COMMUNICATIONS DE L'OEB
Communiqués de l'OEB
Règlement de Procédure additionnel de la Commission de Discipline de l'Institut des Mandataires agréés près l'Office Européen des Brevets
La commission de discipline de l'Institut des mandataires agréés près l'Office européen des brevets, mentionnée à l'article 5, lettre a) du règlement en matière de discipline des mandataires agréés en date du 21 octobre 1977 (ci-après dénommé "le règlement de discipline"), arrête, conformément à l'article 25, paragraphe 2 de ce règlement, le règlement de procédure additionnel suivant :
Article premier
Président et secrétaire de la commission
(1) A la suite de la constitution de la commission de discipline en application de l'article 11 du règlement relatif à la création d'un Institut des mandataires agréés près l'Office européen des brevets, les membres de cette commission élisent parmi eux un président, un vice-président, un secrétaire et un secrétaire adjoint. L'élection se fait à la majorité simple des suffrages exprimés. En cas de partage des voix, on procède à un tirage au sort.
(2) Au cas où le président ou le secrétaire sont empêchés de s'acquitter de leur fonctions, ils sont remplacés d'office, respectivement, par le vice-président et par le secrétaire adjoint. Si le président et le vice-président ou le secrétaire et le secrétaire adjoint sont dans l'impossibilité d'assister à une réunion, les membres présents élisent l'un des leurs pour assumer les fonctions de président ou de secrétaire au cours de cette réunion.
Article 2
Chambres
(1) Pour statuer sur les manquements présumés aux règles de conduite professionnelle dont elle est saisie par écrit, la commission se compose de trois membres désignés pour chaque affaire par son président; cette formation est ci-après dénommée "chambre".
(2) Le président de la commission désigne le président de la chambre parmi les membres de celle-ci et il désigne au moins un autre membre de la commission comme membre suppléant de cette chambre.
(3) Le président de la commission peut, si nécessaire, désigner par la suite un ou plusieurs autres membres de la commission comme membres suppléants de cette chambre.
Article 3
Remplacement des membres de la commission
(1) Les motifs de remplacement par les suppléants sont notamment les conflits d'intérêts, la maladie, la surcharge de travail et les engagements auxquels il n'est pas possible de se soustraire.
(2) Tout membre de la chambre demandant à être remplacé par un suppléant informe sans retard le président de la chambre concernée de son empêchement.
Article 4
Récusation
(1) Si la chambre a connaissance d'un motif de récusation éventuelle de l'un de ses membres autrement que par ce dernier ou par le mandataire agréé concerné, elle statue sans la participation de l'intéressé. Lors de la prise de cette décision, celui-ci est remplacé par un suppléant désigné par le président de la chambre.
(2) Le membre intéressé est invité à donner son avis sur le motif de récusation allégué.
(3) La procédure relative à l'affaire n'est pas poursuivie avant qu'une décision ait été prise au sujet de la récusation.
Article 5
Le greffier
(1) Le président de la commission de discipline désigne, avec l'accord du président du Conseil de l'Institut des mandataires agréés près l'Office européen des brevets, un membre ou un employé de cet Institut (ci-après dénommé "l'Institut") pour assumer les fonctions de greffier. Un autre membre ou employé de l'Institut est désigné par le président pour remplacer le greffier lorsqu'il a un empêchement.
(2) Le greffier a pour tâche, en particulier, de surveiller les délais concernant les affaires pendantes devant la commission de discipline, y compris le délai prévu à l'article 6, paragraphe 3 du règlement de discipline.
Article 6
Rapporteurs
(1) Le président de la chambre désigne, pour chaque affaire, l'un des membres de cette chambre, ou lui-même, pour assumer les fonctions de rapporteur.
(2) Le rapporteur peut procéder à une instruction en application des articles 15 et 25, paragraphe 1 du règlement de discipline; il rédige les projets de notifications, procède à d'autres travaux préparatoires et rédige les projets de décisions.
(3) Les projets de notifications et de décisions sont envoyés aux autres membres de la chambre désignés pour étudier l'affaire, qui les approuvent ou proposent des modifications. Si cette procédure ne permet pas de parvenir à un accord, la chambre se réunit pour délibérer de la rédaction définitive.
(4) Les notifications sont signées par le rapporteur au nom de la chambre.
(5) Le rapporteur prépare les réunions et les procédures orales. Il indique les questions sur lesquelles il y a lieu de prendre une décision et, si nécessaire, il envoie une notification au mandataire agréé concerné.
(6) Si le rapporteur estime que sa connaissance de la langue de la procédure n'est pas suffisante pour rédiger des notifications et des décisions, il peut les rédiger dans une autre des langues officielles de l'Office européen des brevets. Sauf instructions contraires du président de la chambre, le secrétariat de l'Institut traduit les projets dans la langue de la procédure et le rapporteur ou un autre membre de la chambre vérifie les traductions.
