EUROPÄISCHES PATENTAMT
Vertretung
Anweisungen an die Bewerber für den Ablauf der europäischen Eignungsprüfung
Das Prüfungssekretariat,
gestützt auf die Vorschriften über die europäische Eignungsprüfung für zugelassene Vertreter (VEP), in Kraft getreten am 1. Januar 2009 (ABl. EPA 2009, 9), insbesondere auf Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe b, beschließt mit Wirkung vom 4. Februar 2022:
I. Allgemeines
1. Diese Anweisungen gelten sowohl für die Vorprüfung als auch für die Hauptprüfung, bestehend aus den vier Aufgaben A, B, C und D, und für jeden Prüfungsteil dieser Aufgaben.
2. Die europäische Eignungsprüfung wird online abgehalten unter Verwendung des WISEflow-Prüfungssystems in Verbindung mit dem entsprechenden FLOWlock-Browser. Die Prüfungsaufsicht erfolgt mit computerbasiertem Proctoring auf der Basis von Bild- und Audioaufzeichnungen, unterstützt durch künstliche Intelligenz sowie ergänzt durch menschliche Aufsicht.
3. Für die Durchführung der Vor- und Hauptprüfung ernennt das Prüfungssekretariat Aufsichtspersonen gemäß Regel 18 (2) der Ausführungsbestimmungen zu den Vorschriften über die europäische Eignungsprüfung (ABVEP).
4. Bewerber, die sich erst nach dem offiziellen Beginn einer Prüfungsaufgabe bzw. eines Prüfungsteils einer Aufgabe in den FLOWlock-Browser einloggen, dürfen die versäumte Zeit am Ende nicht nachholen, es sei denn, die Prüfungsaufsicht trifft in Ausnahmefällen eine andere Entscheidung.
5. Bewerber der Vorprüfung dürfen ihre Antworten ausschließlich über die bereitgestellte Oberfläche in WISEflow einreichen.
6. Bewerber der Hauptprüfung dürfen ausschließlich den bereitgestellten Text-Editor in WISEflow für die Erstellung und die Einreichung (Abgabe) ihrer Antwort verwenden.
7. Es ist den Bewerbern nicht gestattet, ihren Namen oder ihre Initialen bei der Beantwortung zu verwenden.
8. Bewerber, die sich über die Durchführung der Vorprüfung oder der Hauptprüfung beschweren wollen, können dies spätestens innerhalb des Tages der entsprechenden Prüfungsaufgabe tun, indem sie eine schriftliche Darlegung des Sachverhalts per E-Mail an das Prüfungssekretariat (helpdesk@eqe.org) senden und ihren vollständigen Namen sowie die EEPReg-Nummer angeben.
II. Prüfungsumgebung
1. Die Prüfung kann an einem vom Bewerber frei wählbaren, geeigneten Ort abgelegt werden.
2. Der Raum muss in Bezug auf Lichtverhältnisse, Temperatur und Geräuschkulisse für eine Prüfung geeignet sein. Die Türen müssen während der Prüfung geschlossen sein. Die Bewerber müssen sich alleine in dem Raum befinden. Während der Prüfung darf sonst niemand in dem Raum sein oder den Raum betreten.
3. Durchsichtige Wände oder Türen, durch die eine andere Person den Bildschirm des Bewerbers sehen könnte, müssen bedeckt sein. Fenster, Spiegel und reflektierende oder glänzende Oberflächen oder Teile davon, die sich hinter dem Bewerber (also dem Bildschirm gegenüber) befinden, sind ebenfalls zu verdecken.
4. Hinter dem Bewerber darf sich keine Lichtquelle befinden, die auf die Kamera ausgerichtet ist, damit sichergestellt ist, dass das Bild klar ist. Im Bildhintergrund des Bewerbers dürfen sich keine Porträtbilder befinden, bei denen Gesichter für die Kamera sichtbar sind.
