XIV. MANDATAIRES AGRÉÉS, EPI, RÉGLEMENTATION EN MATIÈRE DISCIPLINAIRE
XIV.2 - Code de conduite professionnelle concernant les membres de l'Institut des mandataires agréés près l'Office européen des brevets (JO OEB 2003, 523)
Ce Code a pour objet de régir la conduite et les autres activités des membres, pour autant que de telles activités ont un rapport avec la Convention sur la délivrance de brevets européens (Convention sur le brevet européen) signée à Munich le 5 octobre 1973, et telle qu'elle peut être révisée de temps en temps.
Dans ce Code, les définitions suivantes sont applicables :
"Institut"
signifie l'Institut des mandataires agréés près l'Office européen des brevets ;
"Membre"
signifie un membre de cet Institut ;
"Convention"
signifie la Convention sur le brevet européen ;
"Conseil"
signifie le Conseil de l'Institut ;
"Client"
signifie toute personne physique ou morale qui prend avis ou utilise les services d'un membre ;
"Instances disciplinaires"
signifie celles énumérées à l'article 5 du Règlement en matière de discipline ;
"Commission de discipline"
signifie la Commission mentionnée à l'article 5 du Règlement en matière de discipline.
1. Généralités
a) Les obligations générales des membres de l'Institut sont fixées par le Règlement en matière de discipline.
b) Les principes généraux de conduite professionnelle sont fixés dans le présent Code, qui reflète les vues actuelles du Conseil. Ce Code ne dégage pas un membre de sa propre responsabilité de respecter les Règles de Conduite Professionnelle fixées dans le Règlement en matière de discipline, en ses articles 1, 2 et 3.
c) Le devoir fondamental d'un membre est d'agir en donnant des avis dignes de confiance aux personnes s'intéressant aux questions des brevets. Il doit agir comme un conseiller indépendant en servant les intérêts de ses clients d'une façon impartiale, sans tenir compte de ses sentiments et intérêts personnels.
d) Un membre prendra des mesures pour sauvegarder les intérêts de ses clients pour le cas où il serait empêché d'exercer ses fonctions.
e) Une bonne confraternité parmi les membres est nécessaire pour préserver le renom de la profession et doit s'exercer indépendamment de sentiments personnels.
f) Chaque membre doit connaître ce Code et ne doit pas alléguer qu'il l'ignorait.
g) Une infraction au Code ne peut être justifiée par son auteur en se référant aux instructions d'un client.
2. Publicité
a) La publicité est généralement autorisée, pour autant qu'elle soit véridique, objective et conforme aux principes essentiels notamment la loyauté et le respect du secret professionnel.
b) Des exceptions à la publicité autorisée sont :
1) la mention de l'identité d'un client, sauf autorisation expresse dudit client ;
2) la mention du nom d'une autre entité professionnelle à moins qu'il existe un accord de collaboration écrite entre le membre et cette entité ;
3) la publicité, l'annonce ou la publication d'offres d'achat, vente ou négociation de droits de propriété industrielle, sauf sur instructions d'un client.
3. Rapports avec le public
a) Un membre doit maintenir le bon renom de l'Institut, de ses membres et de l'exercice de la représentation devant l'Office européen des brevets.
b) Sur les lieux de ses bureaux, sur son papier à lettres et autres articles de papeterie, ou autrement, un membre ne doit donner aucune indication qui puisse induire le public en erreur.
c) Un membre ne doit pas donner de commission à des tiers pour la transmission de travaux, mais cette clause ne s'étend pas à l'acquisition partielle ou totale de la clientèle d'un autre cabinet de brevets.
d) Un membre ne doit pas permettre, sans contrôle adéquat, à une personne qui n'est pas membre, d'exercer au nom de ce membre, ou au nom du groupement auquel il appartient, des activités professionnelles ayant un rapport avec l'Office européen des brevets.
e) En ce qui concerne l'exercice de sa profession, un membre est responsable des actes de ses collaborateurs non-membres.
