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Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 19 juillet 2022, relatif à la révision de la réglementation applicable aux comptes courants ainsi que de ses annexes

Depuis la dernière publication complète de la réglementation applicable aux comptes courants (RCC) ainsi que de ses annexes,1 plusieurs dispositions ont été modifiées par différentes décisions du Président de l'Office européen des brevets. Il est désormais nécessaire d'apporter de nouvelles modifications pour refléter le déploiement intégral du paiement centralisé des taxes (CFP), ainsi que la mise hors service du paiement des taxes en ligne (OFP) le 10 septembre 2022.2

La première partie du présent communiqué traite des modifications relatives à la RCC qui entreront en vigueur le 10 septembre 2022, les principaux changements consistant en de nouvelles dispositions visant à mettre en œuvre un processus d'exécution directe des ordres de débit et à introduire un filet de sécurité pour l'approvisionnement des comptes courants. À l'occasion de ces modifications nécessaires, il a aussi été procédé au réagencement et à la subdivision d'un certain nombre de dispositions actuelles de la RCC afin de les rendre plus lisibles sans pour autant en modifier de manière significative le contenu.

La deuxième partie se concentre sur la révision des dispositions régissant la procédure de prélèvement automatique. En particulier, les textes des annexes A.1 (Réglementation relative à la procédure de prélèvement automatique (RPA)) et A.2 (Avis de l'OEB concernant la procédure de prélèvement automatique (RPA)) à la RCC ont été révisés afin de refléter le déploiement intégral du CFP et les changements qui en découlent en matière de gestion des ordres de prélèvement automatique.

La troisième partie donne un aperçu des principales dispositions modifiées par les différentes décisions du Président de l'OEB depuis 2019. Ces dispositions modifiées sont maintenant incluses dans une nouvelle version consolidée de la RCC et de ses annexes.

Compte tenu de la diversité des modifications, il est recommandé aux utilisateurs de lire attentivement l'ensemble des textes révisés et consolidés.

I. Réglementation applicable aux comptes courants (RCC)

1. Exécution directe des ordres de débit

Jusqu'à présent, les ordres de débit déposés au cours d'une journée donnée étaient tous traités par l'OEB à un moment précis de la nuit, en même temps que d'éventuels ordres de prélèvement automatique devant être exécutés à cette même date. En réponse à un souhait exprimé de longue date par les utilisateurs, l'OEB a désormais mis en œuvre un processus d'exécution directe des ordres de débit.

Par conséquent, le nouveau point 7.2.1 RCC dispose que, en règle générale, l'OEB traitera les ordres de débit immédiatement au moment de leur réception, sous réserve que le compte courant soit suffisamment approvisionné pour couvrir toutes les taxes incluses dans ces ordres. En revanche, les ordres de prélèvement automatique continueront d'être traités de manière groupée à la fin de la journée qui correspond à la date à laquelle le paiement est réputé effectué. Il est ainsi garanti que les utilisateurs pourront continuer à déposer des ordres de prélèvement automatique qui sont valables à compter de la date de leur transmission et de révoquer de tels ordres avec effet à compter de la date de l'avis de révocation.

Les titulaires de compte doivent donc veiller impérativement à ce que, même après la déduction de tous les ordres de débit déposés et traités immédiatement au cours d'une journée, leur compte courant reste suffisamment approvisionné à la fin de la journée pour couvrir tous les ordres de prélèvement automatique devant être exécutés à cette date.

Veuillez noter que le temps nécessaire au traitement des ordres de débit peut varier légèrement en fonction du service utilisé pour les déposer. Les ordres de débit déposés dans le CFP sont exécutés immédiatement et affichés comme opération exécutée sous l'onglet Opérations,3 tandis que les ordres de débit déposés au moyen d'ePCT, du dépôt en ligne de l'OEB ou du dépôt en ligne 2.0 ne sont transférés au CFP que toutes les heures et ne sont exécutés et affichés comme opération exécutée qu'après ce transfert.

Cela étant, qu'un ordre de débit soit déposé au moyen d'ePCT, du dépôt en ligne de l'OEB, du dépôt en ligne 2.0 ou du CFP, et indépendamment du moment où il est exécuté, la date à laquelle l'OEB reçoit l'ordre de débit continuera d'être considérée comme celle à laquelle le paiement est effectué, pour autant que le compte courant soit suffisamment approvisionné à cette date (voir point 10 RCC).

Même si les ordres de débit seront désormais exécutés immédiatement, ils pourront toujours être révoqués globalement ou partiellement à la date de leur réception comme le prévoit la procédure actuelle (point 13 RCC). À condition que l'avis de révocation soit présenté dans les délais et sous la forme prescrite, les taxes prélevées immédiatement au moment de la réception de l'ordre de débit seront remboursées sur le compte courant concerné.

