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Published notice: Geographically limited open invitation to tender no. 1363 (D - Munich)

Ziehen und einsortieren von Papierakten, deren Transport vom Aktenlager zum Bearbeiter und zurück, sowie Ablage zusätzlicher Dokumente.

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1. Auftraggeber:

   Europäische Patentorganisation (EPO), handelnd durch das Europäische Patentamt mit Hauptsitz in D 80469 München, Erhardtstr. 27, Postanschrift: EPA, D 80298 München.

   Die Europäische Patentorganisation ist eine zwischenstaatliche Organisation, die durch das 1977 in Kraft getretene Europäische Patentübereinkommen gegründet wurde. Ihr gehören derzeit 34 Mitgliedstaaten an (Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Island, Italien, Kroatien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, Monaco, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Schweiz, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechische Republik, Türkei, Ungarn, Vereinigtes Königreich und Zypern). Ausführendes Organ der EPO ist das Europäische Patentamt, das die Recherche und Prüfung europäischer Patentanmeldungen und die Erteilung europäischer Patente zur Aufgabe hat. Es beschäftigt rund 6700 Bedienstete am Hauptsitz in München, in einer Zweigstelle in Den Haag (Rijswijk (NL)) und in zwei Dienststellen in Berlin und Wien. (Die Zahl der Mitgliedstaaten und der Bediensteten kann sich ändern.)

2. Vergabeverfahren:

   geographisch begrenzte unbeschränkte Ausschreibung im Leistungswettbewerb

3. Beschreibung des Auftrags:

   1. Gegenstand des Auftrags:

      Ziehen und einsortieren von Papierakten, deren Transport vom Aktenlager zum Bearbeiter und zurück, sowie Ablage zusätzlicher Dokumente.

   2. Teilung in Lose:

      nicht zutreffend

   3. Erforderliche Sicherheiten und Bürgschaften:

      nicht zutreffend

   4. Wichtigste Zahlungsbedingungen:

      Die Leistungen können monatlich im Nachhinein in Rechnung gestellt werden. Zahlung erfolgt innerhalb von 30 Tagen nach Leistungserbringung und Erhalt einer Rechnung in der korrekten Form. Bei Zahlung innerhalb von 10 Arbeitstagen nach Rechnungseingang ist die EPO berechtigt, vom Gesamtbetrag der Rechnung 2 % (zwei Prozent) Skonto abzuziehen.

   5. Rechtlich vorgeschriebene Qualifikationen:

      nicht zutreffend

4. Erfüllungsort und Leistungsfrist:

   1. Erfüllungsort:

      Hauptsitz wie unter Nr. 1, sowie die übrigen Dienstgebäude des Europäischen Patentamts in München

   2. Vertragslaufzeit oder Ausführungsfrist:

      Der Vertrag hat eine Grundlaufzeit von 3 (drei) Jahren. Der Vertrag kann nach alleinigem und freiem Ermessen der EPO 4 (vier) Mal um jeweils 1 (ein) Jahr verlängert werden.

5. Änderungsvorschläge:

   nicht zulässig

6. Anforderung der Verdingungsunterlagen und Abgabe des Angebots:

   1. Bezeichnung und Anschrift der Stelle, bei der die Verdingungsunterlagen und Zusatzauskünfte dazu angefordert werden können:

      Europäisches Patentamt
      Zentrale Beschaffung
      Ausschreibung Nr. 1363
      Erhardtstr. 27
      D 80469 München

      Postanschrift: EPA, D 80298 München
      Fax: 089-2399-4497
      E-Mail: mntenderclarifications@epo.org

      Die Verdingungsunterlagen können schriftlich, per Telefax oder E-Mail angefordert werden.

   2. Annahmeschluss für die Anforderung der Verdingungsunterlagen bei der EPO:

      1. August 2008, 12.00 Uhr (MEZ)

   3. Annahmeschluss für Rückfragen bei der EPO:

      8. August 2008, 12.00 Uhr (MEZ)
      Rückfragen sind schriftlich, per Telefax oder per E-Mail einzureichen.

   4. Annahmeschluss für Angebote/Zahl der einzureichenden Ausfertigungen:

      27. August 2008, 12.00 Uhr (MEZ)
      eine zusätzliche Ausfertigungen neben dem als solches kenntlich zu machenden Originalangebot

   5. Anschrift, an die Rückfragen und das Angebot zu richten sind:

      wie unter Nr. 6 a)
      Angebote sind schriftlich per Post oder per Kurier einzureichen. Per Telefax oder Per E-Mail eingereichte Angebote müssen ausgeschlossen werden.

   6. Sprache oder Sprachen, in denen Rückfragen und das Angebot abzufassen sind:

      Deutsch,
      Die Verdingungsunterlagen sind ausschließlich in Deutsch erhältlich.

7. Rechtsform einer Bietergemeinschaft:

   Reichen mehrere Bieter ein gemeinsames Angebot ein, so ist einer von ihnen als Hauptauftragnehmer zu benennen, der für die Erfüllung aller vertraglichen Verpflichtungen haftet.

8. Auskünfte und Nachweise zur finanziellen und wirtschaftlichen Lage sowie zur fachlichen und professionellen Kompetenz des Bieters:

   Kunden- und Bankauskünfte (vgl. Teil 1 der Verdingungsunterlagen (Allgemeine Ausschreibungsbedingungen), deren Vordruck A ausgefüllt und unterzeichnet mit dem Angebot einzureichen ist).

9. Bindefrist:

   sechs Monate ab dem unter Nr. 6 d) angegebenen Annahmeschluss für Angebote

10. Kriterien für die Zuschlagserteilung:

    Nur die Angebote geeigneter Bieter werden zur Wertung zugelassen.

    • Preis,
    • Qualitätskontrolle inkl. (kontinuierlicher) Qualifikation der Mitarbeiter
    • Organisation der Vertragsimplementierung (einschließlich Referenzen (ähnlicher Projekte), Kommunikationskonzept, Umfang des Personaleinsatzes)
    • Flexibilität in zeitlicher Hinsicht sowie im Hinblick auf den Personaleinsatz

    Von der Reihenfolge der Zuschlagskriterien lässt sich nicht auf ihre Gewichtung schließen.

11. Sonstige Angaben:

    Derzeit wird davon ausgegangen, dass der Zuschlag im Oktober 2008 erteilt wird.
    Das Amt behält sich vor, Bieter mit Angeboten, die in die engere Auswahl kommen, zu einer das Angebot klärenden Präsentation einzuladen. Diese wird voraussichtlich im September 2008 stattfinden. Damit verbundene Kosten können den Bietern nicht erstattet werden.