CONSEIL D'ADMINISTRATION
Décision du Conseil d'administration du 11 décembre 2024 instituant un mécanisme de contrôle indépendant pour le traitement des données à caractère personnel par les chambres de recours dans le cadre de leurs fonctions juridictionnelles (CA/D 19/24)
LE CONSEIL D'ADMINISTRATION DE L'ORGANISATION EUROPÉENNE DES BREVETS,
vu la Convention sur le brevet européen, et notamment son article 23, paragraphe 3,
vu le règlement d'exécution de la Convention sur le brevet européen, et notamment sa règle 12bis, paragraphe 2,
vu la décision CA/D 5/21 introduisant un nouveau cadre de protection des données à l'Office européen des brevets, et notamment l'article 32bis, paragraphe 7 du statut des fonctionnaires et des autres agents de l'Office européen des brevets (ci-après dénommé "statut") et l'article 2, paragraphe 6 du règlement d'application des articles premier ter et 32bis du statut (ci-après dénommé "règlement relatif à la protection des données"),
considérant que la présente décision s'applique uniquement au traitement des données à caractère personnel par les chambres de recours dans le cadre de leurs fonctions juridictionnelles,
sur proposition du Président des chambres de recours, soumise après consultation du Praesidium des chambres de recours et du Conseil des chambres de recours,
DÉCIDE :
Article premier
Dispositions générales
1. Il est institué un mécanisme de contrôle indépendant pour le traitement des données à caractère personnel par les chambres de recours dans le cadre de leurs fonctions juridictionnelles.
2. Lorsque les chambres de recours exercent leurs fonctions juridictionnelles, le mécanisme institué par la présente décision s'applique au lieu et place des articles 49 à 52 du règlement relatif à la protection des données. Dans la mise en application de ce mécanisme, les références dans le règlement relatif à la protection des données à l'application des articles 49 à 52 dudit règlement sont interprétées, si possible, comme renvoyant à l'application des dispositions correspondantes énoncées dans la présente décision.
3. En cas de divergence, les dispositions de la CBE, y compris son règlement d'exécution et toute autre disposition applicable en vertu de la CBE, notamment le règlement de procédure de la Grande Chambre de recours (JO OEB 2015, A35), le règlement de procédure des chambres de recours (JO OEB 2024, A15), le règlement de procédure additionnel de la chambre de recours statuant en matière disciplinaire (JO OEB 2007, 548 s.), ainsi que les dispositions du PCT, y compris son règlement d'exécution et toute autre disposition, l'emportent sur la présente décision et sur le règlement relatif à la protection des données.
4. Le mécanisme de contrôle indépendant n'est applicable aux demandes concernant des recours en instance devant les chambres de recours que dans la mesure où les dispositions de la CBE visées au paragraphe 3 ne constituent pas une base juridique pour ces demandes. Les décisions prises dans le cadre du mécanisme de contrôle indépendant, conformément au principe fondamental d'indépendance juridictionnelle, n'empiètent pas sur les décisions rendues par les chambres de recours en vertu des dispositions de la CBE.
5. Tous les termes et pronoms désignant des personnes dans la présente décision s'appliquent à toute personne sans distinction de genre.
Article 2
Demande de réexamen
1. Les personnes concernées qui considèrent que le traitement de leurs données à caractère personnel par les chambres de recours dans le cadre de leurs fonctions juridictionnelles porte atteinte à leurs droits en tant que personnes concernées, en vertu du règlement relatif à la protection des données, peuvent demander que le responsable coordinateur de la protection des données pour les chambres de recours examine la question et prenne une décision. La demande doit être présentée au plus tard trois mois à compter du jour où la personne concernée a été informée ou a autrement pris connaissance du traitement de données à caractère personnel constituant la violation alléguée de ses droits.
2. Lors de l'examen d'une demande présentée par une personne concernée, le responsable coordinateur de la protection des données pour les chambres de recours invite, le cas échéant, la chambre dans l'affaire en cause à consigner par écrit sa position sur les allégations et les faits en cause et à fournir des preuves ou des observations et des arguments sur les preuves déjà disponibles.
3. Avant de prendre une décision, le responsable coordinateur de la protection des données pour les chambres de recours peut consulter les services de soutien des chambres de recours ainsi que le responsable de la protection des données.