Les ordres de débit ayant une date d'exécution différée peuvent être révoqués à l'aide de la fonctionnalité prévue à cet effet dans le CFP4. Cependant, comme ces ordres de débit sont exécutés au début de la journée à leur date d'exécution indiquée, la révocation ne sera possible que jusqu'à la fin de la journée qui précède cette date d'exécution (voir point 13.2 RCC). À titre de service supplémentaire, il restera toutefois possible de révoquer de tels ordres à la date d'exécution, en présentant un avis de révocation écrit et signé conformément au point 13.1 RCC.

2. Clarification de l'ordre de traitement des ordres de débit

À l'occasion de la mise en œuvre de l'exécution directe des ordres de débit, l'ordre de priorité dans lequel les ordres de débit sont traités a été clarifié (cf. points 7.3 et 7.4 RCC). Les dispositions actuelles en matière de priorité restent toutefois inchangées.

Lorsque des ordres de débit sont déposés pour plusieurs demandes et taxes (soit par inclusion dans le panier CFP ou par téléchargement d'un fichier de paiement groupé), les paiements sont traités dans l'ordre croissant des numéros de demande ("PCT" avant "EP"). Concernant les demandes euro-PCT, le numéro pertinent est le numéro EP. Lors du prélèvement des taxes individuelles, la priorité est donnée à la taxe de recours et à la taxe d'opposition compte tenu de leur importance sur le plan procédural et de l'absence de tout moyen de recours en cas d'inobservation du délai de paiement de ces taxes. Toutes les autres taxes sont prélevées dans l'ordre croissant de leurs codes de taxe.5

Cet ordre pour le traitement est appliqué tant que le compte courant est suffisamment approvisionné. Si le crédit du compte ne suffit pas à couvrir toutes les taxes indiquées pour une demande (montant restant dû), aucun autre ordre de débit ne sera exécuté. Tous les ordres de débit en suspens sont additionnés et ne sont exécutés qu'une fois le compte suffisamment approvisionné. En pareil cas, une première hiérarchisation de la priorité des ordres de débit est effectuée en fonction de la date à laquelle le paiement est réputé effectué, de la date de réception ou de la date de paiement différée. En deuxième lieu, les ordres de prélèvement automatique sont exécutés avant tous les autres ordres de débit. Sous réserve de cet ordre de traitement, les ordres sont exécutés dans l'ordre croissant des numéros de demande ("PCT" avant "EP"), la priorité étant donnée à certaines taxes comme indiqué plus haut. Les paiements restant dus continuent d'être réputés effectués à la date à laquelle le compte courant est suffisamment approvisionné.

Ces mêmes règles s'appliquent au traitement des ordres de prélèvement automatique à la fin de la journée pour chaque date à laquelle le paiement est réputé effectué (voir ci-dessous les modifications de l'annexe A.1 à la RCC).

3. Nouvelle disposition prévoyant un filet de sécurité pour le réapprovisionnement des comptes courants

Une nouvelle disposition prévoyant un filet de sécurité a été introduite au point 7.5 RCC pour le cas où des dispositions ont été prises pour réapprovisionner suffisamment le compte courant avant l'expiration d'un délai de paiement mais où le réapprovisionnement n'est pas reçu à temps sur le compte bancaire de l'OEB.

Cette nouvelle disposition prévoyant un filet de sécurité prend en considération les évolutions du secteur bancaire en matière de transferts d'argent, en particulier le temps nécessaire au traitement des virements au sein de l'espace unique de paiement en euros (SEPA).

Compte tenu de ces évolutions, un nouveau point 7.5.1 RCC a été introduit, disposant qu'en cas de montant restant dû, le délai de paiement d'une taxe sera encore considéré comme ayant été observé si la preuve peut être apportée qu'un réapprovisionnement du compte courant avait été ordonné soit sous forme de virement SEPA un jour avant l'expiration du délai de paiement soit sous forme de virement SEPA instantané le dernier jour du délai.

La disposition prévoyant un filet de sécurité permet en outre aux utilisateurs d'États parties à la CBE qui n'appartiennent pas au SEPA6 de produire des justificatifs attestant du fait qu'ils ont donné à un établissement bancaire dans l'un de ces États l'ordre de réapprovisionner suffisamment leur compte courant au moins trois jours avant l'expiration du délai de paiement de la taxe concernée.

4. Changements découlant du déploiement intégral du CFP

Dans le communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 2 mars 2022, relatif à l'extension des fonctionnalités du paiement centralisé des taxes (JO OEB 2022, A25)7, les utilisateurs ont été informés au sujet des améliorations apportées à la gestion des comptes courants dans le CFP. Ces améliorations comprennent un accès aisé au formulaire pour ajouter un nouveau compte courant, pour changer les données du compte ou pour clore un compte courant (points 2.1 et 2.2 RCC), la possibilité de générer des extraits individuels de compte et de surveiller le solde du compte (point 6.2 RCC) ainsi que l'accès à un historique des paiements de taxes rejetés par la fonction de validation dans le CFP (point 9 RCC).

Comme le paiement des taxes en ligne (OFP) sera mis hors service avec effet au 10 septembre 2022, toutes les références à ce mode de paiement ont été supprimées de la RCC et, le cas échéant, remplacées par des références au CFP.