5. Radiohören sowie das Abspielen anderer Arten von Geräuschen oder Musik sind nicht gestattet.
6. Essen, Getränke und Medikamente sind ebenso gestattet wie standardmäßiges, nicht elektrisches und nicht elektronisches Schreibtischzubehör (Notizpapier, Stifte usw.).
7. Die Bewerber dürfen alle Printmaterialien wie z. B. Bücher und Unterlagen nutzen, die sie für die Beantwortung der Prüfungsaufgaben als nützlich erachten.
III. Technische Voraussetzungen
1. Um die Prüfung ablegen zu können, benötigen die Bewerber die erforderliche technische Ausrüstung, wie in der WISEflow-Dokumentation auf der WISEflow-Webseite beschrieben. Die Bewerber sollten die WISEflow-Empfehlungen zur Konfigurierung ihrer Umgebung befolgen (epo-wiseflow.ladesk.com/772936-Lockdown-computer-recommendations). Die Verwendung von iPads für die EEP ist nicht zulässig.
2. Die Bewerber sind selbst dafür verantwortlich, dass die Durchführung der EEP und die Überwachung ihres Computers oder Laptops kontinuierlich möglich sind und die Funktionalität des Mikrofons und der Kamera gegeben ist.
3. Die Bewerber sind insbesondere verantwortlich für:
a) die Internetverbindung
b) die Stromversorgung
c) die reibungslose Funktion der Hard- und Software
d) die korrekte und stabile Positionierung der externen Kamera, sodass ihr Gesicht während der gesamten Prüfungszeit im Kamerabild erkennbar ist
e) den von ihnen benutzten Computer/Laptop; insbesondere darf der Computer während der Prüfung nicht durch automatische Updates oder andere Programme beeinträchtigt sein
4. Die von den Bewerbern verwendete Hardware muss insbesondere die folgenden Anforderungen erfüllen:
a) Das Mikrofon muss den Ton um den Bewerber herum erfassen und während der ganzen Prüfung angeschlossen und eingeschaltet sein.
b) Die Kamera sollte mittig oberhalb oder unterhalb und maximal 5 cm vom Rahmen des aktiven Bildschirms platziert sein. Die Kamera ist so auszurichten, dass der Bewerber von vorn im Porträt zu sehen ist, wenn er auf den Bildschirm schaut. Sie darf zu keiner Zeit abgedeckt werden.
c) Die Audioeinstellungen des Lautsprechers sind so anzupassen, dass Geräusche des Internet-Browsers hörbare Lautstärke haben.
5. Die Bewerber dürfen im FLOWlock-Browser keine Tastaturkürzel (Alt+Tab, Ctrl+P oder ähnliches), Tastenkombinationen und Touchpad-Eingaben verwenden außer den nachfolgend erwähnten. Die Verwendung von Tastaturkürzeln wird als nicht autorisierte Aktion gewertet und führt dazu, dass der FLOWlock-Browser Ihre Prüfung beendet.
Folgende Windows Tastaturkürzel sind erlaubt:
Ctrl+C, Ctrl+V, Ctrl+Shift+V, Ctrl+F (und die entsprechenden MacTastaturkürzel).
IV. Vorbereitung und Beginn der Prüfung
1. Die Bewerber müssen ihr Nutzerprofil in WISEflow aktivieren und dürfen ihre personenbezogenen Daten, d. h. Namen und E-Mail-Adresse, im WISEflow-Profil nicht ändern.
2. Die Bewerber müssen sicherstellen, dass sie die neueste Version der WISEflow-Software verwenden. Beim erstmaligen Öffnen eines Flows müssen die Bewerber die Installation des FLOWlock-Browsers überprüfen und, falls erforderlich, durch Anklicken der Schaltfläche Anleitung zum FLOWlock-Browser auf der Flow-Informationsseite die neueste Version herunterladen und installieren bzw. aktualisieren. Die WISEflow-Software muss mindestens einmal vor dem ersten Flow am Prüfungstag überprüft werden, auch wenn dies an einem Vortag bereits geschehen ist.
