d'autres solutions que la carte à puce pour l'authentification des utilisateurs et un espace mandataires permettant aux mandataires agréés de gérer leur inscription sur la liste des mandataires agréés près l'OEB.1

3. Le 1^er avril 2024, l'OEB déploie de nouvelles fonctionnalités dans MyEPO Portfolio, telles que décrites dans le présent communiqué. En parallèle, la Décision du Président relative au service en ligne basé sur Internet MyEPO Portfolio et à la signification par voie électronique via la Mailbox2 a été actualisée, de manière à refléter la portée élargie et les nouvelles fonctionnalités de MyEPO Portfolio. Il est par ailleurs renvoyé à la Décision du Président relative au service en ligne basé sur Internet MyEPO Portfolio dans le cadre des procédures relatives aux brevets européens à effet unitaire.3

4. Le service MyEPO Portfolio fourni est sans incidence sur les moyens existants de dépôt de documents, de signification par voie électronique et d'inspection publique ; il comprend aussi un lien vers le paiement centralisé des taxes. Le lancement des nouvelles fonctionnalités de MyEPO Portfolio est sans incidence sur ces autres services en ligne de l'OEB. Les utilisateurs pourront continuer d'utiliser My Files et le portail d'administration et d'accéder à la Mailbox selon la manière habituelle jusqu'à ce que ces outils soient mis hors service, ce qui est prévu pour juin 2024.

Accès

5. Lorsque plusieurs mandataires agréés ont été désignés individuellement, seul le premier mandataire cité a accès au dépôt électronique ou à l'inspection publique des dossiers relatifs à des demandes non publiées.

6. Les autres utilisateurs peuvent accéder via MyEPO Portfolio aux demandes de brevet européen publiées, ainsi qu'aux brevets européens ou aux brevets européens à effet unitaire publiés. Les utilisateurs peuvent ainsi présenter certaines requêtes concernant des demandes ou des brevets qui ne font pas partie de leur portefeuille, par exemple des requêtes en inscription de transferts, des requêtes en inscription ou en radiation de licences ou d'autres droits ou des demandes de copies certifiées conformes.

Signification par voie électronique

7. La signification par voie électronique englobe les décisions, citations, communications et notifications qui figurent dans une liste publiée sur le site Internet de l'OEB ou sous une autre forme adaptée.

8. Comme auparavant, il peut être accédé à la Mailbox via MyEPO Portfolio, via le service de Mailbox existant, ou, sur requête, via une interface de programmation d'application (API). L'accès via le service de Mailbox existant restera disponible jusqu'à sa mise hors service, qui est prévue pour juin 2024.

Dépôt électronique

9. MyEPO Portfolio donne aux utilisateurs la possibilité de déposer certains types de réponses, de requêtes, de communications ou d'autres documents, ainsi que des documents d'accompagnement, pour autant que l'acte en question soit prévu dans MyEPO Portfolio et figure dans une liste publiée sur le site Internet de l'OEB ou sous une autre forme adaptée.4

10. Les documents susceptibles d'être déposés via MyEPO Portfolio couvrent les actes de procédure à accomplir en réponse à une notification de l'OEB dans le délai prescrit, qui sont signalés automatiquement par le système ("actes de procédure en attente"), et les requêtes d'ordre procédural ainsi que d'autres actes qui ne sont pas signalés par le système, indépendamment de la question de savoir si un délai de réponse a été fixé.

11. Actuellement, les utilisateurs de MyEPO Portfolio peuvent accomplir les actes de procédure suivants, qui sont signalés automatiquement par le système :

• réponse à une notification prévue à la règle 71(3) CBE, y compris toute requête en correction de données bibliographiques présentée à ce stade ;
• requête en poursuite de la procédure avant ou après l'émission d'une constatation de la perte d'un droit, après expiration du délai de réponse à une notification prévue à la règle 71(3) CBE ;
• réponse aux notifications de la division d'examen relatives à des requêtes en correction ou en modification des données bibliographiques figurant dans la notification prévue à la règle 71(3) CBE, ou à d'éventuelles incohérences dans la traduction des revendications produite en réponse à la notification prévue à la règle 71(3) CBE ;
• réponse à une notification au titre de l'article 94(3) CBE ;
• requête en poursuite de la procédure avant ou après l'émission d'une constatation de la perte d'un droit, après expiration du délai de réponse à une notification prévue à l'article 94(3) CBE ;
• réponse au rapport de recherche européenne élargi (règle 70bis CBE) ;
• requête en poursuite de la procédure avant ou après l'émission d'une constatation de la perte d'un droit, après expiration du délai de réponse au rapport de recherche européenne élargi (règle 70bis CBE) ;
• réponse à l'invitation à indiquer les éléments devant faire l'objet de la recherche (règle 62bis ou règle 63 CBE).