Article 7
Plaintes
(1) Sur demande, le greffier explique la manière dont une plainte doit être formulée et déposée.
(2) Les plaintes doivent être déposées par écrit auprès de la commission de discipline. Elles doivent être signées par le plaignant ou par un conseiller juridique ou par un mandataire agréé agissant en son nom et elles doivent indiquer le nom et l'adresse du plaignant.
(3) Une plainte est considérée comme non portée à la connaissance de la commission de discipline tant que le greffier ne l'a pas reçue dans l'une des langues officielles de l'Office.
(4) Le greffier accomplit les tâches suivantes :
a) il enregistre chaque plainte avec l'indication de sa date de réception,
b) il envoie immédiatement des copies au président et au secrétaire de la commission de discipline, au président du Conseil de l'Institut et au Président de l'Office européen des brevets,
c) il informe le président du Conseil de discipline de l'Office européen des brevets de la réception d'une plainte et il lui indique la date de réception.
(5) Le président de la commission de discipline désigne sans retard une chambre à laquelle il confie la plainte.
Article 8
Procédure suivant la réception d'une plainte
(1) Sauf si une plainte est rejetée purement et simplement pour le motif mentionné à l'article 18, la chambre concernée envoie sans délai une copie de la plainte, accompagnée d'une mention indiquant où le présent règlement de procédure a été publié, au mandataire agréé concerné, qui dispose d'un délai de deux mois, à compter de la réception de la copie de la plainte, pour présenter sa défense par écrit; celle-ci doit être adressée au rapporteur.
(2) Durant cette période, le mandataire agréé concerné peut demander une procédure orale. S'il le fait, il est invité à participer à une audition et des copies de cette invitation sont envoyées au président du Conseil de l'Institut et au Président de l'Office européen des brevets.
(3) Si le mandataire agréé concerné ne répond pas par écrit et ne participe pas à l'audition, la chambre peut prendre une décision sur la base des renseignements qu'elle possède.
Article 9
Procès-verbaux
(1) Les procès-verbaux des procédures orales et des instructions sont établis par le rapporteur, par le greffier ou par tout autre employé de l'Institut désigné par le président de la chambre. La règle 76 du règlement d'exécution de la Convention sur le brevet européen s'applique à l'établissement de ces procès-verbaux.
(2) Le président de la chambre peut prescrire l'enregistrement sur bande magnétique de toute déposition ou déclaration orales, en plus du procès-verbal relatif à ces dépositions ou déclarations.
Article 10
Langue de la procédure
(1) La langue de la procédure se déroulant devant une chambre est l'une des langues officielles de l'Office européen des brevets; elle est fixée par la chambre. Le président de la chambre peut décider d'accepter des documents et d'entendre des témoins dans une autre langue, à condition qu'une traduction dans l'une des langues de l'Office européen des brevets soit fournie si l'un des membres de la chambre le demande.
(2) Sur demande, le mandataire agréé concerné reçoit des traductions de tous les documents ayant trait à l'affaire dans sa propre langue, et il peut se défendre dans cette langue.
(3) S'il doit y avoir procédure orale et que, au moins deux semaines avant la date fixée pour cette procédure, le mandataire agréé concerné demande l'interprétation dans sa propre langue et inversement, le président de la chambre prend les dispositions nécessaires.
Article 11
Modification de la composition de la chambre
(1) Si la composition de la chambre est modifiée après une procédure orale, le mandataire agréé concerné est informé que, s'il le demande, une nouvelle procédure orale aura lieu devant la chambre, dans sa nouvelle composition. Une nouvelle procédure orale a également lieu à la demande du nouveau membre de la chambre si les autres membres sont d'accord.
(2) Le nouveau membre de la chambre est lié au même titre que les autres par les décisions interlocutoires déjà prises.
(3) Si l'un des membres de la chambre a un empêchement alors que la chambre a déjà pris une décision finale, il n'est pas remplacé. S'il s'agit du président, la décision est signée, au lieu et place de celui-ci, par le membre de la chambre le plus ancien à la commission de discipline ; à égalité d'ancienneté, c'est le plus âgé qui signe.
Article 12
Jonction de plaintes
(1) Si plusieurs plaintes ont été déposées au sujet du même acte ou d'actes différents du même mandataire agréé, elles peuvent être examinées au cours d'une même procédure.
(2) Si plusieurs plaintes déposées contre différents mandataires agréés doivent être examinées par une même formation de la chambre, celle-ci peut, avec l'accord de ces mandataires, instruire ces plaintes au cours d'une procédure commune. Cet accord n'est pas nécessaire pour les affaires qui concernent uniquement le défaut d'acquittement des cotisations conformément à l'article 6, paragraphe 1 du règlement relatif à la création d'un Institut des mandataires agréés près l'Office européen des brevets.