3. Der FLOWlock-Browser ist die einzige Software, die während der EEP auf dem Computer der Bewerber laufen darf. Die Bewerber müssen sicherstellen, dass bei ihnen dieselbe Version läuft wie die online auf der WISEflow-Website verfügbare Version, indem sie die Schaltfläche Anleitung zum FLOWlock-Browser anklicken.
4. Die Bewerber sollten auf ihrem Tisch alle Bücher und sonstigen Materialien vorbereiten, die sie benutzen möchten. Sie sollten sich 60 Minuten vor Beginn des ersten Flows an jedem Prüfungstag bei WISEflow anmelden.
5. Wenn Bewerber - soweit möglich - Teile einer Prüfungsaufgabe ausdrucken möchten, müssen sie dies tun, sobald die relevanten Teile verfügbar sind. Um die ausdruckbaren Teile zu sehen, muss die Seite aktualisiert werden, bevor der FLOWlock-Browser gestartet wird.
6. Die Bewerber müssen einen gültigen amtlichen Lichtbildausweis (Personalausweis oder Reisepass) besitzen und bereithalten. Dieser muss jeden Tag zu Beginn der Prüfungsaufgabe zur Identifizierung des Bewerbers in die Kamera gehalten werden (neben das Gesicht), damit ein Referenzfoto gemacht werden kann. Nach der entsprechenden Aufforderung durch das System muss der Bewerber ein Referenzfoto aufnehmen, auf dem das Gesicht vollständig zu sehen ist. Unabhängig davon können Aufsichtspersonen zu jeder Zeit während einer Prüfung vom Bewerber verlangen, den Personalausweis oder Reisepass in die Kamera zu halten.
7. Die Bewerber werden auch zu einer Audio-Überprüfung aufgefordert, bevor sie Zugang zum Flow erhalten.
8. Unmittelbar nachdem die obigen Schritte absolviert sind, müssen die Bewerber den FLOWlock-Browser starten. Der Start des FLOWlock-Browsers muss spätestens 15 Minuten nach Beginn der Prüfungszeit abgeschlossen sein. Andernfalls ist eine Teilnahme an der EEP nicht möglich.
9. Die Bewerber haben dafür zu sorgen, dass der Arbeitsplatz hell ausgeleuchtet ist und dass sich keine unerlaubten Hilfsmittel (siehe Abschnitt IV Punkt 11 dieser Anweisungen) in Reichweite befinden. Außerdem sind die Bewerber dafür verantwortlich, dass zulässige Hilfsmittel ausschließlich in zulässiger Form verwendet werden.
10. Die Bewerber müssen die Geräte zur Überwachung der Prüfung (Kamera und Mikrofon) während der gesamten Prüfung aktiviert haben.
11. Mit Ausnahme des für die Prüfung erforderlichen Computersystems (PC oder Laptop, Bildschirm, Tastatur, Maus usw.), Routers und Druckers sind keine anderen elektronischen Geräte (z. B. Taschenrechner, Digitaluhren, Tablets, Smartphones und Smartwatches) gestattet, es sei denn, sie wurden vom Prüfungssekretariat ausdrücklich vorab zugelassen. Die Nutzung von Kopfhörern, Headsets oder anderen, nicht elektronischen Vorrichtungen zur Geräuschreduktion wie z. B. Ohrstöpseln ist nicht gestattet.
12. Weiterhin sind die Bewerber dafür verantwortlich, dass während der Prüfung keine Beeinträchtigungen durch Dritte, Haustiere, Lärm o. Ä. erfolgen.
V. Prüfungsaufsicht
1. Die Bewerber müssen alle in WISEflow verlangten Schritte ausführen, sodass eine einwandfreie computerbasierte Überwachung durch die Software gewährleistet ist.
2. Die Kamera- und Mikrofonaktivität wird während der gesamten Prüfung von den Aufsichtspersonen überwacht. Dementsprechend können die Aufsichtspersonen die Prüfungsumgebung der Bewerber immer wieder kontrollieren.