12. Par ailleurs, les utilisateurs peuvent accomplir les actes suivants, qui ne sont pas signalés par le système :

• requête en correction ou en mise à jour des données bibliographiques d'une demande, notamment la rectification de la désignation d'un inventeur en application de la règle 21 CBE ;
• retrait d'une demande ;
• réponse à une notification au titre de la règle 161(1) et de la règle 162 CBE. Les utilisateurs peuvent ainsi déposer des modifications, des commentaires et/ou des observations en réponse à l'opinion écrite de l'administration chargée de la recherche internationale, au rapport d'examen préliminaire international établi par l'OEB, ou aux explications figurant dans le rapport de recherche internationale supplémentaire établi par l'OEB ;
• requête en inscription du transfert de demandes de brevet européen (règle 22 CBE), de brevets européens (règle 85 CBE) et de brevets européens à effet unitaire (règle 20(2)b) RPU), y compris en ce qui concerne des demandes de brevet ou des brevets publiés qui ne font pas partie de leur portefeuille ;
• requête en inscription ou en radiation de licences ou d'autres droits concernant des demandes de brevet européen (règles 23 et 24 CBE) et des brevets européens à effet unitaire (règle 20(2)b) RPU), y compris en ce qui concerne des demandes de brevet ou des brevets qui ne font pas partie de leur portefeuille ;
• demande de copie certifiée conforme, y compris en ce qui concerne des demandes de brevet ou des brevets publiés qui ne font pas partie de leur portefeuille ;
• communication à l'intention de l'OEB relative à des changements de représentation (voir point 15 et s. ci-dessous) ;
• gestion des inscriptions sur la liste des mandataires agréés près l'OEB (voir point 17 et s. ci-dessous).

13. D'autres actes et fonctionnalités seront ajoutés à MyEPO Portfolio.

14. Une nouvelle amélioration consistera en la possibilité de présenter des requêtes groupées via MyEPO Portfolio au moyen d'un fichier CSV. Cela permettra aux utilisateurs de présenter en une fois des requêtes en inscription du transfert de droits et en inscription ou en radiation de licences pour un grand nombre de demandes.

Changements de représentation

15. Les mandataires agréés peuvent communiquer à l'OEB leur retrait de la procédure en tant que mandataire ou le transfert de la représentation à un autre mandataire agréé, avocat ou groupement de mandataires en ce qui concerne une ou plusieurs demandes de brevet européen, un ou plusieurs brevets européens ou un ou plusieurs brevets européens à effet unitaire pour lesquels ils ont été désignés. Cette communication sera réputée constituer une notification de la cessation du mandat du mandataire au sens de la règle 152(8) CBE.

16. Les changements seront inscrits dès que les utilisateurs auront confirmé le changement de représentation ou le retrait de la procédure en tant que mandataire et les dossiers concernés ne s'afficheront plus dans la liste des dossiers du mandataire agréé (ou du groupement de mandataires dont il est membre) dans MyEPO Portfolio. Si les coordonnées du mandataire agréé, de l'avocat ou du groupement de mandataires nouvellement désignés sont saisies manuellement, l'inscription n'aura lieu qu'après traitement de la requête par l'OEB.

Espace Mandataires

17. L'Espace Mandataires permet aux mandataires inscrits sur la liste des mandataires agréés près l'OEB de demander des changements concernant leur inscription sur la liste et de gérer leurs coordonnées de télécommunication (y compris la publication de ces coordonnées dans la base de données consultable sur le site Internet de l'OEB). Ils pourront également demander à être radiés de la liste des mandataires agréés.

18. Les modifications des coordonnées de télécommunication sont apportées avec effet immédiat. Les requêtes en inscription sur la liste et en radiation de la liste sont d'abord transmises à l'OEB. Les changements apportés via l'Espace Mandataires n'affecteront pas automatiquement les réglages de la Mailbox. Tout changement susceptible d'affecter les réglages de la Mailbox doit être traité séparément par les utilisateurs.

19. À compter du 1^er avril 2024, les mandataires agréés pourront donner l'autorisation à d'autres utilisateurs de leur société d'accéder à leur espace mandataires pour gérer leur inscription individuelle sur la liste des mandataires agréés près l'OEB. De plus amples informations sont fournies dans le guide de la fonction Espace Mandataires.

20. L'Espace Mandataires sera progressivement élargi pour comprendre de nouvelles fonctionnalités. Il sera notamment possible de présenter des requêtes en inscription et en réinscription sur la liste des mandataires agréés.

21. La gestion des inscriptions sur la liste via l'Espace Mandataires est conforme au cadre juridique relatif à la protection des données à caractère personnel à l'OEB. La déclaration correspondante relative à la protection des données est accessible depuis l'Espace Mandataires.

Alertes par courrier électronique

22. Les utilisateurs peuvent créer des alertes par courrier électronique pour recevoir à l'adresse qu'ils ont indiquée des courriers électroniques déclenchés par des événements spécifiques.

23. Les alertes par courrier électronique constituent une prestation fournie à titre de service, à titre purement informatif ; elles ne sont pas considérées comme des significations au sens de la règle 127 CBE. Le fait qu'une alerte n'ait pas été envoyée, pour quelque motif que ce soit, n'a aucune incidence sur les significations ou délais applicables. Les utilisateurs ne peuvent se prévaloir de l'omission d'une alerte. Il est rappelé aux utilisateurs de vérifier régulièrement s'il y a de nouvelles notifications dans la Mailbox.

Exigences formelles et techniques

24. D'autres exigences formelles et techniques sont indiquées dans MyEPO Portfolio et dans la documentation d'accompagnement qui est mise à disposition des utilisateurs.