Comment faire pour commencer à utiliser la Mailbox de la société ?

Pour pouvoir utiliser la Mailbox, les mandataires agréés ou groupements de mandataires agréés, les avocats ou les demandeurs doivent être tout d'abord ajoutés en tant qu'associés (le fait d'être inscrit en tant que groupement peut faciliter l'utilisation de la Mailbox).

Pour ajouter un associé, l'administrateur au sein de la société doit :

• se connecter à la Mailbox ;
• sous l'onglet "Administration", cliquer sur "Associés" puis sur "Ajouter" ;

• saisir le nom du mandataire agréé comme indiqué dans l'exemple ci-dessous ; dans le cas de groupements, saisir le nom de la société dans le champ Prénom et le numéro du groupement dans le champ Nom ; dans le cas d'avocats ou de demandeurs, contacter support@epo.org afin de recevoir de l'aide pour la configuration de la Mailbox ;

• puis cliquer sur "Accepter".

L'OEB reçoit une demande d'ajout de l'associé, qu'il accepte ou bien refuse. L'administrateur au sein de la société reçoit ensuite un message d'alerte.

Si l'OEB accepte la demande, l'administrateur doit :

• sous l'onglet "Administration", cliquer sur "Associés" puis sur "Ajouter" ;
• sélectionner l'utilisateur dont le statut est "Résolu" puis cliquer sur "Modifier" ;
• s'assurer que la case "Envoyer les courriers électroniques à la messagerie de la société" est cochée et cliquer sur "Accepter".

À partir de là, la Mailbox est activée pour l'associé. Toute notification concernant ses dossiers sera directement envoyée ici, dans la mesure où la notification en question figure sur la liste des notifications disponibles via la Mailbox.

Le mandataire agréé qui se connecte à Mailbox avec sa carte à puce a également accès à My Files, où il peut consulter ses demandes non publiées (ou celles de son groupement) et gérer la représentation des dossiers. La fonction MyFiles n'est disponible que pour les mandataires agréés.