4. Rapports avec les clients
a) Un membre doit, à tout moment, consacrer le soin et l'attention convenables à tout travail qui lui est confié par des clients, et faire preuve de la compétence nécessaire dans ce travail. Un membre doit tenir ses clients informés de l'état de leurs dossiers.
b) En principe, un membre n'est pas tenu de servir les intérêts d'un client dans des affaires sans relation avec le travail professionnel qui lui a été confié par un tel client.
c) Un membre a le droit de demander des provisions à un client.
d) En plus des exigences de l'article 3(2) du Règlement en matière de discipline, un membre doit décliner un ordre qui entre en conflit avec ses intérêts propres. Dans tous les cas de ce genre, si l'ordre ne peut être différé sans dommage éventuel pour le client, le membre doit accepter et exécuter l'ordre dans la limite de ce qui est immédiatement nécessaire pour éviter un tel dommage éventuel ; ensuite il se démettra du dossier.
e) Un membre ne doit pas acquérir d'intérêt financier dans un droit de propriété industrielle quelconque, dans des circonstances propres à donner naissance à un conflit entre ses obligations professionnelles et son intérêt. Il ne demandera pas d'honoraires en relation directe avec le résultat des services qu'il fournit.
f) En complément aux articles 2 et 3 du Règlement en matière de discipline, un membre ne doit engager aucune action contre une affaire particulière qui est en cours de traitement ou qui a été traitée par un tel membre ou par une autre personne de son bureau, à moins que le client concerné par cette affaire ne soit d'accord sur cette action ou à moins que ce membre n'ait pas connaissance de l'affaire en question, et ne soit plus en mesure d'en prendre connaissance. Le membre n'est pas autorisé à utiliser au cours de l'action des informations obtenues pendant la période où l'affaire avait été antérieurement traitée, à moins que ces informations ne soient publiques.
g) Un membre est automatiquement libéré de son obligation de secret selon l'article 2 du Règlement en matière de discipline, si les informations secrètes sont devenues publiques.
5. Rapports avec les autres membres
a) Un membre doit observer une bonne confraternité envers les autres, ce qui sous-entend la courtoisie et le fait qu'un membre ne doit pas parler d'un autre membre en termes discourtois ou blessants. Les griefs à l'égard d'un autre membre doivent d'abord être débattus en privé avec cet autre membre, soit directement, soit par l'intermédiaire d'un troisième membre, et ensuite si nécessaire, par l'intermédiaire des voies officielles prescrites par cet Institut et dans le règlement en matière de discipline.
b) Étant donné que l'un des principaux intérêts de l'Institut est de maintenir une profession unifiée, aucun membre n'exercera ou ne favorisera de discrimination entre les membres en raison notamment de sa langue et de sa nationalité.
c) Un membre doit éviter tout échange de vues sur un cas spécifique qu'il sait, ou soupçonne, être ou avoir été traité par un autre membre, avec le client d'un tel cas, à moins que le client ne fasse état de son désir d'obtenir un avis indépendant, ou de changer de mandataire. Le membre peut informer l'autre membre seulement si le client est d'accord.
d) Quand un membre reçoit d'un client des instructions aux fins de prendre en charge un cas provenant d'un autre membre, le membre qui reçoit les instructions est libre d'accepter ces instructions mais doit alors s'assurer que l'autre membre est informé. Cet autre membre est obligé, sans délai, de communiquer ou de transférer tous les documents nécessaires au traitement de ce cas ou d'en fournir des copies au nouveau mandataire, à un prix raisonnable.
6. Rapports avec l'Office européen des brevets
Dans tous les rapports avec l'Office européen des brevets et ses employés, un membre doit agir de façon courtoise, et faire tout son possible pour maintenir le renom de l'Institut et de ses membres.
7. Rapports avec l'Institut
a) Les membres sont tenus d'aviser l'Institut de l'adresse à laquelle toute correspondance ou communication de l'Institut doit leur être transmise. Tout changement d'adresse devra être notifié sans délai au Secrétaire général.
b) La cotisation annuelle requise à l'article 6 du Règlement de création doit être payée par les membres, conformément aux dispositions fixées et notifiées par le Conseil.
Si un membre ne paie pas sa cotisation conformément auxdites dispositions, le Trésorier peut porter l'affaire devant la Commission de discipline.
c) À moins d'y être autorisé par le Président de l'Institut, aucun membre ne peut faire, au nom de l'Institut, une communication écrite ou orale, quelle qu'elle soit.
d) Un membre a le droit de solliciter par l'intermédiaire du Secrétaire général un avis sur le caractère licite, selon ce Code, de toute action que ce membre propose d'entreprendre ou de sanctionner. Un tel avis ne lie pas les instances disciplinaires.
e) À l'exception de ce qui est prévu au paragraphe 5b) ci-dessus, les infractions à ce Code doivent être portées par écrit à la connaissance de la Commission de discipline.
Décidé par le Conseil de l'Institut le 14.11.1979, Bruxelles
complété le 5.11.1985, Munich
modifié le 7.05.1996, Dublin
modifié le 3.10.1997, Strasbourg
modifié le 8.05.2001, Madrid