3. Die Identität der Bewerber wird in WISEflow überprüft. Die zu bearbeitenden Prüfungsaufgaben müssen von den Bewerbern eigenständig und ohne fremde Hilfe bearbeitet werden. Sie dürfen ihre Zugangsdaten zu WISEflow nicht an Dritte weitergeben oder Dritten auf irgendeine andere Weise Zugang dazu ermöglichen.
4. Bewerber sollten während der Prüfung nicht sprechen, da dies von der Audioüberwachung erfasst und aufgenommen wird. Die Aufnahmen dieser Überwachung werden zur Prüfung eines möglichen Verstoßes gegen diese Anweisungen herangezogen.
5. Die Bewerber dürfen die Prüfungsfragen weder kopieren noch abfotografieren, noch schriftlich oder mündlich weitergeben.
6. Die Bewerber müssen dem Computer/Laptop bzw. der Kamera zugewandt sein. Gesicht und Ohren müssen klar erkennbar sein und dürfen nicht verdeckt werden, etwa durch Mützen, Tücher, Sonnenbrillen oder Körperteile. Brillen mit hellen Gläsern sind zugelassen, allerdings nur als Sehhilfen.
7. Bewerber dürfen innerhalb der ersten 45 Minuten ab Beginn der Prüfung oder eines Teils davon (Flow) den FLOWlock-Browser nicht schließen, den Raum nicht verlassen und sich vom Kamerafeld nicht entfernen, unabhängig davon, ob sie ihre Antwort einreichen oder die Prüfung beenden wollen.
8. Bewerber dürfen sich während der Prüfung nicht von ihrem Schreibtisch wegbewegen. Sie müssen während der Prüfung im Blickfeld der Kamera sein; ausgenommen sind die genannten Pausen.
a) Eine außerplanmäßige Pause während der Prüfung ist nur wenn zwingend notwendig und nur bei Aufgabe A, Aufgabe B, den beiden Teilen der Aufgabe C und Teil D2 der Aufgabe D möglich, und zwar frühestens 45 Minuten nach dem offiziellen Beginn der Prüfung.
b) Eine außerplanmäßige Pause sollte nicht länger als drei Minuten dauern. Bewerber müssen die Aufsichtsperson über das Chat-Widget informieren, wenn sie eine außerplanmäßige Pause machen sowie wenn sie an ihren Platz zurückkehren. Bewerber müssen jedoch nicht auf eine Genehmigung durch das Aufsichtspersonal warten, bevor sie ihren Platz verlassen. Während einer außerplanmäßigen Pause dürfen Bewerber keine Materialien oder Unterlagen von ihrem Tisch mitnehmen.
c) Während einer außerplanmäßigen Pause wird die Prüfungsuhr nicht angehalten.
9. Um Kontakt mit der Aufsichtsperson aufzunehmen, müssen die Bewerber das integrierte Chat-Widget verwenden, das unten rechts angezeigt wird, sobald sie in der FLOWlock-Umgebung sind. Die Aufsichtsperson kann über dieses Chat-Widget auch die Bewerber kontaktieren. Das Chat-Widget befindet sich auf der ersten Registerkarte (Editor-Registerkarte) und bleibt aktiv, wenn die Bewerber zu einer anderen Registerkarte wechseln.
10. Fragen zum Inhalt der Prüfungsaufgabe bzw. deren Interpretation werden grundsätzlich nicht beantwortet.
11. Während der Prüfung dürfen die Bewerber keine andere Person mit Ausnahme gegebenenfalls der Aufsichtsperson kontaktieren.
12. Die Anweisungen des Systems bzw. der Aufsichtspersonen sind unbedingt, jederzeit und uneingeschränkt auszuführen. Die Prüfungsaufsicht notiert die Namen der Bewerber, die diesen Anweisungen zuwiderhandeln, und fügt jegliche weitere relevante Information dem Bericht für die Prüfungskommission bei. Die Prüfungskommission wird entsprechende Maßnahmen gemäß Regel 19 und 20 ABVEP ergreifen.
