C. PROCÉDURES DEVANT LES DIVISIONS DE LA RECHERCHE, D'EXAMEN ET D'OPPOSITION
C.4 Examen
Mise à jour de la note d'information de l'Office européen des brevets, en date du 1er mai 2012, concernant les entretiens et les procédures orales à organiser sous forme de visioconférence1
Les demandeurs et leurs mandataires peuvent demander qu'un entretien ou qu'une procédure orale devant une division d'examen soient organisés sous forme de visioconférence. À compter du 1er mai 2012, l'OEB prendra en charge les technologies RNIS et IP (SIP et H.323).
1. Modalités de demande d'une visioconférence
Toute demande d'entretien ou de procédure orale à organiser sous forme de visioconférence doit être déposée auprès de l'OEB selon les modalités en vigueur pour toute autre requête concernant une demande de brevet européen en instance. En particulier, le numéro de la demande concernée doit être indiqué, de même que la connexion (RNIS ou IP) que le demandeur souhaite utiliser.
Les procédures orales sous forme de visioconférence sont équivalentes à celles qui sont tenues de façon traditionnelle dans les locaux de l'OEB. Par conséquent, une requête tendant à recourir à nouveau à la procédure orale devant une même instance (que ce soit par visioconférence ou sous une autre forme) peut être rejetée pour autant que les parties ainsi que les faits de la cause soient les mêmes (article 116(1) CBE). Comme il a été indiqué dans un communiqué précédent (JO OEB 2006, 585), la pratique consistant à exiger du demandeur qu'il produise une déclaration de renonciation a été abandonnée. Toutefois, il convient de souligner que la décision de faire droit à la demande de procédure orale sous forme de visioconférence relève du pouvoir d'appréciation de la division d'examen (voir point 2).
Afin de faciliter la réservation des salles, toute demande de visioconférence doit être présentée le plus tôt possible, de préférence en même temps que la demande d'entretien ou de procédure orale. Il convient de noter que si la date de l'entretien ou de la procédure orale a déjà été fixée lorsque la visioconférence est demandée, l'indisponibilité des installations de visioconférence n'est pas un motif valable pour reporter cette date.
2. Examen de la demande de visioconférence par l'OEB
La demande sera transmise pour décision au premier examinateur responsable du dossier correspondant. En cas de demande de procédure orale sous forme de visioconférence, la compétence en matière de décision relève de la division d'examen. Le premier examinateur ou la division d'examen, selon le cas, sont investis d'un pouvoir discrétionnaire et décideront au cas par cas de l'opportunité d'une visioconférence. S'il ne peut être fait droit à la demande, le requérant sera informé par une notification des motifs du refus. Les décisions rendues ne seront pas susceptibles de recours.
S'il est fait droit à la demande, le requérant sera contacté afin de fixer la date et l'heure de la visioconférence, qui devra se tenir un jour ouvrable et lors des heures de travail de l'Office. Cette décision sera confirmée par une notification écrite ou par télécopie avec mention de toutes les informations supplémentaires nécessaires. Parallèlement, la procédure interne de réservation des studios de visioconférence sera suivie.
3. Équipement nécessaire
Il convient de noter que les studios de visioconférence de l'OEB sont destinés uniquement à un usage interne. Par conséquent, le demandeur ou son mandataire ne peuvent les utiliser pour leurs propres besoins.
Les studios de visioconférence de l'OEB font appel à la technologie RNIS (H.261/H.320 compatible UIT, liaison par canaux ou H. 244 codage vidéo CIF H. 261, H.263, H.264, codage audio G.711, G.722, débit de transmission maximum de 768 Kbit/s avec utilisation de 12 canaux) ainsi qu'à la technologie IP (SIP ou H.323, codage vidéo CIF H.261, H.263, H.264, codage audio G.711, G.722, débit de transmission maximum de 1024 Kbit/s). Chaque studio dispose d'un télécopieur et une caméra pour documents équipée d'une fonction de zoom est disponible sur demande. Les visioconférences doivent se dérouler à un débit de transmission minimum de 256 Kbits/s, mais un débit d'au moins 384 Kbits/s est préférable. Le débit de transmission maximum, actuellement de 768 Kbit/s pour la connexion RNIS et de 1024 Kbit/s pour la connexion IP, augmentera à mesure que les technologies évoluent. Des informations actualisées pourront être obtenues en composant le numéro d'assistance téléphonique indiqué dans la notification autorisant la visioconférence. Le demandeur ou son mandataire doivent s'assurer que leur équipement de visioconférence répond aux critères susmentionnés.
Le demandeur ou le mandataire sont invités à établir une connexion avec un système de démonstration bien avant la tenue de la procédure orale. Les données d'accès à ce système ainsi qu'un numéro d'assistance téléphonique figurent dans la notification autorisant la visioconférence.
4. Liaison téléphonique avec les studios de visioconférence de l'OEB
Pour les procédures de délivrance de brevets européens, les divisions d'examen disposent de studios de visioconférence dans les locaux de l'OEB à Munich, La Haye et Berlin. Les coordonnées de la visioconférence (le numéro d'appel pour la connexion RNIS, l'adresse SIP URI ou H.323 pour la connexion IP) seront communiquées au demandeur dans la notification autorisant la visioconférence.
5. Coûts
L'OEB n'exige le paiement d'aucune taxe particulière pour un entretien ou la tenue d'une procédure orale sous forme de visioconférence. Pour la connexion RNIS, la personne ayant demandé la visioconférence devra prendre à sa charge les coûts de transmission et sera invitée par l'OEB à composer le numéro du studio de visioconférence indiqué à la date et à l'heure convenues. Pour la connexion IP, la personne ayant demandé la visioconférence ne devra prendre à sa charge que les coûts de sa propre connexion au réseau Internet.
1 Fin de validité des communiqués précédents concernant les entretiens et les procédures orales à organiser sous forme de visioconférence (JO OEB 1997, 572 et JO OEB 2006, 585).