Article 94

OFFICE EUROPÉEN DES BREVETS

Communications de l'OEB

Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 10 octobre 2022, relatif à la phase 2 du projet pilote MyEPO Portfolio

I. Introduction

1. L'OEB s'emploie à mettre en œuvre au titre du Plan stratégique 2023 une transformation numérique qui offrira de nouveaux outils en ligne permettant de mieux répondre aux besoins des utilisateurs. Conformément à cet objectif, après une phase pilote de sept mois menée avec 180 participants de l'industrie et de cabinets de conseils en brevets, l'OEB a lancé MyEPO Portfolio en juin 2022. MyEPO Portfolio est un service en ligne sécurisé, basé sur Internet, qui permet la consultation des documents versés au dossier électronique, donne accès aux notifications électroniques dans les procédures de l'OEB (Mailbox) et offre une approche moderne et simplifiée pour déposer des documents au titre des procédures.

2. Les utilisateurs ont besoin d'une carte à puce de l'OEB pour accéder à MyEPO Portfolio, ainsi que pour s'authentifier lorsqu'ils effectuent certaines actions.

3. Suite à une première phase réussie du projet pilote qui a débouché sur le déploiement général de MyEPO Portfolio en juin dernier, un ensemble de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux services a été mis au point. La phase 2 du projet pilote va maintenant être lancée pour recueillir les avis des utilisateurs sur ces fonctionnalités et services supplémentaires, avant leur déploiement général (cf. Décision du Vice-Président en charge de la DG Questions juridiques et affaires internationales (Direction générale 5) de l'Office européen des brevets en date du 10 octobre 2022).

4. Le présent communiqué fournit des informations complémentaires sur la phase 2 du projet pilote.

II. Services couverts par la phase 2

5. La phase 2 servira à tester différents services et fonctionnalités, en plus de ceux qui sont déjà disponibles dans MyEPO Portfolio (voir JO OEB 2022, A51, A52, et les informations concernant MyEPO Portfolio sur le site Internet de l'OEB).

Signification par voie électronique pour les mandataires et les demandeurs internationaux

6. La quasi-totalité de la correspondance de l'OEB dans la procédure européenne peut être signifiée par voie électronique via la Mailbox. La liste des décisions, citations, communications et notifications qui peuvent être signifiées par voie électronique figure sur le site Internet de l'OEB.

7. La signification par voie électronique s'effectue par transmission à la Mailbox. La date de transmission est la date indiquée sur le document, à condition que ce dernier ait été accessible dans la Mailbox à cette date.

8. Jusqu'à présent, la signification par voie électronique était réservée aux mandataires agréés et aux demandeurs ayant leur domicile ou leur siège dans un État partie à la CBE, ainsi qu'aux avocats visés à l'article 134(8) CBE. Pendant la phase 2 du projet pilote, la signification par voie électronique sera accessible aux mandataires et demandeurs internationaux participants qui n'ont pas leur domicile ou leur siège sur le territoire d'un État partie à la CBE, mais sont autorisés à assurer une représentation devant l'OEB durant la phase internationale des procédures selon le PCT. Pour les participants inscrits au projet pilote, cette nouvelle fonctionnalité aura pour effet que toutes les notifications de l'OEB agissant en qualité d'ISA, de SISA ou d'IPEA dans la phase internationale seront signifiées via la Mailbox.1 Ces notifications seront accessibles depuis MyEPO Portfolio ou via le service Mailbox existant.

9. L'utilisation de la Mailbox est sans incidence sur la disponibilité des notifications dans ePCT.

Dépôt électronique : nouvelles tâches

10. Avec MyEPO Portfolio, les utilisateurs peuvent accomplir des actes de procédure en réponse à une notification de l'OEB dans le délai prescrit ("tâches") et déposer certaines requêtes d'ordre procédural ("actions") ainsi que les documents qui les accompagnent. Pendant la phase 2 du projet pilote, un certain nombre de nouvelles tâches et actions viendront s'y ajouter. En particulier, outre la réponse à une notification au titre de la règle 71(3) CBE et la réponse à une notification au titre de l'article 94(3) CBE, les tâches et actions supplémentaires seront : la réponse au rapport de recherche européenne élargi (règle 70bis CBE) ; la réponse à l'invitation à indiquer les éléments devant faire l'objet de la recherche (règles 62bis ou 63 CBE) ; et enfin, en temps voulu et après une annonce correspondante, les requêtes relatives à la gestion de la liste des mandataires agréés.

11. Ces nouvelles tâches et actions seront à la disposition des participants au projet pilote qui sont mandataires agréés près l'OEB ou avocats au sens de l'article 134(8) CBE. Il est possible de déléguer l'accès, par exemple, aux assistants juridiques dont la carte à puce est associée à la même société. Les autres outils et modes de dépôt restent disponibles pour tous les utilisateurs.

12. Les notifications de l'OEB qui appellent une réponse dans un délai prescrit seront signifiées via la Mailbox et inscrites dans une liste indiquant les tâches à effectuer (espace Tâches en attente). La date limite pour accomplir une tâche particulière sera donnée à titre indicatif. Cette date tiendra compte des règles prévues au titre de la CBE pour le calcul des délais ainsi que des jours de fermeture des bureaux de réception de l'OEB au titre de la règle 134(1) CBE.