13. Die Bewerber können die Prüfung vor Ablauf der Prüfungszeit beenden (siehe auch Abschnitt V Nummer 7 dieser Anweisungen), indem sie ihre Antworten einreichen (abgeben). Nach Ablauf der Prüfungszeit können die Bewerber ihre Antworten nicht mehr ergänzen oder ändern. Sie müssen ihre Antworten dann sofort einreichen und den FLOWlock-Browser schließen.
VI. Fehlverhalten
1. Was als betrügerisches Verhalten oder Fehlverhalten gilt oder gelten kann, ist der nachstehenden, nicht erschöpfenden Liste zu entnehmen:
a) Identitätswechsel – der Versuch zu betrügen, indem man vorgibt, jemand anderes zu sein, oder dafür sorgt, dass ein anderer seinen Platz in einer Prüfung einnimmt
b) Verwendung von nicht autorisiertem Material bzw. nicht erlaubten elektronischen oder sonstigen Geräten (siehe Abschnitt IV Punkt 11 dieser Anweisungen)
c) Nichtbeachtung der Anweisungen der Prüfungsaufsicht
d) Empfang, Austausch oder Weitergabe von Informationen, die prüfungsbezogen sein könnten, durch Sprechen oder Verwenden schriftlicher Papiere/Notizen/Materialien im Internet auf einem Computer oder einem anderen elektronischen Gerät
e) Kopieren von einem anderen Bewerber und Absprache oder Zusammenarbeit mit anderen Personen
f) störendes Verhalten einschließlich der Verwendung beleidigender Sprache
g) Manipulation des Prüfungssystems
h) Manipulation der zur Aufsicht verwendeten Geräte, z. B. Kamera und Audiogerät
2. Die Bild- und Audioaufzeichnungen sowie ggf. die Chat-Protokolle werden zur Überprüfung auf Täuschungsversuche und Verstöße gegen die Vorschriften und Anweisungen der EEP herangezogen.
3. Verdächtige Vorkommnisse bei der Durchführung der Prüfung, die durch die im Nachhinein durchgeführte Kontrolle der Bild- und Audioaufzeichnungen festgestellt werden und eine etwaige Täuschung vermuten lassen, können durch die Prüfungskommission gemäß den Regeln 19 und 20 ABVEP geahndet werden. Dies ist auch nach bereits erfolgter Bewertung der Prüfungen und Veröffentlichung der Prüfungsergebnisse möglich. Gleiches gilt bei einer Störung, die der Bewerber grob fahrlässig oder bewusst herbeiführt, insbesondere durch Nichtbefolgen der Anweisungen.
4. Andere Verstöße gegen die Anweisungen können ebenfalls zu Konsequenzen für die Bewerber führen und gemäß den Regeln 19 und 20 ABVEP geahndet werden.
VII. Rücknahme der Anmeldung
1. Bewerber können ihre Anmeldung zur Prüfung bis zum offiziellen Beginn einer Prüfungsaufgabe zurücknehmen. Besteht eine Prüfungsaufgabe aus mehreren Teilen (Flows), muss die Abmeldung vor Beginn des ersten Teils (Flows) erfolgen und gilt dann für die gesamte Prüfungsaufgabe. Eine Zurücknahme der Anmeldung hat schriftlich (per E-Mail) an das Prüfungssekretariat unter Angabe des vollständigen Namens und der EEPReg-Nummer zu erfolgen.
2. Tritt ein Bewerber eine Prüfungsaufgabe bzw. alle Prüfungsteile einer Aufgabe nicht an, so gilt seine Anmeldung zu dieser Aufgabe als zurückgenommen.
3. Bei angemeldeten Bewerbern wird davon ausgegangen, dass sie eine Aufgabe gestartet haben, wenn sie auf den entsprechenden Prüfungsteil (Flow) zugegriffen haben (bzw. im Falle der Vorprüfung sowie der Aufgaben C und D auf mindestens einen der entsprechenden Teile), nachdem die Prüfungsaufgabe begonnen hat oder gegebenenfalls nachdem die Prüfungsfragen zum Druck freigegeben wurden.