4. La décision visée au paragraphe 1 ci-dessus est prise dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande et communiquée à la personne concernée par écrit, avec une indication du recours prévu à l'article 3. Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. S'il est nécessaire de proroger le délai ordinaire, le responsable coordinateur de la protection des données pour les chambres de recours informe dûment la personne concernée de ce fait ainsi que des motifs du retard dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande de réexamen. Si le responsable coordinateur de la protection des données pour les chambres de recours n'a pris aucune mesure à l'expiration d'un délai de trois mois, cela sera considéré comme un rejet implicite de la demande.
5. Une décision ou un rejet implicite par le responsable coordinateur de la protection des données pour les chambres de recours en vertu du présent article est une condition pour introduire une réclamation auprès du responsable du traitement en vertu de l'article 3.
6. Le cas échéant, la chambre dans l'affaire en cause est informée de toute décision sur la demande de réexamen prise par le responsable coordinateur de la protection des données pour les chambres de recours.
7. Le responsable coordinateur de la protection des données pour les chambres de recours est nommé par le Président des chambres de recours parmi les membres du personnel des services de soutien des chambres de recours. La décision sur la nomination de ce responsable peut également préciser les tâches de ce dernier.
Article 3
Réclamation auprès du responsable du traitement
1. Les personnes concernées peuvent contester la décision prise en vertu de l'article 2, paragraphe 1 en introduisant une réclamation auprès du responsable du traitement dans un délai de trois mois à compter de la réception de la décision prise conformément à l'article 2, paragraphe 4 ou, en cas de rejet implicite, à compter de la date d'expiration du délai prévu pour statuer sur la demande de réexamen.
2. Lors de l'examen d'une réclamation introduite par une personne concernée, le responsable du traitement invite la personne concernée, le responsable coordinateur de la protection des données pour les chambres de recours et, le cas échéant, la chambre dans l'affaire en cause à consigner par écrit leur position sur les allégations et les faits en cause et à fournir des preuves ou des observations et des arguments sur les preuves déjà disponibles.
3. Avant de prendre une décision, le responsable du traitement peut consulter les services de soutien des chambres de recours ainsi que le responsable de la protection des données.
4. Après examen de la réclamation, des preuves et de tout autre moyen pertinent produit par écrit, le responsable du traitement prend une décision motivée sur la réclamation. S'il constate que le traitement des données à caractère personnel de la personne concernée par les chambres de recours dans le cadre de leurs fonctions juridictionnelles était illicite, il peut décider qu'une indemnisation pour les dommages matériels et/ou immatériels doit être octroyée.
5. La personne concernée, le responsable coordinateur de la protection des données pour les chambres de recours et, le cas échéant, la chambre dans l'affaire en cause sont informés de toute décision prise par le responsable du traitement sur la réclamation.
6. Une copie de la décision du responsable du traitement sera fournie au Président de l'Office et au responsable de la protection des données.
Article 4
Recours auprès de la chambre de recours statuant en matière de traitement juridictionnel de données à caractère personnel
1. Les personnes concernées peuvent contester la décision prise en vertu de l'article 3 en formant un recours auprès de la chambre de recours statuant en matière de traitement juridictionnel de données à caractère personnel dans un délai de trois mois à compter de la réception de la décision signifiée conformément à l'article 3, paragraphe 5.
2. Les membres de la chambre de recours juridique sont membres internes de la chambre de recours statuant en matière de traitement juridictionnel de données à caractère personnel. Le président de la chambre de recours juridique assure la présidence de la chambre de recours statuant en matière de traitement juridictionnel de données à caractère personnel.
3. Le Conseil d'administration peut aussi, le Président des chambres de recours entendu, nommer des membres externes de la chambre de recours statuant en matière de traitement juridictionnel de données à caractère personnel. Ces membres externes sont des membres juristes des juridictions nationales ou des autorités quasi judiciaires des États contractants, qui peuvent continuer à exercer leurs fonctions judiciaires au niveau national. Ils sont nommés pour une période de trois ans et peuvent être reconduits dans leurs fonctions. Le règlement concernant la nomination et les conditions d'emploi des membres de la Grande Chambre de recours visés à l'article 11, paragraphe 5 de la Convention sur le brevet européen s'applique mutatis mutandis aux membres externes de la chambre de recours statuant en matière de traitement juridictionnel de données à caractère personnel. Les privilèges et immunités dont bénéficient les membres de la Grande Chambre de recours nommés en vertu de l'article 11, paragraphe 5 CBE s'appliquent mutatis mutandis aux membres externes de la chambre de recours statuant en matière de traitement juridictionnel de données à caractère personnel.