13. Dans le cas exceptionnel où une tâche n'apparaît pas dans la liste des tâches mais où la notification correspondante de l'OEB a été signifiée valablement via la Mailbox, les participants au projet pilote doivent produire leur réponse à l'aide de l'un des moyens existants de dépôt pour éviter toute perte de droits.

14. Les tâches sont automatiquement retirées de la liste des tâches une fois accomplies ou, suivant le cas, une fois qu'une constatation de la perte d'un droit a été émise au titre de la règle 112(1) CBE, pour le cas où une tâche n'a pas été accomplie dans le délai applicable. Tout dépôt complémentaire ultérieur qui doit être effectué pendant le délai prévu pour l'accomplissement d'un acte de procédure doit se faire par d'autres moyens.

15. Pour répondre à une notification de l'OEB, les utilisateurs pourront accomplir tous les actes et présenter toutes les requêtes directement liés à cette réponse. Par exemple, en réponse à un rapport de recherche européenne élargi, les utilisateurs se verront proposer une option procédurale applicable à leur situation, tenant compte du fait que la requête en examen a été déposée ou non avant la transmission du rapport de recherche européenne au demandeur, et de ce que l'avis au stade de la recherche est favorable ou défavorable. La réponse à l'invitation au titre des règles 62bis ou 63 CBE permettra aux utilisateurs de préciser l'objet sur lequel doit porter la recherche.

16. Si les utilisateurs n'observent pas un délai de réponse et qu'une poursuite de la procédure peut être demandée comme mesure corrective, ils peuvent déposer immédiatement une requête en poursuite de la procédure et/ou requérir une décision au titre de la règle 112(2) CBE. Une fois que la notification constatant la perte d'un droit a été émise et signifiée via la Mailbox, une nouvelle tâche est générée ("réagir à la constatation de la perte d'un droit"). L'utilisateur s'acquitte de cette tâche en présentant une requête en poursuite de la procédure.

17. Lors de l'accomplissement de tâches ou d'actions, les participants au projet pilote pourront télécharger les documents d'accompagnement sous forme de pièces jointes contenant par exemple un exposé des motifs ou les modifications à apporter aux pièces de la demande. PDF et TIFF sont les formats de document admis pour ces pièces jointes.

18. À la dernière étape du processus de dépôt, les participants au projet pilote seront invités à confirmer le dépôt sur la base d'un pack généré automatiquement qui reproduit intégralement le dépôt électronique (c'est-à-dire la requête ou la réponse à une notification de l'OEB avec les éventuels documents qui l'accompagnent). Une fois le dépôt confirmé, il sera immédiatement versé au dossier et sera ouvert à l'inspection publique conformément à l'article 128 CBE.

19. Pendant la durée du projet pilote, les taxes peuvent être acquittées via l'un des outils en ligne existants (paiement centralisé des taxes, dépôt en ligne et dépôt en ligne 2.0). Lorsqu'un acte de procédure nécessite d'acquitter une taxe, les participants au projet pilote en seront informés. En guise de solution intermédiaire, les participants au projet pilote pourront voir quelles taxes sont exigibles et auront la possibilité d'ouvrir le paiement centralisé des taxes pour les acquitter. De retour dans MyEPO Portfolio, les participants au projet pilote verront que la liste des taxes exigibles a été mise à jour. Pour plus d'informations sur le paiement centralisé des taxes, voir le communiqué de l'Office européen des brevets en date du 19 juillet 2022 (JO OEB 2022, A81).

20. Les mandataires agréés ou les avocats peuvent déléguer la préparation de toute tâche ou action aux employés de la même société, comme indiqué dans le guide de l'utilisateur. Les pièces préparées par ces employés seront ensuite revues puis signées et déposées par le mandataire désigné.

21. À tous les autres égards, sauf disposition contraire, les tâches couvertes par le projet pilote fonctionnent comme indiqué dans la décision du Président de l'Office européen des brevets, en date du 11 mai 2022, relative au service en ligne basé sur Internet MyEPO Portfolio (JO OEB 2022, A51) et le communiqué correspondant de l'OEB (JO OEB 2022, A52).

Dépôt électronique : gestion des données des mandataires agréés

22. Le moment venu et après une annonce correspondante, les mandataires européens participant au projet pilote se verront offrir la possibilité de déposer des requêtes relatives à la gestion de la liste des mandataires agréés. Ils seront alors en mesure de :

•  faire des demandes d'inscription sur la liste des mandataires agréés près l'Office européen des brevets ;
•  faire des demandes de suppression de la liste des mandataires agréés près l'Office européen des brevets ;
•  faire des demandes de modification des coordonnées de mandataires agréés.

lll. Autres services de l'OEB

23. Les participants au projet pilote peuvent continuer à utiliser les services MyFiles2 et Mailbox3existants pendant toute la durée du projet. Les services de dépôt en ligne de l'OEB4ne sont pas affectés par le projet pilote.

IV. Durée du projet pilote et prochaines étapes

24. La phase 2 du projet pilote débutera le 1^er novembre 2022 et se poursuivra jusqu'au 30 juin 2023. L'OEB utilisera les avis des participants au projet pilote pour améliorer encore les services offerts par MyEPO Portfolio. La phase 2 du projet pilote peut être prolongée, sa portée modifiée ou certaines caractéristiques supprimées. Les participants au projet pilote seront informés de ces changements à l'avance. Les modifications seront également annoncées sur le site Internet de l'OEB.