Article 13
Procédure orale
(1) En cas de procédure orale, la chambre concernée s'efforce de faire en sorte que toutes les informations et tous les documents pertinents soient fournis avant l'audience.
(2) En convoquant les parties à une procédure orale, la chambre peut leur notifier les points qui semblent avoir une importance particulière, le fait que certaines questions ne semblent plus être litigieuses, ou faire des observations pouvant aider à concentrer la procédure sur les points essentiels.
(3) En cas de procédure orale, la chambre s'efforce de faire en sorte que chaque affaire examinée soit en état d'être conclue à la clôture de cette procédure, à moins que des raisons particulières ne s'y opposent.
Article 14
Information du mandataire agréé concerné
Si, avant d'avoir pris une décision, la chambre considère qu'il est souhaitable d'informer le mandataire agréé concerné de la manière dont elle pourrait apprécier certaines questions de fait ou de droit, elle le fait de telle manière que cette indication ne puisse être interprétée comme pouvant la lier.
Article 15
Délibération avant décision
Si les membres de la chambre ne sont pas tous du même avis, ils se réunissent pour délibérer sur la décision à prendre. Aucune autre personne ne peut assister aux délibérations de la chambre, sauf les autres membres de la commission de discipline que le président de la chambre y a autorisés à titre d'observateurs, le greffier et les interprètes y participant en application de l'article 10.
Article 16
Ordre à suivre pour le vote
(1) Lors des délibérations entre les membres de la chambre, le rapporteur exprime son opinion le premier et le président le dernier à moins qu'il ne soit lui-même rapporteur.
(2) S'il est nécessaire de voter, le même ordre est suivi sauf si le président est également rapporteur ; dans ce cas, il vote le dernier. Nul ne peut s'abstenir.
Article 17
Décisions
(1) A moins que la plainte ne soit rejetée, la décision indique celle des règles de conduite professionnelle qui a été enfreinte et le cas échéant, celle des recommandations formulées conformément à l'article 4, lettre c) du règlement relatif à la création de l'Institut des mandataires agréés qui n'a pas été observée. La règle 68, paragraphe 2, du règlement d'exécution de la Convention sur la délivrance de brevets européens s'applique.
(2) La décision est signée par le président de la chambre.
Article 18
Procédure à suivre au cas où une plainte est rejetée purement et simplement
Si une plainte est rejetée purement et simplement par une chambre parce qu'il est clair qu'elle ne révèle par de faits susceptibles de fonder une allégation de manquement aux règles de conduite professionnelle à l'encontre du mandataire agréé en cause, de sorte qu'il n'est pas nécessaire de lui demander de présenter sa défense,
(a) le plaignant en est informé par lettre;
(b) des copies de la lettre en question et de la décision sont envoyées aux personnes mentionnées à l'article 7, paragraphe 4 ci-dessus;
(c) une copie de la lettre en question, une copie de la plainte et une copie de la décision sont envoyées au mandataire agréé concerné.
Article 19
Procédure suivant une décision
(1) C'est à la chambre qu'il appartient de décider d'informer le plaignant du résultat de la procédure en lui adressant une copie de la décision ou de toute autre manière.
(2) A la suite d'une décision de renvoi de l'affaire conformément à l'article 6, paragraphe 2, lettre c) du règlement de discipline, la chambre intéressée fait parvenir au conseil de discipline les renseignements ou documents suivants:
a) le nom et l'adresse du mandataire agréé concerné ;
b) la plainte ;
c) tout document déposé par la défense ;
d) tous commentaires des membres de la chambre et des présidents du Conseil de l'Institut et de l'Office européen des brevets ;
e) l'indication de la langue de la procédure (si nécessaire) ;
f) la décision rendue par la chambre ;
g) tout autre document que la chambre juge pertinent.
Article 20
Publication des décisions
Il est laissé à la discrétion de la chambre d'autoriser le président du Conseil de l'Institut à communiquer les décisions, intégralement ou partiellement, aux membres de l'Institut ou à les publier sans toutefois révéler d'identité du mandataire agréé concerné et du plaignant à moins qu'ils ne consentent à être nommés, chacun en ce qui le concerne.
Article 21
Entrée en vigueur
Le présent règlement de procédure additionnel entre en vigueur le jour de son approbation par le Conseil d'administration de l'Organisation européenne de brevets.
Fait à Munich, le 9 avril 1980.
Par la commission de discipline de
l'Institut des mandataires agréés près
l'Office européen des brevets
Le président
R. Sieders