4. La chambre de recours statuant en matière de traitement juridictionnel de données à caractère personnel se compose de trois membres pour un recours donné.
5. L'article 24 CBE s'applique mutatis mutandis aux procédures devant la chambre de recours statuant en matière de traitement juridictionnel de données à caractère personnel. Les membres de cette chambre, président compris, qui ont participé directement à l'opération de traitement de données constituant une violation alléguée des droits de la personne concernée, au sens du règlement relatif à la protection des données, ne peuvent pas participer à la procédure engagée en conséquence devant la chambre de recours statuant en matière de traitement juridictionnel de données à caractère personnel.
6. En l'absence de plan de répartition des affaires de la chambre de recours statuant en matière de traitement juridictionnel de données à caractère personnel, le plan de répartition des affaires de la chambre de recours juridique s'applique mutatis mutandis à la chambre de recours statuant en matière de traitement juridictionnel de données à caractère personnel. Le Praesidium des chambres de recours, dans sa composition prévue à la règle 12ter, paragraphe 4 CBE peut adopter un plan de répartition des affaires de la chambre de recours statuant en matière de traitement juridictionnel de données à caractère personnel.
7. Dans leurs décisions, les membres de la chambre de recours statuant en matière de traitement juridictionnel de données à caractère personnel ne sont liés par aucune instruction.
Article 5
Procédure devant la chambre de recours statuant en matière de traitement juridictionnel de données à caractère personnel
1. La procédure devant la chambre de recours statuant en matière de traitement juridictionnel de données à caractère personnel est une procédure écrite, à moins que cette chambre juge opportun de tenir une procédure orale.
2. Le recours contient l'ensemble des moyens produits par la personne concernée et expose tous les faits, arguments et preuves invoqués à l'appui de l'annulation ou de la modification de la décision prise en vertu de l'article 3.
3. Le responsable du traitement reçoit une copie du recours et a la possibilité de prendre position dans un délai d'un mois. Exceptionnellement, ce délai peut être prorogé de deux mois au maximum à la demande du responsable du traitement.
4. La chambre de recours statuant en matière de traitement juridictionnel de données à caractère personnel peut exercer les compétences conférées au responsable du traitement par l'article 3.
5. La procédure devant la chambre de recours statuant en matière de traitement juridictionnel de données à caractère personnel n'est pas publique, à moins que la chambre en décide autrement pour tout ou partie de la procédure.
6. Toute décision rendue par la chambre de recours statuant en matière de traitement juridictionnel de données à caractère personnel est définitive.
7. La personne concernée, le responsable coordinateur de la protection des données pour les chambres de recours, le Président des chambres de recours et, s'il y a lieu, la chambre dans l'affaire en cause sont informés de toute décision prise par la chambre de recours statuant en matière de traitement juridictionnel de données à caractère personnel sur le recours en question.
8. La chambre de recours statuant en matière de traitement juridictionnel de données à caractère personnel fournit une copie de sa décision définitive au Président de l'Office et au responsable de la protection des données. Une version anonymisée de la décision définitive sera publiée, sauf si la chambre de recours statuant en matière de traitement juridictionnel de données à caractère personnel en décide autrement.
Article 6
Règlement de procédure de la chambre de recours statuant en matière de traitement juridictionnel de données à caractère personnel
La procédure énoncée à la règle 12quater, paragraphe 2 CBE s'applique mutatis mutandis à l'adoption du règlement de procédure de la chambre de recours statuant en matière de traitement juridictionnel de données à caractère personnel. Ce règlement de procédure est soumis à l'approbation du Conseil d'administration.
Article 7
Entrée en vigueur
La présente décision entre en vigueur le 1er mars 2025. Une période transitoire de six mois est prévue à compter de la date d'entrée en vigueur de la présente décision. Pendant cette période, il sera procédé à la finalisation de la documentation relative à la protection des données, dont la mise en œuvre dépend du champ d'application du mécanisme de contrôle indépendant.
Fait à Munich, le 11 décembre 2024
Par le Conseil d'administration
Le Président
Josef KRATOCHVÍL