5.Ordres collectifs de prélèvement automatique

Le point 7.1.1 RCC a été révisé pour refléter la nouvelle possibilité prévue dans le CFP de déposer des ordres de prélèvement automatique sous forme de fichier de paiement groupé.

6. Autres modifications rédactionnelles

Pour améliorer la lisibilité, l'ancien point 3 RCC, qui prévoyait des dispositions sur les approvisionnements, les remboursements de soldes de comptes courants et les virements entre comptes courants a été subdivisé en plusieurs dispositions distinctes régissant chacun de ces éléments.

Même si l'OEB continuera d'informer les utilisateurs, à titre de service, lorsqu'ils déposent des ordres de débit ou des instructions de remboursement dans un format non valable, la référence expresse à cette prestation fournie à titre de service a été supprimée de la RCC.

Afin de refléter la mise hors service du nouveau dépôt en ligne de l'OEB (CMS) avec effet au 1^er janvier 20228, toutes les références au CMS ont été supprimées de la RCC, ainsi que de ses annexes.

II. Annexes A.1 et A.2 à la RCC relatives à la procédure de prélèvement automatique

La possibilité de déposer des ordres de prélèvement automatique pour plusieurs demandes est désormais reflétée dans l'annexe A.1 à la RCC (point 1.1 RPA), ainsi que dans l'annexe A.2 à la RCC ("Concernant le point 2 RPA").

Le CFP a été ajouté comme moyen de déposer et de révoquer des ordres de prélèvement automatique aux points 1.2 et 10.1 RPA ainsi qu'au point I de l'annexe A.2. Par ailleurs, toutes les références à l'OFP, au CMS et à PCT-SAFE ont été supprimées.

Un nouveau point (lettre l) a été ajouté au point 3.2 de la RPA pour exclure de la procédure de prélèvement automatique la nouvelle taxe de recherche pour une recherche européenne au titre de la règle 56bis(8) CBE,9 ainsi que toute taxe de poursuite de la procédure exigible en cas de paiement tardif de cette nouvelle taxe de recherche.

Les améliorations apportées aux fonctionnalités du CFP pour la gestion des comptes courants (voir plus haut), y compris la possibilité d'afficher les ordres de prélèvement automatique actifs sont également reflétées dans l'annexe A.1 (point 4.1 RPA).

À la différence du traitement des ordres de débit classiques, le traitement des ordres de prélèvement automatique est pour l'essentiel resté inchangé. Les ordres de prélèvement automatique continueront d'être traités à la fin de la journée qui correspond à la date à laquelle le paiement est réputé effectué, ce qui est désormais précisé dans un nouveau point 4.4. RPA. Par ailleurs, un nouveau point 4.5 RPA expose désormais l'ordre de priorité actuellement appliqué au traitement des ordres de prélèvement automatique dans les cas où plusieurs taxes pour plusieurs demandes doivent être prélevées automatiquement. Les montants restant dus et leurs conséquences sur l'ordre de priorité dans lequel les ordres de prélèvement automatique sont traités sont régis par les points 6 et 7 RPA tels que modifiés.

lll. Version consolidée comportant toutes les modifications apportées depuis octobre 2019

Une version consolidée de la RCC et de ses annexes intègre toutes les dispositions modifiées par différentes décisions du Président de l'OEB de 2020 et de 2021, telles qu'énumérées ci-dessous.

La décision du Président de l'OEB, en date du 4 juin 2020 (JO OEB 2020, A77),10 a modifié le point 10.3 RPA et la rubrique "Concernant le point 10 RPA" de l'annexe A.2 afin de permettre la révocation d'office de tous les ordres de prélèvement automatique en suspens lors de la clôture d'un compte courant, d'exclure de la procédure de prélèvement automatique la taxe de recherche additionnelle au titre de la règle 40bis PCT en liaison avec la règle 20.5bis PCT en cas de correction d'un dépôt erroné (lettre k) du point 3.2 RPA) et de refléter la suppression de la possibilité de renoncer à une nouvelle notification établie au titre de la règle 71(3) CBE.

La décision du Président de l'OEB, en date du 18 mars 2021 (JO OEB 2021, A26), a modifié la RCC et son annexe A.1 afin de refléter le déploiement du dépôt en ligne 2.0.

Enfin, la décision du Président de l'OEB, en date du 13 juillet 2021 (JO OEB 2021, A60), a modifié la RCC et son annexe A.1 afin de refléter le déploiement du CFP.11

Pour en savoir plus sur ces modifications, il convient de se référer aux décisions correspondantes, telles que publiées au Journal officiel.

IV. Entrée en vigueur

Les textes révisés et consolidés, tels que modifiés par les décisions du Président de l'Office européen des brevets en date du 4 juin 2020 (JO OEB 2020, A77), du 18 mars 2021 (JO OEB 2021, A26) et du 13 juillet 2021 (JO OEB 2021, A60), entrent en vigueur le 10 septembre 2022 et remplacent ceux en date du 1^er octobre 2019 (Publication supplémentaire 4 - JO OEB 2019).